知識學(xué)院
數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)解決方案
一、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案背景
隨著國內(nèi)科學(xué)技術(shù)的不斷進步，越來越多的單位、企業(yè)檔案管理工作中會通過采用先進的檔案保存及維護技術(shù)，從硬件條件提升了檔案的保存、維護能力，但與此對應(yīng)的是，面對累積得越來越多的檔案資料，檔案管理單位苦于昂貴的檔案管理人力資源成本以及檔案存放空間場所的限制，使得檔案管理工作舉步維艱。
采用傳統(tǒng)檔案管理方式，更是出現(xiàn)了下列常見的“難題”:
1、頻繁的檔案原件借閱調(diào)用，使得檔案原件面臨”消耗性”損毀或破壞的問題。
2、傳統(tǒng)人工管理檔案的方式由于檔案資料的累積，尤其是在面臨大容量檔案庫的情形下，更加凸顯工作效率較低的難題。
3、對于多種類檔案的保管，存在檢索效率低下，準確性較差的問題
4、涉及檔案資料安全部分，可能存在只想授權(quán)某個范圍內(nèi)人員許可檢索、查閱、調(diào)用，而現(xiàn)實中無法嚴格區(qū)分界定上述權(quán)限設(shè)置。
能
5、傳統(tǒng)檔案管理以及借閱受制于地域限制，無法滿足跨區(qū)域異地檔案申請檢索、查閱、調(diào)用功
檔案管理系統(tǒng)即是在這一背景下而開發(fā)，就如會博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)采用Java技術(shù)開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層; 設(shè)計和架構(gòu)具備良好的穩(wěn)定性、擴展性、安全性、靈活地需求變動功能。
會博通檔案管理系統(tǒng)可使檔案管理單位檔案管理的運行體系更為系統(tǒng)化，同時，以檔案的歸檔、保存、維護、借閱為主線來驅(qū)動的檔案管理流程將更為高效、便捷，由于系統(tǒng)采用了網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公模式，在節(jié)省了辦公成本的情況下，還減輕了檔案工作人員的工作負荷，提升了檔案工作人員的工作積極性，另外，檔案管理系統(tǒng)也為檔案利用對象提供了更為簡潔的檔案借閱體驗，提高了檔案利用的滿意度。
二、檔案管理系統(tǒng)設(shè)計目標
會博通檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)是為了通過建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交流平臺，在規(guī)范化檔案資料收集整理的前提下，實現(xiàn)檔案及文檔信息最大化有效利用，從而為各項工作提供準確詳實的參考信息
本系統(tǒng)具體設(shè)計目標包含以下幾個方面:
1.實現(xiàn)標準統(tǒng)一的文檔入庫管理及維護管理
檔案管理單位具有部分傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，在本系統(tǒng)設(shè)計之初，即考慮到將上述紙質(zhì)檔案資料通過掃描儀進行統(tǒng)一掃描，成為電子檔案后對其進行標準統(tǒng)一的錄入操作，將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中，并對這些掃描后的電子檔案，賦予各自的檔案題名、檔號等相關(guān)關(guān)鍵字，以供檔案利用者網(wǎng)絡(luò)查詢，這樣既實現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化標準入庫管理，又可以很好的保護極具價值的檔案原件，舉兩得。
除了將上述紙質(zhì)檔案電子化，實施具體的統(tǒng)一標準入庫之外，系統(tǒng)還為用戶提供了包括影像、照片等多類別的電子檔案歸檔入庫整理操作;這些措施為標準檔案庫的建設(shè)打下了堅實的基礎(chǔ)。與此同時，相對于標準檔案入庫后的檔案維護管理部分，系統(tǒng)提供了諸如八防管理、銷毀等功能管理模塊規(guī)范化了檔案的維護管理。
