企業(yè)員工檔案整理方案

企業(yè)員工檔案整理方案

  1、分類整理：將員工檔案按照不同的類別進行分類整理，如按崗位、年齡、性別等分類。

  2、確定整理目標(biāo)：確定整理的范圍、目的與時間，制定任務(wù)書或計劃表。

  3、刪除歸檔：對于已離職或過期的員工檔案進行刪除歸檔，以減少存儲空間與提高工作效率。

  4、數(shù)字化管理：將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，采用數(shù)字化管理方式，實現(xiàn)信息化管理。

  5、定期檢查：定期對員工檔案進行檢查，更新資料，確保檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性。

  6、建立檔案索引：建立完善的檔案索引體系，便于查詢與使用。

  7、督導(dǎo)檢查：領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)部門要對檔案整理工作進行督導(dǎo)檢查，確保工作的順利進行。

  8、檔案維護：對檔案進行密封、標(biāo)記、裝訂與保存，確保檔案的完好無損。

  9、保密措施：加強檔案保密措施，設(shè)置權(quán)限，防止檔案泄露與損壞。

  10、培訓(xùn)評估：對員工進行檔案管理培訓(xùn)，并定期評估檔案管理工作的效果，及時糾正問題。

企業(yè)員工檔案整理方案：

  單位員工檔案如何整理呢？單位員工檔案的整理，我們可以按照下面的方法進行整理。通過下面的方式進行檔案名稱及編號整理，具體由下：

  1、員工檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

  2、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

  3、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

  4、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。

  5、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。

保存期限整理：

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

  1、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

  2、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

  3、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

  4、永久保存：(1)股東名簿；(2)章程；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)商業(yè)合同；(5)董事會及股東會紀(jì)錄；(6)工程設(shè)計圖；(7)財務(wù)報表；(8)技術(shù)文檔；(9)政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；(10)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(11)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。（根據(jù)實際的情況調(diào)整）

  5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

檔號編定整理方法：

  1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

  2、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。

  3、檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

  4、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

  會博通企業(yè)員工檔案管理系統(tǒng),符合國家法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,提供各種檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期管理功能,滿足各行業(yè)需要,集中管理實體與電子檔案。

推薦閱讀：

廣州檔案管理系統(tǒng)公司提供文件、文檔、檔案、知識一體化管理

銀行檔案管理系統(tǒng)解決方案——銀行文檔數(shù)字化建設(shè)

綜合文檔管理系統(tǒng)解決方案取代紙化文檔管理

綜合文檔管理信息系統(tǒng)解決方案，各大行業(yè)都實用