從競賽到常態(tài)：會博通是賦能檔案規(guī)范管理的合理選擇

走進(jìn)山東省人大常委會機關(guān)檔案室，一卷卷整齊有序的工作檔案背后，一場為期半年、覆蓋38個部門的規(guī)范管理競賽不僅改變了檔案的物理形態(tài)，更悄然推動著整個機關(guān)工作模式的數(shù)字化變革。

在檔案規(guī)范管理競賽的總結(jié)會上，山東省人大常委會秘書長張斌明確指出，要在 “常態(tài)化、規(guī)范化、實用化、數(shù)字化、融合化” 上下功夫見實效。

這正是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的核心方向。

競賽開展期間，全機關(guān)共梳理各類工作檔案584卷，形成了寶貴的工作資料庫。這次競賽不僅是傳統(tǒng)檔案管理能力的一次集中檢閱，更是推動檔案工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要契機。

01 競賽背后的深層需求

山東省人大常委會機關(guān)開展的這次檔案規(guī)范管理競賽，歷時半年，涵蓋了從機關(guān)動員部署、項目清單梳理到資料匯編成卷、組織互查互學(xué)的全過程。

競賽以“展現(xiàn)業(yè)務(wù)、體現(xiàn)流程，總結(jié)經(jīng)驗、探索規(guī)律，積累資料、利于傳承”為目標(biāo)。

這一目標(biāo)深刻揭示了機關(guān)工作對規(guī)范檔案管理的實際需求：不僅是簡單的資料保存，更是工作流程的固化、經(jīng)驗的傳承和工作效率的提升。

張斌秘書長在競賽總結(jié)講評會上指出，開展這次競賽是深化拓展“機關(guān)效能提升年”活動成果的重要舉措。

檔案管理工作作為機關(guān)一項非常重要的基礎(chǔ)性工作，直接關(guān)系到工作信息的快捷查詢、工作經(jīng)驗的積累沉淀以及工作方式的改進(jìn)提升。

02 傳統(tǒng)管理模式的瓶頸

傳統(tǒng)檔案管理模式面臨著諸多挑戰(zhàn)：紙質(zhì)檔案占地大、保存條件苛刻；查找效率低下，往往需要花費大量時間人工翻閱；多部門協(xié)同困難，檔案流動性差；安全管理薄弱，難以有效控制檔案的訪問權(quán)限。

盡管山東省人大常委會機關(guān)通過競賽方式推動了檔案規(guī)范管理，但從長遠(yuǎn)來看，僅靠人工整理和競賽激勵難以實現(xiàn)檔案管理的常態(tài)化、系統(tǒng)化。

機關(guān)共梳理出的584卷工作檔案，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)管理方式，未來的查閱利用效率將難以保障。

03 檔案管理數(shù)字化的路徑選擇

檔案數(shù)字化管理正成為打破傳統(tǒng)瓶頸的必然選擇。不同于簡單的電子化存儲，真正的數(shù)字化檔案管理應(yīng)該實現(xiàn)檔案全生命周期的系統(tǒng)性管理。

會博通檔案管理系統(tǒng)提供了從檔案收集整理到存儲利用的全生命周期管理解決方案。系統(tǒng)以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，能夠針對不同行業(yè)、不同場景的特點提供定制化功能配置。

這一系統(tǒng)不僅支持文檔、圖片、視頻等多種類型檔案的分類存儲，還提供了強大的檢索功能，包括關(guān)鍵詞檢索、模糊檢索等，能快速定位到所需檔案，極大提高工作效率。

04 會博通系統(tǒng)的核心優(yōu)勢

會博通檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢在于其全面性、安全性和靈活性。

首先，系統(tǒng)支持多維度的檔案分類管理，可以按部門、項目、時間等不同維度進(jìn)行分類，方便快速查找與利用。對于山東省人大常委會這樣的大型機關(guān)，這樣的分類方式能夠很好地匹配其組織架構(gòu)和工作流程。

其次，系統(tǒng)具有嚴(yán)格的權(quán)限控制體系，通過角色分配和權(quán)限設(shè)置，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案。這一點對于機關(guān)單位的涉密檔案管理尤為重要。

再次，系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能，防止因意外情況導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。同時，系統(tǒng)支持多終端同步，可以通過電腦端、移動端等多種設(shè)備訪問檔案，實現(xiàn)了隨時隨地的檔案管理。

會博通的另一個突出優(yōu)勢是智能化檢索。系統(tǒng)采用技術(shù)手段完成智能化檢索，按照相關(guān)性進(jìn)行排序，用戶輸入關(guān)鍵詞，類似百度搜索，3秒即可完成信息查找。

05 如何實現(xiàn)規(guī)范管理的無縫銜接

從傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理的過渡需要一個系統(tǒng)性的實施路徑?；跁┩n案管理系統(tǒng)的特點，可以采取分步實施策略。

第一步：現(xiàn)有檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。利用會博通的數(shù)字化工作站功能，將競賽中梳理出的584卷工作檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子格式，并建立標(biāo)準(zhǔn)化元數(shù)據(jù)。

第二步：建立電子檔案管理規(guī)范。結(jié)合競賽中形成的檔案分類和整理經(jīng)驗，在系統(tǒng)中設(shè)置符合機關(guān)工作特點的檔案分類體系、權(quán)限設(shè)置和流程管理規(guī)則。

第三步：實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的集成。通過API接口，將會博通系統(tǒng)與機關(guān)現(xiàn)有的OA系統(tǒng)連接，實現(xiàn)文件從生成到歸檔的無縫銜接。

第四步：開展全員培訓(xùn)與應(yīng)用推廣。制定系統(tǒng)操作指南，組織專題培訓(xùn)，確保每位工作人員都能熟練使用系統(tǒng)進(jìn)行檔案的上傳、查閱和利用。

06 智能檔案管理的未來展望

隨著人工智能技術(shù)的發(fā)展，檔案管理正朝著更加智能化的方向演進(jìn)。會博通系統(tǒng)已經(jīng)集成了OCR識別、智能分類、自動標(biāo)引等AI功能。

未來，檔案管理系統(tǒng)不僅是一個存儲和檢索工具，更將成為機關(guān)工作的智能助手。系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的工作習(xí)慣和需求，主動推薦相關(guān)檔案資料；通過分析檔案利用數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)工作流程中的優(yōu)化點；甚至預(yù)測未來的檔案利用需求，提前做好資源配置。

當(dāng)山東省人大常委會機關(guān)的檔案管理人員不再需要翻閱厚重的紙質(zhì)卷宗，而是通過智能檢索迅速定位到所需文件；當(dāng)工作檔案不再是塵封的資料，而是隨時可調(diào)用的知識資產(chǎn)；當(dāng)檔案管理從一項專項競賽活動轉(zhuǎn)變?yōu)槿粘９ぷ髁?xí)慣——

機關(guān)秘書長張斌強調(diào)的“數(shù)字化”與“常態(tài)化”目標(biāo)便觸手可及。