打破雙軌困局：會(huì)博通實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理新范式

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型加速的今天，我們面臨著一個(gè)看似矛盾的現(xiàn)象：原生數(shù)字信息爆炸式增長(zhǎng)，但紙質(zhì)檔案總量并未減少。會(huì)博通通過創(chuàng)新的產(chǎn)品矩陣，提供了完整的解決方案。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，引入會(huì)博通產(chǎn)品矩陣后，檔案中心的數(shù)字化效率至少提升300%，查檔時(shí)間大幅減少，滿意度顯著提升。

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中，企業(yè)檔案管理面臨著一個(gè)前所未有的挑戰(zhàn)：如何有效管理日益增長(zhǎng)的數(shù)字檔案，同時(shí)又不忽視實(shí)體紙質(zhì)檔案的存在與價(jià)值。據(jù)統(tǒng)計(jì)，紙質(zhì)檔案的總量仍在持續(xù)增加，且其中包含大量珍貴、不可再生的核心資源。

這種"雙軌并行"的現(xiàn)狀導(dǎo)致許多企業(yè)在檔案管理上陷入困境：數(shù)字檔案與實(shí)體檔案各自為政，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，檢索利用效率低下，安全合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)增加。

會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，作為國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的檔案管理解決方案提供商，通過創(chuàng)新的產(chǎn)品矩陣和生態(tài)化思維，成功構(gòu)建了一套實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案集成統(tǒng)一管理的新范式，為企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中平穩(wěn)過渡、持續(xù)發(fā)展提供了可行路徑。

01 雙軌并行，檔案管理面臨的時(shí)代難題

企業(yè)檔案管理正處在一個(gè)轉(zhuǎn)折點(diǎn)上。一方面，業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公軟件產(chǎn)生的數(shù)字檔案呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)；另一方面，歷史積累的紙質(zhì)檔案、合同原件、圖紙等實(shí)體檔案，因其法律效力和原始憑證價(jià)值，仍需長(zhǎng)期妥善保管。

這種 "雙軌并行"的現(xiàn)實(shí)，使得傳統(tǒng)的檔案管理模式捉襟見肘。數(shù)字檔案存儲(chǔ)在分散的系統(tǒng)中，實(shí)體檔案則分散在各個(gè)部門的文件柜里，兩者之間缺乏有效的關(guān)聯(lián)機(jī)制。

當(dāng)員工需要查閱一份檔案時(shí)，往往要先在電子系統(tǒng)中搜索，若找不到或需要原件，則不得不去實(shí)體檔案庫(kù)房翻找，這個(gè)過程耗時(shí)耗力，嚴(yán)重影響工作效率。更嚴(yán)重的是，實(shí)體檔案與數(shù)字檔案信息不一致的情況時(shí)有發(fā)生，給企業(yè)決策和合規(guī)審計(jì)帶來風(fēng)險(xiǎn)。

02 三位一體，會(huì)博通構(gòu)建的生態(tài)化解決方案

針對(duì)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案統(tǒng)一管理的難題，會(huì)博通創(chuàng)新性地提出了 "三位一體"的生態(tài)化解決方案，通過軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備和流程優(yōu)化的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)雙軌檔案的一體化管理。

這一解決方案的核心是會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，它作為統(tǒng)一管理平臺(tái)，能夠同時(shí)管理紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)從采集、整理、存儲(chǔ)、利用到銷毀的全生命周期管控。

系統(tǒng)提供統(tǒng)一的檢索入口，無論檔案是紙質(zhì)還是數(shù)字形式，用戶都能通過一個(gè)界面快速定位所需信息，無需關(guān)心檔案的物理形態(tài)。

在硬件層面，會(huì)博通推出了掃描機(jī)器人"龜仔"和數(shù)字化工作站"龜仔媽媽"，前者專注于高效、高質(zhì)量的紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，后者則作為生態(tài)協(xié)調(diào)中樞，優(yōu)化數(shù)字化工作流程，確保數(shù)字化成果的準(zhǔn)確性與完整性。

03 功能矩陣，實(shí)現(xiàn)實(shí)體與數(shù)字檔案的無縫銜接

會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)通過一系列創(chuàng)新功能，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案與數(shù)字檔案的無縫銜接與統(tǒng)一管理。

檔案屬性功能允許用戶精確定義檔案著錄項(xiàng)，錄入實(shí)體檔案的具體存放地點(diǎn)。通過將檔案對(duì)應(yīng)的二維碼或條形碼粘貼于實(shí)體檔案上，系統(tǒng)能夠建立電子檔案或電子目錄與實(shí)體檔案的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。

員工只需用手機(jī)或掃碼設(shè)備掃一掃，即可快速獲取對(duì)應(yīng)檔案的具體信息，包括其數(shù)字化副本。

檔案庫(kù)房功能則通過虛擬化的方式，直觀展示實(shí)體檔案在庫(kù)房中的具體位置——哪個(gè)庫(kù)房、哪個(gè)分區(qū)、哪個(gè)檔案柜、哪個(gè)檔案格的哪個(gè)位置，都能一目了然。

在虛擬庫(kù)房中，用戶不僅可以查看檔案格的文件存放情況，還可以直接打開對(duì)應(yīng)的電子案卷，查閱該檔案的數(shù)字化文件，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體位置與數(shù)字內(nèi)容的無縫對(duì)接。

04 全生命周期，覆蓋檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)

會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)的一個(gè)顯著特點(diǎn)是其全生命周期管理能力，覆蓋檔案從生成到銷毀的每一個(gè)環(huán)節(jié)。