2.實現(xiàn)檔案資料的有效利用
檔案資料在已經(jīng)入庫的基礎(chǔ)上，如何提高有效利用率，一直是檔案管理部門的重要需求，檔案管理系統(tǒng)采用B/S模式，在嚴格的權(quán)限控制下，授予用戶訪問查詢功能，由于采用B/S模式，所以，用在相應(yīng)權(quán)限下，可實現(xiàn)遠程訪問查詢借閱，檔案管理系統(tǒng)提供了，直接檢索戶可以不受地域限制，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索等多種檢索方式，用戶可自定義選擇檢索方式，以便檢索出最直接的需求檔案資料，最大限度的提高了檔案資料的有效利用率。
3.實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效共享
本會博通檔案管理系統(tǒng)采用Java技術(shù)開發(fā)，具有跨平臺的先天性優(yōu)勢，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，對信息進行充分的發(fā)掘利用，最終為各項工作的決策提供充分詳實的數(shù)據(jù)參考信息。
三、設(shè)計理念
規(guī)范檔案資料錄入及整理的工作流程，提高檔案利用效率，賦予用戶簡潔直觀的系統(tǒng)操作功能：
1.檔案管理部門對檔案資料首先存在兩個基本需求，一方面，用戶需要將需求錄入的檔案資料進行規(guī)范化的錄入，另一方面，面對整理完畢的檔案，如何進行流程化維護操作，如何最大化發(fā)掘檔案的利用率，提升檔案資料的使用價值，也是系統(tǒng)用戶面對的迫切需求，因此，系統(tǒng)開發(fā)以上述用戶基本需求為導(dǎo)向，以滿足用戶實際功能需求為理念而設(shè)計了開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)。
2.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)之初即是希望減少傳統(tǒng)檔案管理工作量，有效提高檔案管理人員的工作效率，在更少的時間利用的情況下，為更多的檔案資料利用者提供資料需求利用，同時本系統(tǒng)在檔案資料的日常管理以及維護中，以人為本，實現(xiàn)了操作功能最大的簡潔化，以便于管理人員的操作，從而對本部門、本檔案管理單位形成的電子文件實行自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立部門性電子檔案中心或電子文件檔案館，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為本單位提供真實、準確、快捷的檔案信息服務(wù)。
四、系統(tǒng)特點
1.檔案管理系統(tǒng)強大的檢索功能
檔案管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)強大的檔案檢索功能模塊，下設(shè)直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索多種檢索方式，通過建立索引，對檔案目錄數(shù)據(jù)及其全文實現(xiàn)多關(guān)鍵字、多條件的檢索，本系統(tǒng)可實現(xiàn)對檔案附件檢索、跨庫檢索、多用戶并發(fā)檢索，同時，檔案管理系統(tǒng)從用戶自身應(yīng)用出發(fā)，提供了定制檢索功能，該功能可根據(jù)用戶常用檢索習慣進行自定義定制，優(yōu)化了檢索流程，提高了工作效率。
2.檔案管理系統(tǒng)安全性
檔案管理系統(tǒng)在用戶權(quán)限設(shè)置方面，采用了將用戶操作權(quán)限與用戶主題權(quán)限雙頁面單獨設(shè)置的模式，其優(yōu)勢是避免了系統(tǒng)超級管理員對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行無限制的增、刪、改、查的操作，從而對整個檔案管理系統(tǒng)的安全性造成巨大威脅。在檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)角色區(qū)分，可定義檔案系統(tǒng)操作人員以及檔案功能操作人員，這樣就有效的解決了信息化檔案工作中存在多年的角色定義不清，權(quán)限定義不清的痼疾，完善了信息化檔案管理的安全理念和模式。與此同時，檔案管理系統(tǒng)還可通過利用系統(tǒng)用戶身份認證、檔案信息的認證。來規(guī)范用戶訪問系統(tǒng)流程，通過系統(tǒng)的授權(quán)，可控制用戶訪問檔案資源的范圍，防止非授權(quán)訪問，保證系統(tǒng)的安全。
