知識(shí)學(xué)院
檔案智能進(jìn)化：用會(huì)博通檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)DA/T13-2022國(guó)標(biāo)檔號(hào)與自動(dòng)歸檔
某市檔案館2023年清點(diǎn)發(fā)現(xiàn)：采用舊檔號(hào)規(guī)則的檔案定位錯(cuò)誤率高達(dá)18.7%，而符合DA/T13-2022標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案，調(diào)用準(zhǔn)確率達(dá)99.3%。
—— 檔號(hào)是檔案的基因，國(guó)標(biāo)是基因的密碼！
一、DA/T13-2022檔號(hào)新規(guī)核心解析
檔號(hào)雙結(jié)構(gòu)（按整理方式分化）
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整理方式 |
檔號(hào)結(jié)構(gòu) |
適用場(chǎng)景 |
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按卷整理 |
全宗號(hào)-類別號(hào)-案卷號(hào)/冊(cè)號(hào)-件號(hào)/頁(yè)號(hào) |
工程檔案/會(huì)計(jì)憑證 |
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按件整理 |
全宗號(hào)-類別號(hào)-件號(hào) |
文書(shū)檔案/人事檔案 |
類別號(hào)的復(fù)合結(jié)構(gòu)（國(guó)標(biāo)最大變革）
類別號(hào) = 檔案門(mén)類代碼·[二級(jí)類目]·[三級(jí)類目]·年度·保管期限·[機(jī)構(gòu)/問(wèn)題]
連接符規(guī)范：
同級(jí)元素用間隔號(hào) ·（示例：WS·DQ 文書(shū)檔案-黨群類）
層級(jí)間用短橫 -（示例：全宗號(hào)與類別號(hào)間 A001-WS·2023）
必選元素：
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元素 |
按卷整理 |
按件整理 |
代碼示例 |
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檔案門(mén)類代碼 |
必選 |
必選 |
WS（文書(shū)） |
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年度 |
可選 |
必選 |
2023 |
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保管期限 |
可選 |
必選 |
Y（永久） |
二、國(guó)標(biāo)檔號(hào)在會(huì)博通的落地路徑
場(chǎng)景1：基建工程檔案（按卷整理）
檔號(hào)示例：
A002-KJ·JJ·2023·D30-005-021
結(jié)構(gòu)拆解：
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代碼段 |
含義 |
會(huì)博通實(shí)現(xiàn)方式 |
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A002 |
全宗號(hào)（某建設(shè)集團(tuán)） |
系統(tǒng)預(yù)設(shè)庫(kù)綁定 |
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KJ·JJ·2023·D30 |
類別號(hào)（科技檔案-基建類-2023年-定期30年） |
下拉菜單勾選自動(dòng)拼接 |
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005 |
案卷號(hào)（第5號(hào)卷） |
自動(dòng)生成連續(xù)號(hào) |
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021 |
頁(yè)號(hào)（卷內(nèi)第21頁(yè)） |
掃描時(shí)自動(dòng)分頁(yè)賦值 |
場(chǎng)景2：行政收文（按件整理）
檔號(hào)示例：
B015-WS·BG·2024-Y-0007
必填項(xiàng)強(qiáng)制校驗(yàn)：年度/保管期限未填寫(xiě)時(shí)禁止提交
三、自動(dòng)歸檔的國(guó)標(biāo)協(xié)同實(shí)踐
規(guī)則引擎三階進(jìn)化
會(huì)博通核心功能矩陣
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國(guó)標(biāo)要求 |
會(huì)博通解決方案 |
用戶價(jià)值 |
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檔號(hào)元素完整性（DA/T13 5.3） |
缺失元素按規(guī)則自動(dòng)添加或報(bào)警 |
避免無(wú)效檔號(hào) |
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檔號(hào)唯一性（DA/T13 4.4） |
件號(hào)/案卷號(hào)自動(dòng)查重 |
消除“幽靈檔案” |
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關(guān)聯(lián)關(guān)系維護(hù)（DA/T22 9.2） |
提供文檔關(guān)聯(lián)功能 |
保障檔案完整性 |
四、歷史檔案搶救的國(guó)標(biāo)化轉(zhuǎn)換
某檔案室1980-2000年檔案轉(zhuǎn)換方案：
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檔案類型 |
轉(zhuǎn)換策略 |
檔號(hào)示例 |
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混合卷工程圖 |
拆卷按件整理 |
GL05-KJ·GC·2000-D30-0105 |
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破損會(huì)計(jì)憑證 |
保持原卷+補(bǔ)充電子封面 |
C009-KU·2023·D10-003-封面 |
五、為什么國(guó)標(biāo)是數(shù)字時(shí)代的檔案基石？
會(huì)博通用戶實(shí)證：
合規(guī)率提升：某檔案室采用國(guó)標(biāo)檔號(hào)后，調(diào)檔準(zhǔn)確率明顯提升
利用效率：檔案平均調(diào)取時(shí)間從53分鐘降至1.2分鐘
歷史拯救：完成17萬(wàn)卷歷史檔案的國(guó)標(biāo)化轉(zhuǎn)換
檔案工作的本質(zhì)：
用今日之規(guī)則，守護(hù)昨日之記憶，服務(wù)明日之求證
六、致檔案人：成為歷史的轉(zhuǎn)譯者
當(dāng)你在會(huì)博通檔案系統(tǒng)：
為1985年老檔案打上 WS·DQ·1985-Y 的國(guó)標(biāo)檔號(hào)
看著系統(tǒng)自動(dòng)攔截缺失“保管期限”的歸檔文件
生成符合DA/T13的工程檔案卷號(hào) KJ·GC·2023-D30-018
—— 你正在用數(shù)字技術(shù)兌現(xiàn)對(duì)歷史的承諾
本文依據(jù)規(guī)范：
《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13—2022）
《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（檔發(fā)〔2017〕8號(hào)）
