企業(yè)文檔管理風(fēng)險(xiǎn)防范：企業(yè)經(jīng)營(yíng)不想踩雷？這5類(lèi)文件必須妥善保管！

企業(yè)經(jīng)營(yíng)，就如同運(yùn)轉(zhuǎn)一臺(tái)巨型的精密儀器，每一份重要文件都是不可或缺的零部件，一旦損壞或丟失，企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)就會(huì)受到影響——試想一下，若企業(yè)在稅務(wù)稽查時(shí)，因財(cái)務(wù)憑證丟失而面臨罰款；或在勞動(dòng)糾紛中，因勞動(dòng)用工文件保管不善而敗訴；又或是在項(xiàng)目投標(biāo)關(guān)鍵期，因資質(zhì)文件過(guò)期而錯(cuò)失良機(jī)，那將是多么慘痛的教訓(xùn)！

我們梳理了企業(yè)經(jīng)營(yíng)中必須重點(diǎn)關(guān)注的5類(lèi)文件，趕緊記下來(lái)，經(jīng)營(yíng)不“踩雷”！

一、經(jīng)營(yíng)執(zhí)照及許可證類(lèi)

1、包括哪些文件

營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可證、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證體系證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)（如資質(zhì)等級(jí)證書(shū)、高新技術(shù)企業(yè)證書(shū)）等。

2、反面案例預(yù)警

某企業(yè)的資質(zhì)證書(shū)沒(méi)有及時(shí)年檢，導(dǎo)致證書(shū)失效，在項(xiàng)目投標(biāo)過(guò)程中仍放入招標(biāo)文件中，導(dǎo)致投標(biāo)失敗，錯(cuò)失重大商業(yè)機(jī)會(huì)。

3、保管方式參考

經(jīng)營(yíng)證照類(lèi)文件是企業(yè)合法經(jīng)營(yíng)與權(quán)益保障的基石。在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)中，可以應(yīng)用專(zhuān)門(mén)的“證照管理”模塊來(lái)對(duì)紙質(zhì)與電子證照進(jìn)行集中管理。

一方面，將電子證照或數(shù)字化掃描形成的電子版分類(lèi)歸檔存儲(chǔ)，同時(shí)紙質(zhì)原件由專(zhuān)人管理、專(zhuān)柜存放，確保文件安全、保密；另一方面，可通過(guò)系統(tǒng)的自動(dòng)提醒功能，在證照到期、失效前預(yù)警，提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人及時(shí)處理，規(guī)避相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。

二、合同協(xié)議類(lèi)文件

1、包括哪些文件

企業(yè)與個(gè)人或組織簽訂的各種合同（如銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、租賃合同）、協(xié)議（如合作協(xié)議）及補(bǔ)充協(xié)議。

2、反面案例預(yù)警

某企業(yè)在與供應(yīng)商的合作中，由于合同文件丟失，雙方在價(jià)格調(diào)整和供貨時(shí)間等問(wèn)題上產(chǎn)生糾紛，因無(wú)法提供合同原件作為證據(jù)支持，最終未能達(dá)成一致，大大影響了企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

3、保管方式參考

會(huì)博通系統(tǒng)提供了分類(lèi)自定義功能，企業(yè)可以根據(jù)管理需求來(lái)構(gòu)建合同文件管理架構(gòu)，如按合同類(lèi)型、簽署時(shí)間等方式，并將電子合同及數(shù)字化后的電子版分門(mén)別類(lèi)歸檔存儲(chǔ)。

同時(shí)，紙質(zhì)原件應(yīng)存放于專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，并將其存放位置錄入檔案屬性中，便于同步對(duì)照管理。還可通過(guò)檢索平臺(tái)快速檢索，并依權(quán)限查閱。

三、人事檔案類(lèi)文件

1、包括哪些文件

入職資料（如簡(jiǎn)歷、面試記錄、人員信息表等）、員工勞動(dòng)合同、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、人事任免文件、離職資料（離職審批、交接表）等。

2、反面案例預(yù)警

某企業(yè)因人事檔案管理不善，造成員工王某的人事檔案丟失，導(dǎo)致員工長(zhǎng)期不能享受相關(guān)社保待遇、并影響退休手續(xù)的辦理，企業(yè)需承擔(dān)民事責(zé)任并賠償相應(yīng)損失。