3.任意報表設(shè)計，使用簡單
檔案管理系統(tǒng)自身集成了報表插件，可以有效利用既有系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)用戶實際需求進行自定義報表設(shè)置，并形成有效打印。
4.系統(tǒng)模塊獨立性與協(xié)同性的統(tǒng)一
系統(tǒng)內(nèi)涉及全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案借閱，資料管理等模塊都可實現(xiàn)獨立管理運行，與此同時，系統(tǒng)也強調(diào)了網(wǎng)絡(luò)協(xié)同化辦公理念，用戶可根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限設(shè)置，對上述功能模塊進行協(xié)同管理操作。
5.先進的技術(shù)架構(gòu)平臺
檔案管理系統(tǒng)采用java技術(shù)開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層;具備良好的穩(wěn)定性、擴展性、安全性、靈活地需求變動功能。該平臺同比.net平臺能更好的實現(xiàn)跨平臺運行操作，同比C平臺具備強大的技術(shù)先進性，并且開發(fā)周期更短，實現(xiàn)功能更為強大，維護成本更低，擴展空間更為廣闊。同比asp及php開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，在功能的擴展方面更是asp及php開發(fā)平臺所不能比擬的。
6.系統(tǒng)操作簡易便捷
檔案管理系統(tǒng)設(shè)計之初即是考慮到通過利用先進的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺，降低檔案工作者的勞動強度提高檔案工作者的工作效率，因此本系統(tǒng)為用戶提供了更為直接、簡潔的操作流程以符合用戶在檔案的收集、整理、保存、統(tǒng)計、檢索和利用的各個環(huán)節(jié)的工作需求。
7.界面美觀，簡潔統(tǒng)一
系統(tǒng)采用統(tǒng)一的界面，色調(diào)淡雅，美觀大方，簡潔明了，能有效緩解長時間使用系統(tǒng)產(chǎn)生的用眼疲勞。
五、功能介紹
檔案管理系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)，檔案管理系統(tǒng)功能模塊分為兩類: 基礎(chǔ)模塊、后臺模塊
基礎(chǔ)模塊內(nèi)容包含全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案借閱、檔案保管、資料保管等，該模塊主要面對使用對象為日常檔案(文檔) 操作人員以及檔案(文檔)利用者對于后臺模塊部分，主要是針對檔案系統(tǒng)管理者的操作，如檔案數(shù)據(jù)的備份恢復(fù)、用戶及用戶組的管理、角色管理、模版管理、系統(tǒng)管理、歸檔類目管理等檔案(文檔) 管理核心操作。
1、登陸界面
在窗口內(nèi)填寫正確的用戶名和密碼，點擊登錄按鈕即可登錄本系統(tǒng)，如果發(fā)生登錄異?；蛘哌z失密碼請及時與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。
2、系統(tǒng)界面布局
