會(huì)博通助力廣州城市建設(shè)職業(yè)學(xué)校打造信創(chuàng)化人事檔案管理新標(biāo)桿

一、客戶背景：融合與發(fā)展帶來的管理新課題

廣州市城市建設(shè)職業(yè)學(xué)校是由多所優(yōu)質(zhì)學(xué)校強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合組建而成，其發(fā)展歷程是廣州市職業(yè)教育資源優(yōu)化整合的典型代表。然而，學(xué)校的合并壯大也帶來了管理上的新挑戰(zhàn)，尤其是在核心的人事檔案管理領(lǐng)域。原有各校的人事檔案在管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程和實(shí)體存放上均存在差異，形成了“信息孤島”，難以進(jìn)行統(tǒng)一查詢、統(tǒng)計(jì)與分析，制約了學(xué)校在師資隊(duì)伍建設(shè)、績(jī)效考核、職稱評(píng)審等方面的管理效率與決策科學(xué)性。

二、核心痛點(diǎn)：傳統(tǒng)模式難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求

學(xué)校在人事檔案管理上面臨三重困境：

1.管理分散不一： 合并前各校檔案獨(dú)立管理，標(biāo)準(zhǔn)不一，整合后難以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流與信息流的統(tǒng)一，檔案完整性、一致性面臨挑戰(zhàn)。

2.利用與保存矛盾突出： 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案依賴線下查閱、借還。頻繁的物理翻閱極易導(dǎo)致檔案原件磨損、污損甚至缺頁、丟失，寶貴的原始檔案安全存在風(fēng)險(xiǎn)。

3.效率與協(xié)同低下： 查詢一份完整的人事檔案往往需要跨部門、跨校區(qū)協(xié)調(diào)，耗時(shí)耗力。統(tǒng)計(jì)教職工年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次、職稱分布等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)更是工作量大，無法滿足動(dòng)態(tài)管理、精準(zhǔn)決策的需求。

三、解決方案：會(huì)博通信創(chuàng)版人事檔案管理系統(tǒng)一體化部署

針對(duì)上述痛點(diǎn)，廣州市城市建設(shè)職業(yè)學(xué)校通過投標(biāo)，擇優(yōu)引入會(huì)博通人事檔案管理系統(tǒng)（信創(chuàng)版），并啟動(dòng)大規(guī)模檔案數(shù)字化工程，構(gòu)建“數(shù)字底座+實(shí)體管控”的一體化新模式。

1.系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)：

部署會(huì)博通人事檔案管理系統(tǒng)（信創(chuàng)版），該系統(tǒng)全面適配國(guó)產(chǎn)化軟硬件環(huán)境，確保安全可控。平臺(tái)核心功能包括：

統(tǒng)一檔案門戶： 為檔案管理員及授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)提供個(gè)性化的信息聚合與待辦事項(xiàng)提醒界面。

全生命周期管理： 實(shí)現(xiàn)從入職建檔、在職異動(dòng)、考核獎(jiǎng)懲到退休離職的全流程電子化跟蹤管理。

深度定制化分類模板： 根據(jù)高職院校特點(diǎn)，預(yù)設(shè)并支持自定義人事檔案分類體系（如干部履歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱評(píng)審、考核培訓(xùn)等），確保歸檔規(guī)范。

智能化檢索與利用： 支持全文檢索、組合條件查詢，秒級(jí)定位所需檔案信息。電子檔案在線申請(qǐng)、審批、授權(quán)閱覽，流程透明可追溯。

多維動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)與分析： 一鍵生成人員花名冊(cè)，并實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)檔案流入流出情況、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)等，為師資規(guī)劃提供直觀數(shù)據(jù)看板。

嚴(yán)格借閱管控： 線上登記借閱記錄，與實(shí)體檔案柜交互，實(shí)現(xiàn)人、檔、流程的精準(zhǔn)匹配與監(jiān)控。

2.歷史檔案數(shù)字化加工：

對(duì)學(xué)校上千名教職工的現(xiàn)存紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行專業(yè)掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)著錄、質(zhì)量檢查和標(biāo)準(zhǔn)化整理，生成高保真電子文件，并與系統(tǒng)內(nèi)人員信息精確關(guān)聯(lián)，建成完整的教職工數(shù)字人事檔案庫(kù)。

實(shí)施效果：效率、安全與服務(wù)水平的全面提升

項(xiàng)目實(shí)施后，學(xué)校人事檔案管理工作發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變：

管理標(biāo)準(zhǔn)化與資源一體化： 徹底打破了原有的信息壁壘，所有教職工的人事檔案按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化歸檔和系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)了全校“一套標(biāo)準(zhǔn)、一個(gè)平臺(tái)、一個(gè)庫(kù)”。

利用效率革命性提升： 授權(quán)人員可隨時(shí)隨地通過網(wǎng)絡(luò)安全查閱電子檔案，徹底擺脫了時(shí)間和空間限制。檔案查詢時(shí)間從原來的數(shù)小時(shí)甚至數(shù)天縮短到幾分鐘甚至數(shù)秒鐘，行政與教學(xué)部門間的協(xié)同工作效率大幅提高。

檔案安全與完整性得到根本保障： 紙質(zhì)原件在經(jīng)過數(shù)字化后得以“封存保護(hù)”，日常查閱均通過電子版本進(jìn)行，極大地降低了因頻繁接觸導(dǎo)致的物理損傷、篡改或丟失風(fēng)險(xiǎn)，確保了原始檔案的長(zhǎng)期安全與完整。

決策支持能力顯著增強(qiáng)： 管理層能夠通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)獲取準(zhǔn)確、直觀的人力資源結(jié)構(gòu)分析報(bào)表，為人才引進(jìn)、梯隊(duì)建設(shè)、績(jī)效政策制定等提供了強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策支持。

更好地服務(wù)教職工： 教職工個(gè)人的職稱申報(bào)、評(píng)優(yōu)評(píng)先等需要調(diào)用檔案材料時(shí)，流程更加便捷、透明，提升了教職工的滿意度和體驗(yàn)感。

四、客戶價(jià)值

廣州市城市建設(shè)職業(yè)學(xué)校人事檔案數(shù)字化管理項(xiàng)目的成功實(shí)施，是學(xué)校推進(jìn)智慧校園建設(shè)、提升治理能力現(xiàn)代化水平的關(guān)鍵一步。會(huì)博通憑借對(duì)教育行業(yè)人事管理需求的深刻理解，以及穩(wěn)定、安全、靈活的信創(chuàng)產(chǎn)品，不僅幫助學(xué)校解決了當(dāng)前的管理難題，更構(gòu)建了一套面向未來、可持續(xù)演進(jìn)的人事檔案數(shù)字資產(chǎn)管理體系。該項(xiàng)目已成為職業(yè)院校在合并整合背景下，實(shí)現(xiàn)人事檔案規(guī)范化、數(shù)字化、智能化管理的優(yōu)秀典范，助力學(xué)校在高質(zhì)量發(fā)展的道路上穩(wěn)步前行。