廣東水科院智慧檔案管理破局：全棧信創(chuàng)賦能，打造檔案管理新標桿

摘要：

廣東省水利水電科學研究院（簡稱“廣東省水科院”），作為華南水利科研核心機構，直面海量科研檔案管理挑戰(zhàn)，率先部署會博通檔案管理系統(tǒng)信創(chuàng)版。通過操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件等全面國產化替代，構建自主可控的安全底座；以全流程標準化功能深度滿足《數(shù)字檔案室建設要求》及《GB/T39784-2021》國標；實現(xiàn)與OA系統(tǒng)無縫集成；并創(chuàng)新融合庫房智能十防與RFID極速盤點技術。該實踐不僅大幅提升檔案管理效率與安全性，節(jié)省90%的盤點時間，更為科研機構及大型企事業(yè)單位提供了可復制的智慧檔案管理新范式，顯著釋放數(shù)據(jù)資產價值。

關鍵詞：智慧檔案管理、信創(chuàng)替代、數(shù)字檔案室、GB/T39784、檔案安全、RFID盤點、庫房十防、OA集成、科研檔案、會博通

客戶簡介

       廣東省水利水電科學研究院（廣東省水科院）是華南地區(qū)規(guī)模最大、綜合實力最強的省級水利水電科研機構。建院六十余載，承擔著重大水利工程關鍵技術攻關、水資源規(guī)劃與管理、水生態(tài)保護等核心科研任務，積淀了海量且價值極高的科研、工程、水文監(jiān)測等檔案資料。這些檔案不僅是水利事業(yè)發(fā)展的歷史見證，更是未來科研創(chuàng)新與工程決策的寶貴基石。面對傳統(tǒng)檔案管理在效率、安全、利用深度上的瓶頸，以及國家對關鍵信息基礎設施安全可控的迫切要求，廣東省水科院亟需一場安全、高效、智能化的檔案管理變革。

一、破局之道：會博通檔案管理系統(tǒng)信創(chuàng)版的全面應用

廣東省水科院的檔案管理升級并非簡單的工具替換，而是一場覆蓋技術底座、業(yè)務流程、安全保障與利用模式的系統(tǒng)性重構。其核心依托，正是會博通檔案管理系統(tǒng)信創(chuàng)版。讓我們深入剖析其應用實踐，探尋其帶來的變革價值：

1、根基筑牢：全面信創(chuàng)，安全自主可控

國產化全棧替代：系統(tǒng)從底層操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫到中間件，均采用通過嚴格適配驗證的國產信創(chuàng)產品。這不僅徹底規(guī)避了核心技術“卡脖子”風險，更滿足了國家對重要行業(yè)信息系統(tǒng)安全可控的硬性要求，為海量涉密及敏感科研檔案構筑了堅實的安全根基。

專業(yè)級安全加固：部署架構設計遵循最高安全標準：

雙機熱備+異地容災：核心服務器采用雙機熱備配置，確保業(yè)務連續(xù)性；同時建立異地容災備份中心，定期進行關鍵數(shù)據(jù)的離線備份與災備演練，為數(shù)據(jù)安全加上“雙保險”。

集中存儲與訪問控制：電子檔案數(shù)據(jù)集中存儲于數(shù)據(jù)中心的存儲服務器，結合高強度訪問控制，確保數(shù)據(jù)在靜態(tài)和傳輸狀態(tài)下的機密性、完整性。

完備的審計追蹤：系統(tǒng)操作日志、訪問日志、安全事件日志全量記錄、集中管理、不可篡改，滿足等保三級及行業(yè)審計要求，實現(xiàn)安全事件可追溯、可定責。

2、功能對標：國標引領，覆蓋檔案全生命周期

系統(tǒng)嚴格對標《數(shù)字檔案室建設要求》及《GB/T39784-2021 電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》，功能設計科學、完備：

智能“收”：

支持在線接收OA文件、離線批量導入數(shù)據(jù)包（如工程圖紙掃描件、監(jiān)測數(shù)據(jù)文件），內置格式合規(guī)性、病毒、完整性三重接收檢測，確保入口質量。傳統(tǒng)載體檔案（如老圖紙、報告）可快速掃描，OCR識別全文信息并精準掛接。