在系統(tǒng)的主界面基本上由三部分組成，即: 導(dǎo)航欄、左側(cè)樹狀菜單區(qū)、以及系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)。導(dǎo)航欄分布著系統(tǒng)的一級菜單，點擊一級菜單，窗口左側(cè)樹狀結(jié)構(gòu)菜單對應(yīng)顯示。點擊樹狀菜單的各個模塊。系統(tǒng)內(nèi)容區(qū)顯示該模塊的詳細內(nèi)容。本系統(tǒng)的界面風格均采用這種窗口布局方式。系統(tǒng)為用戶提供了“用戶注銷””個人設(shè)置"操作于系統(tǒng)頁面右上角，用戶可通過點擊上述兩個圖示進入其相應(yīng)功能操作。
3、功能說明
3.1全宗管理
全宗管理功能模塊是整個檔案管理系統(tǒng)的主干功能模塊，所有入庫檔案文件追根溯源最終都需要分類歸總到各類別對應(yīng)的所屬全宗下，方便檔案管理部門對檔案資料的管理操作的同時，也可有效的為檔案查詢者提供更準確詳實的檔案文件。
在檔案管理系統(tǒng)的全宗管理模塊中，系統(tǒng)主要提供了兩個可操作選項，其一，全宗”檢索”，即有權(quán)限的用戶可根據(jù)系統(tǒng)提供的檢索功能，對系統(tǒng)中的全宗進行檢索操作，具體如圖:
其二，全宗”應(yīng)用"操作，在系統(tǒng)存在多全宗的情況下，根據(jù)用戶實際使用情況，系統(tǒng)為避免用戶在進行多全宗選擇操作時出現(xiàn)的誤操作，提供了根據(jù)應(yīng)用狀態(tài)而區(qū)分的方法，如圖:
系統(tǒng)可提供用戶在被“應(yīng)用”全宗上選擇“應(yīng)用”操作打”√”的方式，幫助用戶查看全宗的應(yīng)用狀態(tài)為"應(yīng)用中”，或”未應(yīng)用”，從而清晰的了解正在進行操作的全宗，避免出現(xiàn)誤操作，簡潔明了，同時用戶也可對應(yīng)用中全宗選擇”查看”操作。
3.2檔案錄入
一則檔案信息資料在授權(quán)需求用戶查詢使用之前，必須首先經(jīng)檔案管理部門檔案錄入人員的錄入操作，進入檔案庫之后，才能被查詢，因此，檔案錄入工作是整個檔案管理系統(tǒng)功能操作的前提，要賦予一則檔案信息被查詢利用，那么必須在檔案錄入時，為檔案信息添加相關(guān)的可供查詢的“關(guān)鍵字”，這些關(guān)鍵字包括:檔案提名，檔號、文件字號，密級、保管期限、份數(shù)、頁數(shù)、文種，實物存放位置、責任人、主辦部門、會辦部門、所屬部門、簽收人、主題詞、檔案類別、歸檔年度、歸檔日期等等。
檔案管理系統(tǒng)為本系統(tǒng)用戶提供了文檔插件可選功能應(yīng)用，系統(tǒng)用戶在完成檔案錄入表單填寫。用戶可根據(jù)本機或本檔案管理單位所應(yīng)用文檔處理軟件(微軟office,金山wps，永中office等)來創(chuàng)建檔案錄入正文本，該插件可為用戶提供模版類創(chuàng)建正文，可極大便捷系統(tǒng)操作用戶使用，減輕工作量。
系統(tǒng)提供了多達20余種檔案錄入正文本操作，可實現(xiàn)痕跡顯示、文檔保護、簽名印章等高級功能，使系統(tǒng)具備任意用戶操作的完整記錄，通過嚴格的安全認證，實現(xiàn)操作的不可推諉性。用戶在填寫完畢上述圖示正文本文件后，需點擊系統(tǒng)頁面中”保存”按鈕來進行對該文檔的保存保存完些后，系統(tǒng)彈出提示窗口
對于添加保存操作后的文檔，系統(tǒng)根據(jù)權(quán)限劃分，對該保存文檔提供了修改 (無痕跡)，修改(有痕跡)，刪除操作，可供有權(quán)限的系統(tǒng)用戶對該保存的文檔進行上述具體操作。同時，系統(tǒng)也提供對保存后的正文檔的“刪除”操作功能，用戶只需通過點擊鼠標，選擇相應(yīng)文檔后，點擊“刪除”按鈕即可實現(xiàn)相應(yīng)操作。
本系統(tǒng)提供了兩種檔案錄入方式:一種為傳統(tǒng)的標準立卷歸檔模式，另一種為以件歸檔模式。
3.2.1立卷歸檔
首先進入系統(tǒng)檔案錄入的標準立卷歸檔模式，標準立卷歸檔模式與以件歸檔模式在本系統(tǒng)中同樣根據(jù)文件的來源方向分別提供了”收文登記”，“發(fā)文登記”，"內(nèi)部文件登記”共三種檔案分類錄入方式，檔案錄入工作人員可根據(jù)錄入文件的來源方式對應(yīng)正確分類錄入檔案資料。
