會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)升級(jí)之「智能輔助」
2022/6/21 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
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什么樣的工具能稱為智能化工具？這是一個(gè)比較寬泛的問題，見仁見智，有回答說要包括人工智能、大數(shù)據(jù)應(yīng)用；也有回答說，需要具備AR增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)功能；還有回答說需要實(shí)現(xiàn)全流程的自動(dòng)化。
對(duì)于會(huì)博通來說，全流程自動(dòng)化是檔案管理系統(tǒng)智能化升級(jí)的重中之重。
會(huì)博通用將近兩年的時(shí)間，對(duì)11559個(gè)程序文件進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，實(shí)現(xiàn)了輔助文件編號(hào)編制、編號(hào)自動(dòng)查重、身份信息讀取、歸檔工作量統(tǒng)計(jì)的自動(dòng)化操作，再一次提升了檔案管理系統(tǒng)用戶的工作效率。
01輔助文件編號(hào)編制
為了更好輔助紅頭文件編制，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)為用戶提供“套紅”功能。即：用戶可直接通過系統(tǒng)發(fā)起文件審核，若審核通過，可直接利用系統(tǒng)當(dāng)中的“套紅”功能，一鍵添加紅頭模板。文件編號(hào)就包含在紅頭模板當(dāng)中，編號(hào)可自動(dòng)生成并自動(dòng)延續(xù)。用戶不用擔(dān)心漏編或誤編，造成文件混亂。
02檔號(hào)自動(dòng)查重
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了檔號(hào)自動(dòng)查重功能，在實(shí)際執(zhí)行中，只要檔案編號(hào)出現(xiàn)重復(fù)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)跳出提醒框,詢問操作者：檔案重復(fù)，是否繼續(xù)？用戶可以有效避免因粗心而造成的誤操作。
03身份證信息讀取
這一身份證讀取方式，可以讓檔案管理員告別手輸?shù)姆爆?，快速完成檔案的資料的查找，極大的提高了檔案工作的效率。
04歸檔工作量統(tǒng)計(jì)
您知道，您一年歸檔了多少份檔案嗎？在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)中，您可以隨時(shí)查看，當(dāng)下的檔案歸檔成果。統(tǒng)計(jì)維度涵蓋類型、分布、年度、報(bào)表等，豐富多元，滿足不同的業(yè)務(wù)應(yīng)用需求。
歸檔工作量統(tǒng)計(jì)功能，內(nèi)置于會(huì)博通管理系統(tǒng)軟件當(dāng)中，您在使用系統(tǒng)的過程當(dāng)中，只需做好檔案的分類和存儲(chǔ)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)各類數(shù)據(jù)，幫助您全方位掌控檔案數(shù)據(jù)量，有效量化檔案管理工作。
自動(dòng)化操作更省心！會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)以輔助文件編號(hào)編制、檔號(hào)自動(dòng)查重、身份證信息讀取、歸檔工作量統(tǒng)計(jì)4個(gè)維度幫助用戶們提升檔案工作效率。目前，全流程自動(dòng)化在檔案管理系統(tǒng)已融入各企事業(yè)單位檔案管理流程應(yīng)用，成為高效檔案工作重要功能加持。
對(duì)于會(huì)博通來說，全流程自動(dòng)化是檔案管理系統(tǒng)智能化升級(jí)的重中之重。
會(huì)博通用將近兩年的時(shí)間，對(duì)11559個(gè)程序文件進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，實(shí)現(xiàn)了輔助文件編號(hào)編制、編號(hào)自動(dòng)查重、身份信息讀取、歸檔工作量統(tǒng)計(jì)的自動(dòng)化操作，再一次提升了檔案管理系統(tǒng)用戶的工作效率。
01輔助文件編號(hào)編制
您有沒有注意，政府企業(yè)文書下發(fā)的紅頭文件，都會(huì)帶有一個(gè)編號(hào)。這個(gè)編號(hào)是為規(guī)范規(guī)章、法定制定程度而設(shè)的。國務(wù)院就曾頒布《規(guī)章制定程序條例》，許多部門也制定了本部門的規(guī)章制定辦法。
為了更好輔助紅頭文件編制，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)為用戶提供“套紅”功能。即：用戶可直接通過系統(tǒng)發(fā)起文件審核，若審核通過，可直接利用系統(tǒng)當(dāng)中的“套紅”功能，一鍵添加紅頭模板。文件編號(hào)就包含在紅頭模板當(dāng)中，編號(hào)可自動(dòng)生成并自動(dòng)延續(xù)。用戶不用擔(dān)心漏編或誤編，造成文件混亂。
02檔號(hào)自動(dòng)查重
所謂檔號(hào)，指的是檔案的一個(gè)編號(hào)，包括全宗號(hào)、類別號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、頁號(hào)等。通常來說檔案號(hào)具有唯一性，科學(xué)編制檔號(hào)，有利于檔案的管理和利用。
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了檔號(hào)自動(dòng)查重功能，在實(shí)際執(zhí)行中，只要檔案編號(hào)出現(xiàn)重復(fù)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)跳出提醒框,詢問操作者：檔案重復(fù)，是否繼續(xù)？用戶可以有效避免因粗心而造成的誤操作。
03身份證信息讀取
與公交卡、公司門卡類似，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，在聯(lián)通身份證閱讀器后，可自動(dòng)將用戶身份證號(hào)讀取到系統(tǒng)當(dāng)中，從而輔助完成線下實(shí)體檔案的快速申請(qǐng)、借閱。
這一身份證讀取方式，可以讓檔案管理員告別手輸?shù)姆爆?，快速完成檔案的資料的查找，極大的提高了檔案工作的效率。
04歸檔工作量統(tǒng)計(jì)
您知道，您一年歸檔了多少份檔案嗎？在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)中，您可以隨時(shí)查看，當(dāng)下的檔案歸檔成果。統(tǒng)計(jì)維度涵蓋類型、分布、年度、報(bào)表等，豐富多元，滿足不同的業(yè)務(wù)應(yīng)用需求。
歸檔工作量統(tǒng)計(jì)功能，內(nèi)置于會(huì)博通管理系統(tǒng)軟件當(dāng)中，您在使用系統(tǒng)的過程當(dāng)中，只需做好檔案的分類和存儲(chǔ)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)各類數(shù)據(jù)，幫助您全方位掌控檔案數(shù)據(jù)量，有效量化檔案管理工作。
自動(dòng)化操作更省心！會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)以輔助文件編號(hào)編制、檔號(hào)自動(dòng)查重、身份證信息讀取、歸檔工作量統(tǒng)計(jì)4個(gè)維度幫助用戶們提升檔案工作效率。目前，全流程自動(dòng)化在檔案管理系統(tǒng)已融入各企事業(yè)單位檔案管理流程應(yīng)用，成為高效檔案工作重要功能加持。
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