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醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)：某人民醫(yī)院檔案管理制度
市面上醫(yī)院不僅針對(duì)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)會(huì)用心的選購(gòu)，針對(duì)好的醫(yī)院檔案管理制度也會(huì)深入了解與收集參照，今天就來(lái)盤(pán)點(diǎn)一點(diǎn)某人民醫(yī)院檔案管理制度。
檔案管理制度
1、醫(yī)院的檔案工作需與本部門(mén)的各項(xiàng)工作緊密結(jié)合,實(shí)行“四同步”管理,即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。
2、認(rèn)真執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)，健全完善的檔案管理制度。統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按規(guī)定及時(shí)向檔案室移交檔案。
3、院內(nèi)各部門(mén)要按照歸檔范圍要求，將上年形成的各資料，在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應(yīng)于六月底前完成立卷、歸檔工作。
4、每年形成的會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊(cè),并按規(guī)定要求編造清冊(cè)按時(shí)移交綜合檔案室保。基建檔案在每一項(xiàng)目竣工后2個(gè)月內(nèi),負(fù)責(zé)基建人員應(yīng)及時(shí)向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時(shí)上交一套給綜合檔案室。
5、設(shè)備檔案應(yīng)由綜合檔案室統(tǒng)一管理,確因工作需要的,設(shè)備科可采取借用形式保管使用,新設(shè)備開(kāi)箱前,應(yīng)有檔案人員在場(chǎng)清點(diǎn)全部機(jī)器資料,辦好歸檔手續(xù)。
6、科研檔案在項(xiàng)目完成后,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)收集整理后交綜合檔案室。
7、綜合檔案室要維護(hù)檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。
檔案保密制度
1、需要求嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)國(guó)保守國(guó)家秘密法》與有關(guān)保密制度，應(yīng)向查檔人中進(jìn)行保密宣傳。
2、嚴(yán)格遵守查閱檔案的制度。對(duì)有密級(jí)的檔案材料更應(yīng)嚴(yán)格查閱手續(xù),必要時(shí)使用閱檔案保密夾。
3、經(jīng)鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的檔案，需造冊(cè)登記，按有相關(guān)的規(guī)定手續(xù)辦理，避免失密。
4、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案除直接責(zé)任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經(jīng)責(zé)任人同意,并由檔案人員陪同查閱。檔案材料需要復(fù)制時(shí)，須領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自轉(zhuǎn)借及復(fù)制。
檔案修改補(bǔ)充制度
1、歸檔案后的文件材料發(fā)現(xiàn)重要的原始材料遺漏歸檔,或發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤,表達(dá)不確切,應(yīng)予修改補(bǔ)充。
2、文件材料修改、補(bǔ)充后在卷內(nèi)備考表中注明更改情況。
3、修改前應(yīng)填寫(xiě)更改通知單,通過(guò)會(huì)簽的方法,取得有關(guān)科室同意,分管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)
檔案保管制度
1、檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富,檔案人員必須切實(shí)保護(hù)、保管好
2、利用現(xiàn)有的設(shè)備,改善庫(kù)房保管條件,保持庫(kù)房適宜的溫濕度。
3、建立全宗卷,做好立卷說(shuō)明、分類方案、鑒定報(bào)告、交接憑證、銷毀清冊(cè)、檢查記錄、全宗介紹等工作。
4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時(shí)消除各種隱患,保護(hù)檔案的完好性.5、對(duì)已破損、霉變和褪色的檔案,及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)搶救工作,維護(hù)檔案的完整。
5、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)咬、防光、防鼠)“三無(wú)”(無(wú)丟失、無(wú)霉變、無(wú)差錯(cuò))。
6、對(duì)已破損、霉變和褪色的檔案,及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)搶救工作,維護(hù)檔案的完整。
借閱制度
1、本院保管的檔案原則上只供內(nèi)部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門(mén)意見(jiàn).經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,方可查閱。
2、建立借閱檔案登記制度,嚴(yán)格填寫(xiě)登記簿。歸還的檔案,進(jìn)行復(fù)查其完整度,辦理注銷手續(xù)。
3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、一般情況下查閱檔案,應(yīng)在閱文室或指定地點(diǎn)。欲外借者,需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),借期不得超過(guò)一周(設(shè)備資料除外),特殊情況需辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)超期不還者,除及時(shí)催收外,對(duì)其進(jìn)行批評(píng)教育。
5、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉(zhuǎn)借。不得短少和丟失,違者必究。
檔案的鑒定制度
1、成立醫(yī)院檔案鑒定小組,負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院各類檔案的鑒定工作,判定檔案的價(jià)值,調(diào)整檔案密級(jí),決定檔案存毀
2、做好平時(shí)鑒定、到期鑒定工作,銷毀鑒定后需銷毀的檔案
3、對(duì)鑒定需銷毀的檔案,編制鑒定清冊(cè),經(jīng)批準(zhǔn)后,指派專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽名
4、做好檔案鑒定情況的統(tǒng)計(jì),包括保存、剔出、銷毀數(shù)
