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Excel表格應(yīng)用哪種歸檔格式?

2025/4/24 14:02:10         來源:         作者:小博        瀏覽量:  1355

日常工作中,我們經(jīng)常Excel表格來處理大量數(shù)據(jù)及復(fù)雜運(yùn)算。然而,當(dāng)要將Excel表格作為電子檔案歸檔時(shí),如何選擇歸檔格式就成了難題:如轉(zhuǎn)換為PDF等版式文件或JPG等通用格式原有函數(shù)無(wú)法再運(yùn)算,后續(xù)利用受影響;如不轉(zhuǎn)換格式,是否能符合相關(guān)要求

 

來看看《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)的相關(guān)要求:

依據(jù)8.3.2,“電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔,或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件格式應(yīng)按照DA/T 47—2009執(zhí)行,可采用PDF、PDF/A格式”。

依據(jù)8.3.8,“專用軟件生成的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔”。

 

在實(shí)踐操作中,處理可以更靈活。比如在《中國(guó)科學(xué)院電子文件歸檔與電子檔案管理辦法(試行)》中,對(duì)于電子文件歸檔有相關(guān)規(guī)定:非通用格式的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式,并連同原格式文件一并歸檔”。

這樣處理,既能保證歸檔格式的規(guī)范性,亦能同時(shí)保留Excel表格源文件中的信息,更大程度地確保電子文件歸檔的齊全完整。

 

對(duì)于這個(gè)問題,大家在實(shí)際工作中是怎么操作的呢?快來分享一下吧!

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