高效“整”：

提供直觀界面進行分類、保管期限劃定、智能組件、自動生成符合水利行業(yè)標準的檔號與編目。強大的元數(shù)據(jù)管理能力支持建立復雜的檔案關聯(lián)關系（如某課題的所有申報書、實驗記錄、報告、成果）。一鍵導出標準格式移交目錄或統(tǒng)計表格，告別手工整理的低效易錯。

安心“存”：

核心功能確保檔案長期可用：

格式護航：可將接收的多樣格式文件轉換為PDF/A等長期保存格式，解決因軟件淘汰導致文件無法打開的隱患。

備份無憂：實施 “3-2-1”備份策略（3份副本、2種介質、1份異地），結合定時備份與增量備份，并通過備份校驗機制確保恢復可靠性。建立嚴格的鑒定、銷毀、移交流程，管理歷史檔案直至生命終點。

介質管理：清晰記錄離線存儲介質（光盤、磁帶）的位置、狀態(tài)、壽命，到期自動預警。

精準“用”：

多維檢索：支持全文檢索、組合條件檢索（按全宗、項目、時間、關鍵詞等），秒級定位目標檔案。

在線瀏覽：無需下載專用軟件，直接在網(wǎng)頁中高清瀏覽、縮放、批注多種格式文件（CAD圖紙、Office文檔、圖片、PDF等）。

流程化借閱：在線提交申請，審批、授權、歸還、催還全程電子化，利用行為全程留痕。

知識增值：支持專題匯編、在線編研，設置檔案開放利用策略，收集利用反饋，變被動管理為主動服務。

科學“統(tǒng)”：

可按需定制統(tǒng)計規(guī)則（全宗、分類、年度、利用頻次、格式分布等），結果以可視化圖表呈現(xiàn)，支持導出打印或生成標準數(shù)據(jù)文件（Excel）。自定義報表功能讓業(yè)務部門輕松獲取所需管理洞察（如某類項目檔案利用率、庫房飽和度）。

精細“管”：

強大的后臺支撐全局：

權限矩陣：基于角色/用戶/部門以及密級的精細化權限控制，可精確到文件級。

流程引擎：靈活配置歸檔、借閱、鑒定等審批流程。

全面審計：詳盡的操作日志、訪問日志，保障系統(tǒng)透明運行。

多全宗適配：完美支持院內不同機構的獨立全宗管理需求。

庫房聯(lián)動：管理實體檔案的精確存放位置，為智能庫房打下基礎。 

3、互聯(lián)互通：打破信息孤島，提升辦公效率

單點登錄（SSO）：員工使用OA賬號即可無縫登錄檔案系統(tǒng)，消除重復登錄煩惱。

統(tǒng)一檢索入口：在OA界面即可發(fā)起對檔案系統(tǒng)的檢索，查找相關資料如同搜索OA郵件般便捷。

流程貫通：OA中發(fā)起的公文處理流程結束后，相關文件可自動觸發(fā)歸檔流程進入檔案系統(tǒng)，確保重要文件應收盡收。檔案借閱申請也可由OA流程發(fā)起并流轉審批。

4、實體守護：智能庫房“十防”全覆蓋

針對珍貴實體檔案，建設了領先的智能庫房管理系統(tǒng)：

“十防”監(jiān)測網(wǎng)絡：集成部署各類傳感器，實時監(jiān)測庫房內的溫濕度、漏水、煙感、門禁、紅外入侵、有害氣體（如二氧化碳、臭氧）、光照、灰塵、蟲害（智能驅蟲裝置） 等“十防”要素。

智能聯(lián)動控制：監(jiān)測數(shù)據(jù)異常（如溫濕度超標）時，系統(tǒng)自動啟動恒溫恒濕空調、除濕機、空氣凈化設備等進行調節(jié)，并同步通過聲光、短信、平臺彈窗等多級方式報警，確保隱患第一時間處理。

