【技巧】實體與電子檔案如何同步管理？

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近年來，隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的逐步深入，電子檔案的管理與利用越來越廣泛。但電子檔案與實體或紙質(zhì)檔案一般都是相互依存的，必須做到同步管理。

有效的同步管理策略，要求組織在收集、整理、存儲、利用等各個環(huán)節(jié)中，都要確保電子檔案和實體檔案信息的一致性和完整性。

應(yīng)用會博通檔案管理系統(tǒng)，可以規(guī)范、高效地對電子檔案與實體檔案/紙質(zhì)檔案實施同步管理。今天就為大家介紹輔助同步管理兩個相關(guān)功能。

1、檔案屬性

通過會博通的檔案屬性功能，可以精確定義檔案著錄項，錄入檔案的具體存放地點。

還可將檔案對應(yīng)二維碼或條形碼粘貼于實體檔案上，讓電子檔案或電子目錄與實體檔案一一關(guān)聯(lián)，用手機或掃碼設(shè)備掃一掃，即可快速獲取對應(yīng)檔案的具體信息。

2、檔案庫房功能

通過檔案庫房功能，可直接定位實體檔案在庫房中的存放位置，檔案在哪個庫房、分區(qū)、檔案柜、檔案格的哪個位置，都能一目了然。

在虛擬庫房中，不僅可直觀查看檔案格的文件存放情況，還可直接打開檔案盒或電子案卷，查閱該電子文件。

另外，系統(tǒng)還支持庫房環(huán)境監(jiān)測、巡檢記錄登記與查詢、統(tǒng)計與結(jié)合RFID與移動設(shè)備的實時盤點等功能，方便同步精細管理。

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