檔案管理的未來之路：從紙質堆疊到數(shù)字化賦能

堆積如山的紙質檔案，曾是企業(yè)與機構日常運營中難以言說的沉重，而一場深刻的數(shù)字化變革正悄然重塑著檔案管理的未來。

走進任何一家企業(yè)的檔案室，你或許曾見過這樣的景象：發(fā)黃的紙質文件堆滿貨架，重要合同淹沒在文件海洋中，跨部門調(diào)閱需要“人肉搜索”。

在數(shù)字化浪潮席卷各行各業(yè)的今天，檔案管理卻仍是90%企業(yè)尚未完全攻克的堡壘。但變化正在發(fā)生——從書本式條目管理到電子化條目管理，再到條目數(shù)據(jù)庫與數(shù)字化文件的全面整合，檔案管理正在經(jīng)歷一場深刻的數(shù)字化轉型。

01 檔案管理演變：從紙質堆疊到數(shù)字智能

檔案管理的發(fā)展歷程，折射出人類信息管理方式的演進。回望過去，檔案管理經(jīng)歷了從手工管理到信息化管理的轉變，正邁向數(shù)據(jù)智能的新階段。

最初的檔案管理完全依賴手工操作，檔案員像是“圖書管理員”，每天處理堆積如山的文件。查找一份檔案往往需要翻閱大量的目錄索引，效率低下且容易出錯。

隨著計算機技術的普及，檔案管理進入了電子化條目管理階段。檔案信息被錄入計算機，實現(xiàn)了關鍵詞檢索和快速查詢，大大提高了檢索效率。

然而，這僅僅是數(shù)字化的初級階段。當今，檔案管理已進入條目數(shù)據(jù)庫與數(shù)字化文件全面管理的新時期。實體檔案與數(shù)字檔案共存，互相關聯(lián)，形成統(tǒng)一的整體。

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)支持紙質檔案、實物檔案與數(shù)字化檔案的同步管理，實現(xiàn)了全宗卷、編研素材、參考資料的有效關聯(lián)。

02 雙軌到單軌：檔案管理的制度變革

在檔案管理數(shù)字化轉型過程中，“雙套制”向“單套制”的轉變是核心議題。所謂“雙套制”，是指同一份文件同時保存紙質和電子兩種版本；而“單套制”則僅保存電子版本。

國家檔案局副局長付華曾指出，無論從檔案行業(yè)發(fā)展內(nèi)在需求，還是從我國經(jīng)濟社會發(fā)展進程看，“雙套制走向單套制是檔案部門不可回避的趨勢”。

這一轉變并非簡單的形式調(diào)整，而是深刻的流程再造。電子文件單套制歸檔不是簡單的取消紙質案卷，而是一種業(yè)務新生態(tài)的開始。

它需要在文檔業(yè)務原來的運作模式基礎上有策略、有計劃地推進。隨著社會數(shù)字轉型的發(fā)展，電子文件歸檔“雙套制”弊端日益凸顯，“單套制”趨勢越發(fā)明朗。

在建設項目檔案等領域，這種轉變已經(jīng)取得了實質性進展。通過案例分析，研究人員探索了建設項目檔案實現(xiàn)單套制管理的路徑與方式，總結了轉型策略和單套制檔案管理的優(yōu)勢與可行性。

03 會博通：檔案數(shù)字化管理的實踐者

作為國內(nèi)早期涉足檔案管理軟件領域的企業(yè)，會博通自1988年推出以來，一直緊跟檔案管理技術的發(fā)展步伐，走在了檔案管理技術發(fā)展的前列。

