為什么公司需要文檔管理系統(tǒng)？

文檔的使用類型和方式有很多，可能是公司正式發(fā)布的文檔，可能處在編寫階段的文檔，也可能是已經(jīng)歸檔不能再修改的。

企業(yè)的智力資產(chǎn)承載著企業(yè)的發(fā)展記憶、經(jīng)驗以及成果，一般管理只停留在個人或部門層面，這些重要的文檔會因為員工離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規(guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴(kuò)散導(dǎo)致形成損失的可能，而過分保護(hù)，不去使用，非常不利于企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

在文檔管理過程中，企業(yè)經(jīng)常遇到以下問題，下面文檔管理系統(tǒng)小編帶大家一一分析。

1、文檔存儲、管理困難

企業(yè)經(jīng)過多年的積累，文檔的數(shù)量和容量都很龐大，尤其是知識型企業(yè)。文檔類型、格式和用途各不相同。即使瀏覽一遍標(biāo)題也需要花費(fèi)大量的時間，靠人工有效管理幾乎不可能。

2、文檔查找緩慢，效率低下

文檔查找是一項效率非常低的工作，每天查找文檔需要花費(fèi)大量時間。傳統(tǒng)的人工方式和資料柜管理，查找非常緩慢。即使在本地搜索，從大量文檔中查找所需的文檔也是一項費(fèi)時費(fèi)力的任務(wù)，而且大多數(shù)文檔根本無法進(jìn)行全文檢索。因獲取信息和文檔慢可能導(dǎo)致失去商機(jī)的情況發(fā)生。

3、文檔版本管理混亂

由于工作文檔經(jīng)常會被不斷地修訂，有些文檔多達(dá)數(shù)十乃至上百個不同的版本，文檔版本繁多，難以整合和統(tǒng)一管理。很多用戶會用新版本覆蓋老版本，但是這種情況下，一旦用戶需要恢復(fù)老版本時，已經(jīng)很難找回來，造成知識流失。另外也經(jīng)常發(fā)生因使用錯誤版本而導(dǎo)致客戶流失的事情。

4、文檔無法有效協(xié)作共享

目前，除了少量文檔通過共享目錄、郵件、網(wǎng)絡(luò)即時通訊軟件被不同員工共享外，大多數(shù)電子文檔都屬于員工的“私有財產(chǎn)”，很難及時獲得所需信息。同時缺乏高效的共同編寫文檔方式（合同、解決方案等），使得文檔共享和協(xié)作變得不方便，導(dǎo)致員工、企業(yè)和客戶、供應(yīng)商和合作伙伴之間缺乏有效的文檔共享和協(xié)作。