會博通檔案管理系統(tǒng)賦予檔案錄入工作者"操作”，”工具”，"打印””檢索”四個按鈕選項，用戶將鼠標移至”操作"按鈕，系統(tǒng)自動出現(xiàn)下拉菜單。用戶可選擇“添加”功能，將需要被錄入的文件檔案信息錄入，點擊”添加“功能選項后，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)將為用戶直接顯示。
用戶可在此頁面內(nèi)填寫被錄入檔案信息的詳細細則，同時，針對部分掃描后文檔信息，系統(tǒng)還提供了附件上傳功能，用戶可將掃描文檔壓縮后統(tǒng)一上傳，通過上述操作，最終形成檔案錄入 (著錄)卡片信息，該卡片信息可進行備份打印，統(tǒng)一管理。
另: 用戶在完成檔案錄入卡片填寫登記后，應(yīng)選擇上述圖示中左上角的保存按鈕，對所填寫的錄入信息進行確認保存，如用戶對所填寫的信息存在疑義，可點擊“重置“按鈕，對上述所填寫的信息進行重置操作，重新填寫著錄內(nèi)容并保存。在進行檔案錄入或重置操作時，系統(tǒng)用戶都可以通過點擊”返回”按鈕，返回上級操作菜單對已保存的檔案錄入信息，系統(tǒng)的操作按鈕提供了”修改”與”刪除”操作，用戶可對該檔案信息進行修改以及刪除的操作。
在完成檔案錄入的創(chuàng)建流程后，用戶需在收文登記列表中選擇該條檔案信息，如圖將鼠標移至工具按鈕，出現(xiàn)下拉菜單。選擇立卷歸檔按鈕，對已選擇的檔案錄入信息進行立卷歸檔操作，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)出現(xiàn)提示框，提示是否對已選擇的檔案信息進行歸檔操作，選擇”確定”選項，如圖:系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)彈出對話框: 提示”檔案歸檔成功”窗口，選擇點擊”確定”按鈕，如圖:通過上述操作，用戶已經(jīng)成功的將一個檔案文件由其初始未歸檔狀態(tài)，改變?yōu)橐蚜⒕須w檔至文件目錄的狀態(tài)，即實現(xiàn)了標準的檔案立卷歸檔流程。
對于通過上述操作后立卷歸檔的檔案信息，有權(quán)限的用戶可在”檔案錄入”的左側(cè)樹狀欄下“立卷歸檔”的子樹”文件目錄”中查詢到該檔案信息。
針對本系統(tǒng)中所有的檔案信息錄入，即“收文登記”，“發(fā)文登記”，”內(nèi)部文件登記”，任意一類形式檔案信息，在經(jīng)過初始的信息錄入填寫保存，并進行”立卷歸檔"操作后，都會統(tǒng)一流轉(zhuǎn)至”立卷歸檔"下的“文件目錄”中。
3.2.2以件歸檔
類似于本系統(tǒng)中的立卷歸檔操作流程，以件歸檔也是按照文件的來源方向分為”“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內(nèi)部文件登記”共三類的檔案錄入方式。相同于”立卷歸檔”操作，首先在”文件管理”的“收文登記”中選擇要錄入 (著錄) 的檔案文件。
選擇完畢要著錄的檔案文件后，有別于立卷歸檔操作，請將鼠標移至”工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單。此時，注意請選擇”以件歸檔”選項，系統(tǒng)彈出提示框。點擊確定按鈕，系統(tǒng)彈出提示框，提示”檔案歸檔成功”，該檔案文件，將自動流入“以件歸檔”的"歸檔文件目錄”中，進行完上述操作步驟后，該檔案實際上已經(jīng)完成了以件歸檔的操作流程。
3.3檔案整理
檔案整理操作是整個檔案管理系統(tǒng)中的重要組成部分，針對用戶通過”檔案錄入”功能錄入的多種類檔案，檔案管理部門必須要在本系統(tǒng)中創(chuàng)建各自對應(yīng)的檔案種類類別，從而使檔案整理人員將錄入的檔案信息整理至上述各類對應(yīng)的檔案種類內(nèi)，最終達到規(guī)范化檔案管理的目標。
對應(yīng)檔案整理功能，隨之產(chǎn)生的需求首先就是創(chuàng)建對應(yīng)的檔案種類，本系統(tǒng)根據(jù)用戶的實際需求提供了兩種檔案種類創(chuàng)建方式，一種為通過”系統(tǒng)管理"模塊中“歸檔類目管理”操作添加新建全宗，系統(tǒng)會默認自動添加標準常用的10大類檔案種類，這部分種類包含: 立卷歸檔、以件歸檔、立卷整理、簡化整理、照片、錄像帶、錄音帶、電影帶、會計檔案、實物檔案。另一種可根據(jù)用戶自身需求，進行自定義創(chuàng)建，該功能同樣通過"系統(tǒng)管理”中的”歸檔類目管理”操作添加實現(xiàn)，創(chuàng)建完畢后的檔案種類將同樣顯示于“檔案整理”的左側(cè)樹狀欄中，方便用戶進行操作。
