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在檔案著錄時,文件沒有確切日期該如何著錄?

2025/4/21 11:01:12         來源:         作者:小博        瀏覽量:  1355

 

在檔案著錄,文件無確切日期怎么辦?可以不著錄日期嗎?

會博通建議,務必要著錄文件日期,如果文件無明確形成日期,也要著錄考證日期。

 

首先,依據(jù)《DA/T18—2022檔案著錄規(guī)則》、《GB/T39362-2022黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》,日期是檔案必須要著錄的關鍵信息。

 

并且,文件日期的錄入不僅關系到檔案能否順利統(tǒng)計與檢索,還直接影響檔案利用人員按時間線追溯事件、驗證法律效力或支持決策研究的準確性

 

其次,依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》7.6.6“考證日期”,如果文件無確切日期,應考證并按一定規(guī)則著錄,并在附注項中進行相應說明。

 

 

那么,在檔案管理系統(tǒng)中如何著錄考證日期?

以會博通系統(tǒng)為例,可在檔案屬性的“文件日期”項中,填寫考證日期,并在備注中注明為考證日期,以及考證前原日期為何時。

 

在打印目錄時,系統(tǒng)可自動判斷備注中是否有注明為考證日期,如是,打印時目錄中的日期會自動加上中括號。

 

此外,由于計算機系統(tǒng)處理日期時,無法接受00月00日,因此著錄日期時需要有具體月日。例如:20250000在日期轉換時可能引發(fā)系統(tǒng)錯誤,可用20250101替代。

 

在實際工作中,大家有沒有遇到過因文件年代久遠、導致日期考證困難的情況?都是如何處理的?歡迎分享寶貴經驗!

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