會博通的檔案數(shù)字化解決方案，不僅是技術工具，更是一場管理理念的革命。它帶來了全生命周期管理的新范式，覆蓋檔案從產(chǎn)生到銷毀的完整生命周期。

在智能采集方面，會博通推出了AI掃描機器人“龜仔”，具備自動分揀識別能力、智能糾錯功能和7×24小時不間斷工作能力。

在某制造企業(yè)，前臺小妹小李每天都要處理堆積如山的文件?？蛻艉贤?、內(nèi)部審批單、會議記錄——她總是一邊整理一邊念叨：“要是這些文件能自己長腿跑進系統(tǒng)該多好！”

直到公司引入了會博通的智能掃描機器人“龜仔”，文件掃描、上傳、歸檔全自動完成，她的工作臺前再也沒出現(xiàn)過散落的文件。

在安全管控方面，會博通配置了多重的安全控制措施，包括SSL網(wǎng)絡加密傳輸、數(shù)字證書與電子印章、USBKey登錄驗證以及機器指紋加密等安全方案，為檔案管理系統(tǒng)安全保駕護航。

04 數(shù)字賦能：檔案管理變革的價值體現(xiàn)

檔案管理數(shù)字化的價值，不僅體現(xiàn)在效率提升上，更體現(xiàn)在知識資產(chǎn)的復用和決策支持上。

日立電梯使用會博通后，產(chǎn)品檔案庫按“項目-型號-版本”樹狀存儲，借閱時關聯(lián)BOM編號，還能自動推送相關文檔，新產(chǎn)品研發(fā)周期明顯縮短。

佛山投資集團實施會博通檔案數(shù)字化方案后，不僅每年檔案管理支出直降40%，還獲評“國家級數(shù)字檔案室”。更關鍵的是，他們實現(xiàn)了電子檔案單套制管理，為全面數(shù)字化奠定了基礎。

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理這樣的特殊場景中，會博通也展現(xiàn)出了顯著價值。據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，2017年以來，光是福建省三明市，借助信息化檔案管理軟件，就解決了山林、土地、合同、選舉等糾紛共320起。

檔案管理數(shù)字化為矛盾糾紛解決提供了有力證據(jù)支持。

05 未來展望：AI重塑檔案管理新形態(tài)

隨著人工智能、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術的不斷發(fā)展，檔案管理也將迎來更智能化的未來。

會博通最新推出的會博通數(shù)字化工作站（掃描機器人“龜仔”），已經(jīng)展示了AI技術在檔案管理中的應用前景。它不僅能夠自動完成掃描、分類、OCR、元數(shù)據(jù)標引的全自動化，還采用文檔哈希值存證，確保檔案具有司法級可信度。

未來，AI技術將進一步改變檔案的利用方式。會博通系統(tǒng)已能構建關聯(lián)文檔，把操作者、項目文檔、客戶合同關聯(lián)起來。

例如，在投標時系統(tǒng)能自動關聯(lián)歷史案例，為決策提供支持，讓檔案從“被管理的對象”轉變?yōu)?ldquo;主動服務資源”。

檔案管理正朝著數(shù)據(jù)資產(chǎn)化和決策智能化發(fā)展。未來的檔案管理系統(tǒng)，將不再是簡單的信息存儲庫，而是組織知識的核心載體和決策支持系統(tǒng)。

曾經(jīng)，南京天加環(huán)境科技的銷售們?yōu)榱艘环莺贤诟鞑块T跑斷腿，調(diào)取一份歷史合同平均得耗上2小時；而現(xiàn)在，他們打開會博通系統(tǒng)輸入關鍵詞，相關文檔立刻就能調(diào)取出來。

在海南的科瀾科技，檔案借還登記時間從過去的“等半天”變成了“幾分鐘搞定”——用他們的話說，“就像從綠皮火車直接換乘了高鐵”。

檔案管理的未來，屬于那些能把“沉默”的紙張轉化為“流動”數(shù)據(jù)的企業(yè)。會博通等系統(tǒng)正成為企業(yè)知識資產(chǎn)的“中樞神經(jīng)”，而最終目標，是讓每一份檔案從“歷史的塵埃”變成“決策的燃料”。