政務(wù)電子文件、檔案歸檔管理常見問題匯總

1、紙質(zhì)檔案辦理流程不適應(yīng)電子檔案全過程管理要求

目前對電子文件的管理措施大多模擬紙質(zhì)公文，尚未形成規(guī)模的運行機制。在使用辦公自動化系統(tǒng)收發(fā)文件時，機構(gòu)系統(tǒng)之間難以實現(xiàn)高效對接，部分機構(gòu)往來文件習(xí)慣于先按電子文件進行處理，正式文件隨后打印出出來由經(jīng)辦人使用，電子文件容易處于管理松散的狀態(tài)，難以避免重要電子文件流失、失控和被非法持有等情況，無法對電子文件形成辦理、歸檔移交、保管利用實現(xiàn)全過程管理，造成文件信息資源的損失和歷史記錄的缺失，大大制約了信息時代文檔資源開發(fā)、管理與利用。

2、分段管理影響電子文件文檔一體化管理要求

調(diào)研的職能部門機構(gòu)在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，均存在電子文件管理不規(guī)范，未對業(yè)務(wù)過程進行全面記錄，無法形成具有法律效力的電子文件的情況。其中，有個別職能部門業(yè)務(wù)文件類別多， 信息散落在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，沒有進行規(guī)范化管理，文件、檔案分段管理的運行機制，加上各業(yè)務(wù)部門、檔案部門和信息化部門多頭負責(zé)的信息化系統(tǒng)建設(shè)模式，影響了文檔一體化的順利開展，易出現(xiàn)電子文件處置隨意的現(xiàn)象，難以確保電子文件完整、準確、系統(tǒng)和高質(zhì)量歸檔，難以實現(xiàn)進一步信息資源共享；

3、信息系統(tǒng)建設(shè)未能充分考慮電子文檔特性

電子文件、電子檔案的管理工作對系統(tǒng)依賴性較強，較易被不留痕跡地改動而影響其真實性，輕易因數(shù)量少和構(gòu)成要素上的不齊全而影響其完整性，較易丟失、泄密造成安全風(fēng)險，也較易隨著計算機軟硬件平臺的升級而影響其可讀性，調(diào)研的深圳市職能部門中 90% 的單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有充分考慮電子文件管理功能，一些需要在系統(tǒng)設(shè)計時實現(xiàn)的功能被忽視，導(dǎo)致文件、檔案系統(tǒng)難以有效銜接，電子文件和元數(shù)據(jù)采集、歸檔困難，無法滿足電子文件管理相關(guān)要求

4、電子文檔規(guī)范不健全

當(dāng)前的電子文件管理存在重技術(shù)研究、輕標(biāo)準和制度配套的現(xiàn)象，在調(diào)研的7個城市檔案局（館）中僅3個城市出臺了電子文件歸檔管理的制度規(guī)范，其他城市尚未出臺關(guān)于電子文件管理方面的規(guī)章制度和規(guī)范標(biāo)準。深圳市在2019年出臺了《深圳市電子文件管理辦法》（試行），對市政府機關(guān)、政府直接管理的國有企事業(yè)單位的電子文件管理提出了相關(guān)要求，但相關(guān)的配套制度和操作細則等仍未建立，電子文件規(guī)范體系仍然不夠完備，國家現(xiàn)有的一些標(biāo)準沒有得到充分的推廣應(yīng)用，造成電子文件、電子檔案的管理剛性不足、保障缺位、監(jiān)管薄弱的現(xiàn)象。