3.3檔案整理
檔案整理操作是整個檔案管理系統(tǒng)中的重要組成部分，針對用戶通過”檔案錄入”功能錄入的多種類檔案，檔案管理部門必須要在本系統(tǒng)中創(chuàng)建各自對應(yīng)的檔案種類類別，從而使檔案整理人員將錄入的檔案信息整理至上述各類對應(yīng)的檔案種類內(nèi)，最終達到規(guī)范化檔案管理的目標。
對應(yīng)檔案整理功能，隨之產(chǎn)生的需求首先就是創(chuàng)建對應(yīng)的檔案種類，本系統(tǒng)根據(jù)用戶的實際需求提供了兩種檔案種類創(chuàng)建方式，一種為通過”系統(tǒng)管理"模塊中“歸檔類目管理”操作添加新建全宗，系統(tǒng)會默認自動添加標準常用的10大類檔案種類，這部分種類包含: 立卷歸檔、以件歸檔、立卷整理、簡化整理、照片、錄像帶、錄音帶、電影帶、會計檔案、實物檔案。另一種可根據(jù)用戶自身需求，進行自定義創(chuàng)建，該功能同樣通過"系統(tǒng)管理”中的”歸檔類目管理”操作添加實現(xiàn)，創(chuàng)建完畢后的檔案種類將同樣顯示于“檔案整理”的左側(cè)樹狀欄中，方便用戶進行操作。
3.3.1檔案整理流程
了解到如何將一則檔案信息進行標準的立卷歸檔以及以件歸檔后，下面以“照片”類的檔案整理為例，了解如何對其進行檔案整理流程。
首先，用戶點擊”檔案錄入"一級菜單，在”立卷歸檔"中的"文件目錄"下選擇一條已歸檔的檔案又文件，然后將鼠標移至內(nèi)容顯示區(qū)的"工具"按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，請點擊”檔案整理"選項，系統(tǒng)彈出對話框”你確定要整理嗎”。點擊”確定”按鈕，出現(xiàn)提示框，選擇將該檔案信息要整理至的目錄，在這里，選擇首先將該檔案整理至”照片"類的文件目錄下所以需要在”文件目錄"下選擇“照片”，點擊”整理”按鈕，出現(xiàn)提示框:選擇”確定”按鈕，出現(xiàn)提示框。
4、檔案檢索
檔案資料最初的兩個基本需求應(yīng)用，在解決檔案保存后，就要面對檔案資料的利用，在一則檔案信息被利用前，首先應(yīng)該被檢索出來，本系統(tǒng)采用采用aax概念技術(shù)，提供與服務(wù)器異步通信的能力，同時采用優(yōu)化了的系統(tǒng)搜索引擎，因此用戶在檢索檔案資料時將體驗到更為快捷、準確的檢索效果。
本系統(tǒng)對檔案資料的檢索提供了:直接檢索、組合檢索、定制檢索、系統(tǒng)條件、歸檔檢索共五種檢索方式以供系統(tǒng)用戶進行檔案資料檢索操作。
4.1直接檢索
在本系統(tǒng)中，“直接檢索”可廣泛應(yīng)用于對部分檔案利用者對其所要檢索的檔案信息了解不全的情況下的檢索，這部分需求用戶，他們很可能只知道檔案信息的一個或幾個有限字段，如檔案的提名.編號、成文日期，檔案類型等僅僅幾個條件，想藉此為查詢條件對所需求檔案進行檢索查詢。
流轉(zhuǎn)至”檔案借閱“模塊中的“借閱審批”子模塊。這里需要注意的是，在用戶點擊借閱申請按鈕后，系統(tǒng)將默認申請用戶創(chuàng)建了一個檔案借閱申請請求，而非最終將該申請直接提交到檔案借閱審批員處，申請用戶可在本系統(tǒng)”借閱申請”模塊中，通過點擊“我的申請"中的“未提交”功能樹，查閱之前用戶提交的借閱申請檔案信息并點擊”提交申請”操作，完成檔案檢索后的申請借閱全部流程。
用戶在“我的借閱“功能樹的未提交列表中可對申請借閱信息進行刪除和修改操作，即停止檔案借閱申請流程或?qū)σ褎?chuàng)建的檔案借閱申請進行細則修改操作后再提交。對于提交申請的借閱信息，將自動流轉(zhuǎn)至“借閱審批“功能中“未處理“模塊，由檔案管理部門的檔案借閱審批人員根據(jù)用戶提交的檔案申請借閱信息細則，確定是否通過審核，予以借用。
4.2組合檢索
如果說簡單檢索是只通過對單一條件的選擇進行檢索操作，那么組合檢索就意味著可以為系統(tǒng)用戶提供多條件的、復(fù)合式的、可多項選擇的檢索操作，該功能相對比于簡單檢索，在設(shè)置檢索條件時可供選擇的范圍更為廣闊，精確度更高，但同時也帶來了操作流程相對比簡單檢索更為系統(tǒng)化、復(fù)雜化的問題。用戶鼠標點擊”組合檢索”菜單。