3、保管方式參考

應(yīng)用會(huì)博通系統(tǒng)的“人力資源信息管理”模塊，可為每位員工建立獨(dú)立的人事檔案，并將其資料按類(lèi)別歸檔。由于人事檔案的保密性，應(yīng)用系統(tǒng)的權(quán)限與密級(jí)功能，可嚴(yán)格限制該分類(lèi)的訪問(wèn)。查閱時(shí)屏幕帶有防擴(kuò)散水印，保密敏感信息安全。

四、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類(lèi)文件

1、包括哪些文件

會(huì)計(jì)憑證（包括原始憑證、記賬憑證）、會(huì)計(jì)賬簿（包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿）、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告）、其他會(huì)計(jì)資料（包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料）等。

2、反面案例預(yù)警

某企業(yè)因保管不善，導(dǎo)致會(huì)計(jì)賬簿損毀，面臨相應(yīng)處罰。根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第四十二條，隱匿、故意銷(xiāo)毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的，給予警告、通報(bào)批評(píng)，可以并處二十萬(wàn)元以上一百萬(wàn)元以下的罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，可以并處一百萬(wàn)元以上五百萬(wàn)元以下的罰款。

3、保管方式參考

會(huì)博通系統(tǒng)與財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)等對(duì)接，可將電子會(huì)計(jì)資料、附件及其元數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔及長(zhǎng)期保存。系統(tǒng)提供四性檢測(cè)功能，確保電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全。

對(duì)于紙質(zhì)文件，可依相關(guān)規(guī)定分類(lèi)整理后裝訂成冊(cè)或裝盒，存放于專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，并在會(huì)博通系統(tǒng)中建立臺(tái)賬或目錄，錄入存放位置，實(shí)現(xiàn)一體化管理。

五、資產(chǎn)證明類(lèi)文件

1、包括哪些文件

證明企業(yè)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)、動(dòng)產(chǎn)、金融資產(chǎn)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)等合法所有權(quán)的文件，包括不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記文件、固定資產(chǎn)登記文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件（如專(zhuān)利證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)證書(shū)）等。

2、反面案例預(yù)警

某大型企業(yè)由于缺失不動(dòng)產(chǎn)登記要件，導(dǎo)致超10萬(wàn)平方米土地、超8萬(wàn)平方米房屋無(wú)法取得不動(dòng)產(chǎn)登記證書(shū)，補(bǔ)辦耗時(shí)良久，嚴(yán)重影響了企業(yè)的資產(chǎn)處置以及融資能力。

3、保管方式參考

不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證、商標(biāo)/專(zhuān)利證書(shū)、重大資產(chǎn)購(gòu)置憑證等核心資產(chǎn)證明，需保留紙質(zhì)原件作為法定權(quán)利證明，采取雙套制歸檔，將紙質(zhì)原件或?qū)嵨?/span>存放于專(zhuān)門(mén)的資產(chǎn)檔案柜中，并通過(guò)系統(tǒng)提醒功能，提醒定期審查和更新，確保其合規(guī)性和準(zhǔn)確性。還可通過(guò)會(huì)博通的智能庫(kù)房功能，實(shí)現(xiàn)實(shí)體與電子檔案的聯(lián)動(dòng)互查、盤(pán)點(diǎn)統(tǒng)計(jì)等。

而對(duì)于非法律強(qiáng)制要求原件的文件，如設(shè)備清單等，可依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等要求進(jìn)行電子化歸檔。

企業(yè)文檔管理系統(tǒng)

在數(shù)字化浪潮中，文檔管理的重要性不言而喻。企業(yè)不僅要明晰各類(lèi)檔案的歸檔范圍和要求，更要借助專(zhuān)業(yè)的文檔管理工具，實(shí)現(xiàn)文件的高效管理、安全存儲(chǔ)和便捷利用。會(huì)博通文件、檔案、知識(shí)一體化管理軟件，作為眾多黨政機(jī)關(guān)、500強(qiáng)企業(yè)的智慧之選，能助力企業(yè)輕松應(yīng)對(duì)文檔管理挑戰(zhàn)。

會(huì)博通能夠?yàn)槠髽I(yè)量身定制檔案管理解決方案，無(wú)論是文件的分類(lèi)、屬性，還是權(quán)限的設(shè)置、流程的設(shè)計(jì)，都能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求靈活配置。歡迎訪問(wèn)會(huì)博通公眾號(hào)或官網(wǎng)預(yù)約演示，體驗(yàn)企業(yè)文檔的高效管理！

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