在檔案采集階段，系統(tǒng)支持多種方式：對(duì)于數(shù)字檔案，可通過接口與OA、ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，自動(dòng)捕獲電子文件；對(duì)于實(shí)體檔案，則可通過掃描機(jī)器人進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并將數(shù)字化成果與實(shí)體原件建立關(guān)聯(lián)。

在整理與歸檔環(huán)節(jié)，系統(tǒng)提供靈活的檔案分類方案和檔號(hào)規(guī)則配置功能，用戶可以根據(jù)自身需求，自定義檔案全宗、檔案分類、檔案屬性等，精準(zhǔn)匹配細(xì)分場(chǎng)景需求。

在存儲(chǔ)與保管方面，系統(tǒng)不僅管理數(shù)字檔案的存儲(chǔ)位置和備份策略，還通過庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)、巡檢記錄登記與查詢、統(tǒng)計(jì)與RFID等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案存放環(huán)境的精細(xì)化監(jiān)控與管理。

在利用服務(wù)環(huán)節(jié)，系統(tǒng)提供統(tǒng)一的檢索入口和利用服務(wù)平臺(tái)，用戶無需關(guān)心檔案的物理形態(tài)，即可快速獲取所需信息。珠江鋼琴引入會(huì)博通系統(tǒng)后，文檔檢索時(shí)間從數(shù)小時(shí)縮短至30秒，大大提升了工作效率。

在鑒定與銷毀階段，系統(tǒng)提供完整的審計(jì)追蹤鏈條，記錄檔案的每一次操作和狀態(tài)變化，確保合規(guī)檢查通過率達(dá)到100%。

05 客戶實(shí)踐，真實(shí)案例驗(yàn)證解決方案價(jià)值

會(huì)博通實(shí)體與數(shù)字檔案統(tǒng)一管理解決方案已在眾多企業(yè)中成功應(yīng)用，取得了顯著成效。

華普新材通過引入會(huì)博通系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了從"翻箱倒柜"到"秒級(jí)定位"的驚人轉(zhuǎn)變。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人表示："選擇會(huì)博通的關(guān)鍵在于其全門類檔案覆蓋能力和強(qiáng)大的權(quán)限管理功能。系統(tǒng)可以按部門、崗位或個(gè)人靈活設(shè)置訪問權(quán)限，確保'該看的能看到，不該看的碰不著'"。

陜西華訊科技基于會(huì)博通的靈活底座，自定義配置了檔案全宗、檔案分類、檔案屬性及檔號(hào)規(guī)則等，精準(zhǔn)匹配了企業(yè)的細(xì)分場(chǎng)景需求。如通過屬性配置，可著錄電子元件的輸出電壓、輸出電流等，構(gòu)建結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)，支撐精準(zhǔn)檢索與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

珠江鋼琴引入會(huì)博通系統(tǒng)六年來，檔案管理實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍：不僅文檔檢索時(shí)間大幅縮短，還節(jié)省了大量紙張與管理成本，建立了完整的審計(jì)追蹤鏈條，合規(guī)檢查通過率達(dá)到100%。

更重要的是，通過打通OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，珠江鋼琴構(gòu)建起覆蓋研發(fā)、生產(chǎn)、營(yíng)銷的全價(jià)值鏈數(shù)字檔案體系，為智能制造升級(jí)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

06 實(shí)施路徑，三步走實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)過渡與持續(xù)發(fā)展

會(huì)博通為企業(yè)設(shè)計(jì)了清晰的實(shí)施路徑，通過三個(gè)階段幫助企業(yè)平穩(wěn)實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理。

第一階段：基礎(chǔ)建設(shè)。部署會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，建立統(tǒng)一管理平臺(tái)；制定紙質(zhì)與數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理規(guī)范；建立基礎(chǔ)目錄體系與分類方案。

第二階段：數(shù)字化推進(jìn)。引入龜仔掃描機(jī)器人，啟動(dòng)批量數(shù)字化；配置龜仔媽媽工作站，優(yōu)化數(shù)字化流程；采用API，開發(fā)第三方系統(tǒng)與龜仔媽媽的數(shù)字化成果實(shí)時(shí)同步程序；建立質(zhì)量檢驗(yàn)與控制機(jī)制。

第三階段：生態(tài)優(yōu)化。完善數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)管理；通過接口程序讓第三方系統(tǒng)與會(huì)博通系統(tǒng)實(shí)時(shí)同步獲得數(shù)字成果；優(yōu)化利用服務(wù)模式，提升用戶體驗(yàn)；建立持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，適應(yīng)未來發(fā)展。

這一分階段實(shí)施的路徑，確保了企業(yè)在不中斷正常業(yè)務(wù)的前提下，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，最終構(gòu)建起面向未來的智慧檔案管理體系。

07 結(jié)語

在陜西華訊科技的數(shù)字化車間里，掃描機(jī)器人"龜仔"正高效地將一箱箱紙質(zhì)技術(shù)圖紙轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案；而在珠江鋼琴的檔案管理中心，員工只需在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞，30秒內(nèi)就能找到跨越數(shù)十年的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙，無論是數(shù)字版本還是實(shí)體原件的位置信息都一目了然。

會(huì)博通構(gòu)建的檔案管理生態(tài)系統(tǒng)，正在徹底改變企業(yè)對(duì)待檔案的方式。它不再是將實(shí)體檔案簡(jiǎn)單數(shù)字化，而是通過統(tǒng)一平臺(tái)、智能工具和標(biāo)準(zhǔn)化流程，讓實(shí)體檔案與數(shù)字檔案真正融合，形成完整的企業(yè)記憶鏈。

從"雙軌并行"的困境到"一體管理"的順暢，會(huì)博通用實(shí)踐證明，實(shí)體檔案與數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理不是遙遠(yuǎn)的理想，而是可以逐步實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)實(shí)。