在內(nèi)容顯示區(qū)的首行，系統(tǒng)除了提供組合條件選項外，還增加了內(nèi)容添加區(qū)，用戶首先點擊”全宗號”后的下拉箭頭菜單。
系統(tǒng)下拉菜單顯示諸如”父目錄號”檔案編號””檔案題名”等眾多的組合條件選項，用戶可自定義選擇其中任意一項后，選擇內(nèi)容區(qū)首行后的關(guān)系條件”包含”不包含”等，在前兩項條件組合選擇完畢后，繼續(xù)點擊系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)首行第三組條件，系統(tǒng)會彈出提示框，或為目錄，或為時間，或為人員，其彈出的窗口情況是根據(jù)用戶選擇的前兩組組合條件而定，在用戶選擇自定義條件組合后，系統(tǒng)會自動根據(jù)前列組合條件進行相關(guān)數(shù)據(jù)的匹配，便捷用戶的操作檢索。
由于是組合檢索，因此，用戶可在完成一個或多個條件設(shè)定后，繼續(xù)選擇多項條件進行填寫，在選擇填寫完畢后，用戶應(yīng)通過點擊”添加條件”按鈕，將該條件寫入組合檢索范圍內(nèi)，如圖:
同時，對于以選擇的組合檢索條件，用戶也可對其進行”刪除選中項”，“刪除所有”的操作。
在組合檢索中，系統(tǒng)還提供了”并”、“或”，以及附件檢索功能，如用戶選擇“并”的關(guān)系，那么則意味著針對用戶已經(jīng)選擇的查詢條件，屬于其中共性同時符合條件的檔案信息，將通過組合檢索全部顯示出來，如選擇“或”的關(guān)系，則意味著符合之前任意一條預(yù)設(shè)查詢條件的檔案信息都將通過本組合檢索而顯示。而附件檢索功能，主要是系統(tǒng)為用戶提供的組合檢索中對其是否具有附件而進行的一個快捷條件檢索。對于通過組合檢索而現(xiàn)實的檔案文件，同樣可以通過”借閱申請”功能，供用戶進行使用。
4.3定制檢索
該檢索功能的提出主要是針對組合檢索功能的升華，在用戶的實際使用過程中，存在著大量的具備同一組合條件的重復(fù)檢索情況，而檔案管理者在實際系統(tǒng)操作中，由于每次同一組合檢索條件的添加而產(chǎn)生了大量的重復(fù)性工作，因此，本系統(tǒng)提供了定制檢索這一功能來解決上述問題，該功能主要可以根據(jù)系統(tǒng)常用的組合檢索條件進行定制，定制之后，無論是檔案操作人員還是普通檔案使用人員，只要具備系統(tǒng)賦予的相關(guān)權(quán)限，就可以根據(jù)已經(jīng)定制的組合條件進行檢索操作，這一功能避免了檔案工作者的重復(fù)檢索設(shè)置流程，提高了工作效率，并為檔案申請使用者提供了更為迅捷的檢索方案，提升了普通檔案需求者對檔案管理部門檔案服務(wù)的滿意度。
由于定制檢索是將常用的組合檢索條件保存定制后進行的簡潔檢索查詢，因此在涉及定制檢索中的組合檢索條件設(shè)定時，用戶可首先點擊”定制檢索”菜單，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)顯示如下:
會博通檔案管系統(tǒng)提供了“操作”"檢索”功能選項，可將鼠標移至”操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單。
該下拉菜單提供了“添加”"修改”刪除”三個功能樹，用戶通過點擊”添加”增加定制檢索的組合條件，用戶選擇點擊”添加”按鈕操作后，系統(tǒng)進入界面。
1、通過上述界面，用戶可自定義組合檢索條件，并定義定制檢索的名稱，定制完畢后，用戶可對定制完畢的“定制檢索”進行”修改”刪除”的操作，也可對定制完畢的“定制檢索”進行檢索，該功能主要應(yīng)用于存在多條定制檢索選擇時的便捷操作。
2、對設(shè)置完畢的定制檢索，用戶可通過點擊系統(tǒng)左側(cè)樹狀欄的定制檢索功能菜單，于系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)的定制檢索列表中查閱到所有設(shè)置完畢的定制檢索。