檔案利用制度
1、主動(dòng)提供檔案信息,對(duì)檔案的利用情況和效果反饋進(jìn)行認(rèn)真登記。
2、檔案人員要有責(zé)任心,熟悉業(yè)務(wù)、熟悉室藏。
3、利用者按規(guī)定辦理利用手續(xù)。
4、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、千部任免、離退休等索。
財(cái)務(wù)檔案管理制度
1、會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證,會(huì)計(jì)賬薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料。
2、每年形成的會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊(cè),每年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由財(cái)務(wù)科保管一年，期滿后，由財(cái)務(wù)科編造清冊(cè)移交檔案部門(mén)保管，檔案部門(mén)保管的會(huì)計(jì)檔案，不得任意拆封，如要拆封須會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)一起拆封，重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下，財(cái)務(wù)科要加強(qiáng)管理,要有專柜存放，不得隨意堆放,造成毀損散失。
3、保存期限按財(cái)政部,國(guó)家檔案局(84)第85號(hào)關(guān)于制發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的通知執(zhí)行
4、會(huì)計(jì)檔案資料是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù),必須專人負(fù)責(zé)保管
5、建立會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿,詳細(xì)記錄查閱會(huì)計(jì)檔案的時(shí)間、內(nèi)容、單位和人員姓名、通信號(hào)碼、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)等內(nèi)容,會(huì)計(jì)檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)
6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細(xì)分類、分戶或登記簿,會(huì)計(jì)清冊(cè)保存
7、月報(bào)、季報(bào)保存期為五年。
8、涉及外事的會(huì)計(jì)憑證、預(yù)算、決算工資冊(cè)保存期限為永久。
科研課題鑒定、工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱制度
1、本院召開(kāi)科研課題鑒定會(huì)、工程竣工驗(yàn)收會(huì)以及設(shè)備儀器開(kāi)箱,經(jīng)辦人必須通知綜合檔案室,2、本院工程項(xiàng)目(十萬(wàn)元以上)的全部材料在竣工驗(yàn)收后歸檔。
2、資料收集產(chǎn)全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。
3、科研課題、專題調(diào)查項(xiàng)目待調(diào)查、研究結(jié)束或告一段落時(shí)做出總結(jié)和成果鑒定后歸檔。
4、儀器、設(shè)備(萬(wàn)元以上)文件資料,在安裝驗(yàn)收后合格,正常運(yùn)行后即歸檔.
檔案庫(kù)房管理制度
1、進(jìn)入庫(kù)房的檔案應(yīng)放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理,在適當(dāng)時(shí)候進(jìn)行自然通風(fēng)。
2、檔案庫(kù)房為保存本單位全部檔案的場(chǎng)所,全宗內(nèi)的檔案按永久、長(zhǎng)期、短期安放、排列。
3、庫(kù)房?jī)?nèi)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,非檔案人員末經(jīng)允許,不得入內(nèi),與檔案無(wú)關(guān)的物品不得存放庫(kù)房?jī)?nèi)。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)的檔案,不得任意銷毀。
4、檔案架內(nèi)放置樟腦丸,室內(nèi)存放滅火器及溫度計(jì),對(duì)的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內(nèi)做到防火、防蟲(chóng)、防潮等六防措施。
照片與聲像檔案管理制度
1、本院科室、個(gè)人在工作活動(dòng)中形成的照片、聲像等具有保存價(jià)值的,均應(yīng)及時(shí)交院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門(mén)與個(gè)人不得占為已有。
2、向綜合檔案室移交的聲像檔案應(yīng)是原片,并貼有文字說(shuō)明。
3、向綜合檔案室移交的照片檔案應(yīng)包括照片、底片和文字說(shuō)明,照片與影像相符。
4、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時(shí),交接雙方根據(jù)目錄清點(diǎn)核對(duì),并履行簽字手續(xù)。
5、存放照片與聲像檔案的庫(kù)房應(yīng)采取防止高溫、高濕和強(qiáng)化的措施,應(yīng)定期檢查,以防損壞。
科室預(yù)立卷制度
1、各業(yè)務(wù)科室在開(kāi)展疾病防治、教學(xué)、健康教育、科研培訓(xùn)及其它業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的材料,由各科室兼職檔案員進(jìn)行預(yù)立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。
2、院的發(fā)文及上級(jí)來(lái)文由文書(shū)收發(fā)人員做好平時(shí)的分發(fā)工作。辦理完畢及時(shí)歸檔,并按要求,做好檔案的預(yù)立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。
統(tǒng)計(jì)制度
1、做好檔案的接收、移交登記工作
2、做好檔案的利用情況統(tǒng)計(jì),包括利用人次、利用效果的登記工作
3、準(zhǔn)確及時(shí)填報(bào)檔案工作情況報(bào)表
4、做好檔案的鑒定情況統(tǒng)計(jì),包括保存、剔出、銷毀數(shù)
總結(jié)：以上就是某人民醫(yī)院檔案管理制度，希望對(duì)大家有所幫助，另外推薦會(huì)博通醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，這是一個(gè)符合國(guó)家檔案管理要求，符合當(dāng)下醫(yī)院專用的檔案管理工具，三十多年的沉淀，三十多年的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，三十多年的總結(jié)優(yōu)化，系統(tǒng)成熟，是眾多醫(yī)院檔案管理首選的系統(tǒng)。
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