環(huán)境可視化：庫房環(huán)境狀態(tài)通過管理平臺一圖總覽，歷史數(shù)據(jù)可查可分析，為檔案保護策略優(yōu)化提供依據(jù)。

5、盤點智能化：RFID賦能，效率躍升

電子標簽身份：為每一卷/件實體檔案粘貼RFID電子標簽，賦予其唯一數(shù)字身份。

秒級盤點：工作人員持手持式RFID讀寫器進入庫房，無需拆卷、無需視線對準，邊走邊讀，短短15分鐘內即可完成以往需數(shù)人耗時數(shù)天的傳統(tǒng)人工盤點。

精準定位與報告：系統(tǒng)實時顯示盤點進度，盤點結束即刻生成包含在庫、缺失等詳細信息的統(tǒng)計報告，盤點準確率接近100%。

二、價值呈現(xiàn)：看得見的效益

廣東省水科院的智慧檔案實踐，已結出豐碩果實：

安全屏障堅不可摧：全棧信創(chuàng)構筑自主可控基座，專業(yè)級安全部署為敏感數(shù)據(jù)加上多重保險，滿足最高合規(guī)要求。

管理效率飛躍提升：全流程電子化、標準化操作（特別是RFID盤點），釋放大量人力；OA集成消除信息壁壘，員工查找利用檔案時間縮短70%以上。

檔案利用煥發(fā)新生：強大的檢索、在線瀏覽、知識管理功能，讓沉睡檔案變?yōu)?ldquo;活資源”，有力支撐科研創(chuàng)新、項目審計和歷史研究。

實體檔案長治久安：智能十防系統(tǒng)實現(xiàn)7x24小時無人值守精準防護，大幅降低實體檔案損毀風險，延長其保存壽命。

管理決策有據(jù)可依：精準的統(tǒng)計數(shù)據(jù)為檔案資源配置、庫房規(guī)劃、服務優(yōu)化提供科學依據(jù)。

啟示：智慧檔案管理的未來之路

廣東省水科院的成功實踐，為面臨類似挑戰(zhàn)的科研院所、設計單位、大型企事業(yè)單位提供了極具價值的參考：

信創(chuàng)是必由之路：在國家安全戰(zhàn)略背景下，關鍵業(yè)務的檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)全棧信創(chuàng)替代已非選擇題，而是關乎生存發(fā)展的必答題。早布局，早主動。

標準是建設之基：嚴格遵循國家及行業(yè)標準（特別是GB/T39784-2021）是系統(tǒng)功能完備性、流程合規(guī)性的根本保障，避免走彎路。

融合是效率之源：檔案系統(tǒng)與核心業(yè)務系統(tǒng)（如OA、項目管理）的深度集成，能打通信息流，最大化提升整體運營效率，消除“兩張皮”。

實體與數(shù)字并重：在推進電子檔案管理的同時，實體檔案的智能化、精細化、高安全防護（智能十防）同樣不可或缺，雙軌并行方能確保歷史資產完整傳承。

技術創(chuàng)新提效能：RFID等物聯(lián)網(wǎng)技術的應用，在盤點、定位等場景能帶來顛覆性的效率提升，值得在檔案體量大的單位重點投入。

總結

       廣東省水科院與會博通檔案管理系統(tǒng)信創(chuàng)版的攜手，不僅成功化解了自身海量綜合檔案的管理困境，更樹立了水利行業(yè)乃至更廣泛領域智慧檔案管理的標桿。

       它以安全可控的信創(chuàng)基座、對標國標的強大功能、無縫集成的協(xié)同生態(tài)、智能十防的實體守護、RFID賦能的效率革命，生動詮釋了新一代檔案管理系統(tǒng)的核心價值。

       對于任何致力于提升知識資產管理水平、保障信息資產安全、釋放數(shù)據(jù)核心價值、邁向高質量發(fā)展的組織而言，這無疑是一條值得借鑒與探索的智慧之路。智慧檔案管理，已成為驅動組織數(shù)字化轉型與核心競爭力的新引擎。