會(huì)博通檔案管理機(jī)器人——所想即所得
作為一名檔案管理人員？您理想中的檔案管理工作是什么樣的？想要隨時(shí)隨地收集檔案、想要更為方便地檢索和共享檔案、想要高效地分類(lèi)和整理檔案、想要實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案的狀態(tài)……會(huì)博通檔案管理機(jī)器人為您提供“所想即所得”的檔案管理解決方案。
01如果能隨時(shí)隨地采集檔案，就好了
在以往的檔案管理工作中，我們常常要向各個(gè)部門(mén)催收需要?dú)w檔的文件，催收的周期特別長(zhǎng)，催收回來(lái)的時(shí)候，往往也會(huì)由于收集工作過(guò)于集中，而出現(xiàn)檔案管理員短暫性工作強(qiáng)度過(guò)高的情況?；诖?，不少朋友跟我們提出了隨時(shí)隨地采集檔案的需求。
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人的收集端由獨(dú)立上傳程序和愛(ài)普生掃描儀組成，非常輕便，用戶們可以帶著這一套軟硬件去到任何地方，進(jìn)行檔案的快速采集。比如項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以隨身帶著檔案管理機(jī)器人，在項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施將文件資料上傳到系統(tǒng)當(dāng)中，進(jìn)行妥善保管。
檔案管理機(jī)器人不僅可以隨時(shí)隨地采集檔案，在采集之后還可以生成供全文檢索的雙層PDF文件，并依據(jù)預(yù)先設(shè)定的路徑存入預(yù)歸檔庫(kù)。后續(xù)檔案管理人員只需要登錄檔案管理系統(tǒng)，就可以看到各部門(mén)人員上傳的文件資料，并進(jìn)行快速審核歸檔。
02如果檔案移交歸檔工作能夠更輕松一點(diǎn)，就好了
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人采用分布式的文檔移交“入口”，可以解決傳統(tǒng)文檔移交、歸檔等業(yè)務(wù)效率低、周期長(zhǎng)、易出錯(cuò)的問(wèn)題。基于分布式文檔移交入口的設(shè)計(jì)，會(huì)博通的移交過(guò)程非常方便，用戶只需要通過(guò)瀏覽器登錄會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，輸入賬號(hào)和密碼，在允許的權(quán)限范圍內(nèi)就可以執(zhí)行文檔的移交歸檔工作了，具體來(lái)說(shuō)，移交的過(guò)程非常簡(jiǎn)單，點(diǎn)擊移交后提交申請(qǐng)就可以進(jìn)行檔案的移交。申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)人員線上審核后，就完成了整個(gè)移交動(dòng)作。
在會(huì)博通檔案管理機(jī)器人當(dāng)中，歸檔分為兩種類(lèi)型，一種是手動(dòng)歸檔，即用歸檔編輯功能，可將待歸檔的文件手動(dòng)歸檔到案卷下或者移至資料庫(kù)。另一種是自動(dòng)歸檔，即按照設(shè)定的檔號(hào)編制規(guī)則，將同類(lèi)別號(hào)、保管期限、年度的文件，自動(dòng)組卷。兩種方式，都可以輕松歸檔。
03如果工具能輔助進(jìn)行規(guī)范化的檔案管理，就好了
檔案管理行業(yè)的朋友們都非常關(guān)注“三合一”制度。“三合一”制度頒布之后，各地區(qū)各部門(mén)結(jié)合實(shí)際，緊扣科學(xué)制定檔案分類(lèi)方案、確定文件材料歸檔范圍、準(zhǔn)確劃分檔案保管期限、編制機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表4項(xiàng)主要任務(wù)，進(jìn)一步規(guī)范檔案門(mén)類(lèi)劃分、統(tǒng)一檔案分類(lèi)方法、理順檔案整理要求，不斷提升檔案資源管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人緊貼“三合一”制度要求，將國(guó)家和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范融合在軟件當(dāng)中，讓用戶使用會(huì)博通，就能夠非常簡(jiǎn)單的進(jìn)行規(guī)范化的檔案管理。
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人的合規(guī)化包括標(biāo)準(zhǔn)化檔案結(jié)構(gòu)管理，即用戶在新建分類(lèi)時(shí)可獲取按照上級(jí)單位要求制定的分類(lèi)模板，并把分下下所管理的檔案著錄屬性以及檔案表格等一并繼成。新建后即可按照上級(jí)單位規(guī)定的檔案管理規(guī)則，標(biāo)準(zhǔn)化地完成檔案的全生命周期管理工作。
此外，會(huì)博通檔案管理機(jī)器人還提供了靈活的檔案分類(lèi)框架，自主設(shè)定檔案保管期限等功能，輔助用戶進(jìn)行規(guī)范化的檔案管理，全面符合“三合一”的制度要求。
04如果檔案能更便利地幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，就好了
檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。基于其真實(shí)性和可靠性，檔案本身就具備可以幫助企業(yè)在法律糾紛中維護(hù)自身權(quán)益的能力。
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人，具備檔案的全生命周期管理功能，可以全方面管控企業(yè)內(nèi)部檔案，在有需要的時(shí)候?yàn)槠髽I(yè)提供具有法律效應(yīng)的檔案資料支撐。除此之外，檔案管理機(jī)器人還設(shè)置了預(yù)防檔案丟失和泄密的措施，比如說(shuō)SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書(shū) 、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略、防擴(kuò)散水印加密等。
以防擴(kuò)散水印來(lái)為例，會(huì)博通提供了通用水印、類(lèi)型水印、流程后續(xù)水印等各種各樣的水印功能，為不同業(yè)務(wù)情況下的檔案管理提供安全保障。比如我們商務(wù)部門(mén)在利用企業(yè)證照的時(shí)候，會(huì)在企業(yè)證照上加上水印，以防止企業(yè)證照被惡意使用，造成經(jīng)營(yíng)危機(jī)和經(jīng)濟(jì)損失。
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人——所想即所得，滿足檔案管理工作者們最痛的檔案管理需求。致力于讓文檔為組織創(chuàng)造價(jià)值，會(huì)博通多年來(lái)一直深耕于檔案管理系統(tǒng)智能化應(yīng)用。只要你想，會(huì)博通就會(huì)助您達(dá)成檔案管理目標(biāo)。您在檔案管理工作中，還有哪些所想，歡迎留言告訴我們。
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