3、用戶可選擇該條”定制檢索”后，對其進行“執(zhí)行檢索”操作，系統(tǒng)將根據(jù)定制檢索的條件設(shè)置，將符合該組合條件的所有檔案信息顯示于內(nèi)容顯示區(qū)。
4、對應(yīng)定制檢索結(jié)果而顯示的檔案信息，系統(tǒng)同樣提供用戶進行”借閱申請””本頁打印”全部打印“或”返回"操作。
4.4系統(tǒng)條件
本系統(tǒng)在檔案檢索功能中還提供了系統(tǒng)條件檢索，該功能是本系統(tǒng)為簡化系統(tǒng)查詢條件而提出的檢索方式，主要提供了檔案資料是否:有刪除、有附件、已歸檔的條件檢索，系統(tǒng)提供了并與或得選擇，有效的簡化了系統(tǒng)檢索流程，同時，完善了系統(tǒng)檢索的內(nèi)涵，提高了檔案資料的檢索成功率。
用戶可對由系統(tǒng)條件檢索出的檔案文件進行“借閱申請”等操作，其操作方式與其他檢索方式后的“借閱申請”一致，請用戶參考上述操作進行本項檢索后的“借閱申請”操作流程。
4.5末歸檔檢索
末歸檔檔案檢索功能同樣也是對本系統(tǒng)組合檢索的有效補充，之所以把該功能單獨列出做為標準檢索功能之一，主要是考慮到單獨的未歸檔檢索，將未歸檔檔案信息單獨羅列出來，可以在豐富檔案檢索條件的同時，更好的滿足了檔案使用者與檔案工作者的使用及操作要求。
對比其他上述四類檔案檢索，未歸檔檔案檢索的唯一區(qū)別是，該類檢索的檢索范疇只對未歸檔的檔案資料進行檢索，對已歸檔的檔案資料不做任何執(zhí)行檢索操作。
5、檔案統(tǒng)計
檔案統(tǒng)計是檔案利用的直接體現(xiàn)，檔案統(tǒng)計更多體現(xiàn)在檔案管理部門內(nèi)部檔案操作需求，因此，本系統(tǒng)在該功能模塊中的設(shè)計更多的考慮了檔案管理部門以及檔案工作者的使用需求，本功能模塊下設(shè):檔案數(shù)量統(tǒng)計、目錄數(shù)量統(tǒng)計、檔案利用情況統(tǒng)計、統(tǒng)計報表，四個子功能模塊。
5.1 檔案數(shù)量統(tǒng)計
檔案數(shù)量統(tǒng)計模塊中，本系統(tǒng)為檔案管理部門及檔案工作者提供的是"條件式”檔案數(shù)量統(tǒng)計，系統(tǒng)為檔案部門以及工作者提供了諸如: 全宗號、類別(模版)范圍、等多達80種條件，并可對上述80種條件選擇“并且”，"或者”的組合式條件檢索數(shù)量統(tǒng)計，最后系統(tǒng)還提供了對該統(tǒng)計內(nèi)容進行自定義統(tǒng)計報表打印的功能。
5.2目錄數(shù)量統(tǒng)計
目錄數(shù)量統(tǒng)計是本系統(tǒng)為檔案管理部門在檔案統(tǒng)計工作中提供的細分統(tǒng)計功能，其原理與檔案數(shù)量統(tǒng)計模塊類似，只是該功能模塊主要面對統(tǒng)計的檔案資料范圍縮小至單一的目錄。
統(tǒng)計，但其具體操作流程與檔案數(shù)量統(tǒng)計一致。
5.3檔案利用情況統(tǒng)計:
本系統(tǒng)根據(jù)全宗號、類別(模版) 范圍、父目錄號、檔案編號、年、季度、月、日，等條件，為檔案管理部門提供了檔案利用情況檢索統(tǒng)計。用戶可根據(jù)系統(tǒng)上述提供的檢索條件，進行細則的填寫，并最終進行準確詳實的檢索統(tǒng)計。
6、檔案借閱
檔案管理系統(tǒng)檔案借閱功能模塊，以檔案借閱面對使用對象為條件劃分為兩類，一類為面對檔案管理者，對應(yīng)功能模塊為“借閱審批”，另一類為面對普通的檔案借閱用戶。對應(yīng)功能模塊為”我的借閱"。
6.1借閱審批
借閱審批功能下設(shè)”未處理”與”已處理”兩功能樹，用戶可根據(jù)實際需求在經(jīng)過”檔案檢索”操作后提交一個或多個檔案資料借閱申請，申請用戶在檔案檢索完畢后提交借閱申請后，可在系統(tǒng)”檔案借”功能中的”我的借閱”的子樹”未提交”的內(nèi)容顯示區(qū)中查閱到上述檔案借閱申請的未提交列表條目。
接下來，用戶可選擇將上述借閱申請請求進行“提交申請”操作，則該檔案申請借閱信息將自動流轉(zhuǎn)進入到檔案審批人員操作的”借閱管理“模塊中的”未處理”選項中，檔案借閱審批人員將在該欄目中查閱到所有已正式提交的檔案申請借閱信息。
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