會博通檔案數(shù)字化智能工作站（龜仔媽媽）跨場景應用指南

一、產(chǎn)品定位：重新定義檔案數(shù)字化入口

龜仔媽媽作為會博通檔案管理產(chǎn)品系列中的智能前端設備，打破了傳統(tǒng)數(shù)字化"設備碎片化、流程割裂化、操作人工化"的困局。它集成I7處理器、32GB內(nèi)存、高速饋紙掃描、書本式拍攝、RFID/條碼識別、多生物特征認證（人臉/指紋/身份證）及23.6寸觸控屏于一體，將專業(yè)掃描儀、書本式高拍儀、身份核驗、條碼識別、RFID閱讀等傳感器、邊緣計算節(jié)點與系統(tǒng)對接網(wǎng)關四重能力濃縮于單機。

核心設計理念：任何有紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的場所，均可快速部署一個"數(shù)字化智能入口"，無需改造現(xiàn)有IT架構，實現(xiàn)"物理文件投遞"到"數(shù)字資產(chǎn)流轉(zhuǎn)"的秒級轉(zhuǎn)換。

二、四大核心能力解析

1. 智能采集與處理引擎

雙模式采集：支持高速批量化掃描（A4幅面，600DPI）與高清拍攝（A4/A3幅面）雙模式，適配單張、批量、書本、實物等多種介質(zhì)。

AI-OCR識別：內(nèi)置深度學習算法，自動生成可檢索雙層PDF/PDF-A格式，印刷體識別準確率>99%，滿足長期保存規(guī)范。

智能元數(shù)據(jù)提?。焊鶕?jù)預設模板自動識別文件關鍵字段（文件標題、編號、日期等），實現(xiàn)數(shù)據(jù)結(jié)構化與條形碼自動分件掛接，減少90%人工錄入。

2. 企業(yè)級安全管控體系

多因子認證：支持雙目攝像頭人臉識別、指紋識別、身份證讀取及賬號密碼組合驗證，滿足等保二級、三級測評要求。

全程審計：從文件掃描、投遞、身份核驗到數(shù)據(jù)采集，全鏈路操作日志可追溯，確保檔案移交合規(guī)性。

物理隔離設計：獨立文件收集柜與收納倉，支持非接觸式移交，降低泄密風險。

3. 全生命周期管理閉環(huán)

工作站內(nèi)置輕量化文檔管理系統(tǒng)，覆蓋：

存儲與備份：本地512GB SSD+2TB硬盤存儲，支持外接硬盤柜自動備份策略

智能分揀：可根據(jù)條形碼（含二維碼）實現(xiàn)批量掃描自動分揀文件，按預設規(guī)則自動分類歸檔等

利用與處置：查詢靈活高效，借閱方便規(guī)范，且到期自動提醒

集群協(xié)同：多設備組網(wǎng)后，可實現(xiàn)分布式采集、集中化管理

4. 生態(tài)集成與API開放

標準接口層：提供API接口，3-5天可完成與OA、ERP、財務、MES等系統(tǒng)的對接

雙向數(shù)據(jù)流：既可將識別結(jié)果推送至業(yè)務系統(tǒng)觸發(fā)流程（如報銷、審批），也可拉取主數(shù)據(jù)實現(xiàn)自動校驗與關聯(lián)

信創(chuàng)全適配：可選信創(chuàng)版，并且，信創(chuàng)版已通過麒麟OS、統(tǒng)信UOS、達夢數(shù)據(jù)庫DM等國產(chǎn)環(huán)境互認證，支持客戶化專項定制

三、典型應用場景與實施路徑

場景1：合同管理——即簽即掃即歸檔

痛點：紙質(zhì)合同簽署后積壓，人工掃描、命名、上傳耗時長，易遺失。

部署方案：

1.在法務部、銷售部辦公室放置龜仔媽媽

2.經(jīng)辦人簽署后，刷臉認證，即時掃描投遞至文件口

3.系統(tǒng)自動識別合同題名、編號、簽約方，生成雙層PDF并推送至合同管理系統(tǒng)

4.歸檔狀態(tài)實時回傳，實現(xiàn)"簽署即歸檔"閉環(huán)

效益：合同歸檔周期從3天縮短至10分鐘，丟失率歸零。

場景2：財務共享中心——報銷單無接觸報銷

痛點：報銷單據(jù)量大，跑腿簽字報銷費時費力。

部署方案：

1.將張貼好的報銷單掃描，讀取RFID

2.投遞至收集柜，自動識別相關元數(shù)據(jù)后推送至報銷（或OA）系統(tǒng)

3.財務人員非接觸式批量取出報銷單并審核，啟動報銷流程

4.電子檔案自動分類歸檔，實物定期銷毀

效益：報銷單的處理時間從15分鐘降至30秒，預計年節(jié)省人力成本約25萬元/臺。

場景3：制造車間——工單與質(zhì)檢單流轉(zhuǎn)

痛點：生產(chǎn)工單、質(zhì)檢報告需跨部門簽字，流轉(zhuǎn)慢、追溯難。

部署方案：

1.車間部署龜仔媽媽，工人完成工序后掃描工單

2.識別工單號、工序ID，自動上傳MES系統(tǒng)（或者是食品藥品企業(yè)的GMP管理系統(tǒng)）并觸發(fā)下一流程

3.質(zhì)檢員在設備前刷指紋確認結(jié)果，數(shù)據(jù)實時同步

效益：工單流轉(zhuǎn)效率提升300%，實現(xiàn)全流程數(shù)字化追溯，驗廠效率明顯提升。

場景4：司法機關——案卷安全移交

痛點：案卷涉密性強，傳統(tǒng)交接存在泄密與篡改風險。

部署方案：

1.案卷貼RFID標簽，承辦人通過人臉識別+身份證雙認證后投遞

2.系統(tǒng)記錄投遞人、時間、案卷編號，生成移交日志

3.檔案室通過RFID批量清點接收，全程無接觸

效益：符合司法部檔案管理規(guī)范，安全事件零發(fā)生。

四、部署優(yōu)勢與投資回報

投資回報測算依據(jù)：單臺設備≈替代3.2個專職錄入崗，按人均成本8萬元/年計算，直接節(jié)省25.6萬元；流程效率提升帶來間接效益約15-20萬元/年。

五、信創(chuàng)環(huán)境下的專項適配

針對政府、金融、軍工及國企客戶，龜仔媽媽提供信創(chuàng)專屬版本：

1.基礎環(huán)境：支持龍芯、飛騰、鯤鵬CPU架構，適配麒麟V10、統(tǒng)信UOS操作系統(tǒng)

2.數(shù)據(jù)庫：兼容達夢、人大金倉等國產(chǎn)數(shù)據(jù)庫

3.中間件：支持東方通等國產(chǎn)中間件

4.定制服務：信創(chuàng)環(huán)境的技術路徑選擇多，可根據(jù)客戶指定的軟硬件環(huán)境進行專項選型與深度適配

六、實施建議與最佳實踐

1.需求評估階段：梳理高頻紙質(zhì)文件類型、日均處理量、現(xiàn)有系統(tǒng)接口清單

2.試點部署階段：選擇1-2個高價值場景（如財務報銷單、合同歸檔）進行2周試運行

3.全面推廣階段：制定操作SOP，培訓專員，將設備納入企業(yè)資產(chǎn)管理體系

4.持續(xù)優(yōu)化階段：基于使用數(shù)據(jù)調(diào)優(yōu)應用模型，深化與業(yè)務系統(tǒng)的流程聯(lián)動

注意事項：

確保網(wǎng)絡環(huán)境與目標業(yè)務系統(tǒng)互通

定期備份識別模型與配置文件

建立設備巡檢機制，保障掃描頭、攝像頭等關鍵部件清潔

結(jié)論

龜仔媽媽不僅是數(shù)字化工具，更是組織實現(xiàn)"無紙化最后一公里"的戰(zhàn)略支點。其價值不僅在于替代人工，更在于通過標準化數(shù)據(jù)采集與系統(tǒng)閉環(huán)，構建覆蓋全業(yè)務域的統(tǒng)一數(shù)字資產(chǎn)入口。在信創(chuàng)與數(shù)字化轉(zhuǎn)型雙重驅(qū)動下，該產(chǎn)品將持續(xù)迭代AI能力，深化場景適配，助力各行各業(yè)實現(xiàn)文檔管理的智能化躍遷。

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關于會博通

會博通是紹林科技旗下文件檔案知識一體化管理解決方案品牌，源自1988年，專注文檔管理領域37年，服務用戶超10,000家，涵蓋政府、制造、金融、司法等各行各業(yè)。