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上海智慧檔案展觀察:AI檔案機器人如何重塑檔案數(shù)字化流程?

2025/7/4 17:07:03       來源:知識學院        作者:小博       瀏覽量:  1329

第四屆上海智慧檔案展覽會近日落幕,這場盛會吸引了87家參展企業(yè),線上線下觀眾超過1.87萬人次。在展區(qū)現(xiàn)場,雙驅(qū)動AI檔案編研系統(tǒng)、智能檔案交接機器人、智慧庫房可視化系統(tǒng)等創(chuàng)新產(chǎn)品成為焦點。

這些技術正在解決檔案行業(yè)長期存在的痛點:歷史檔案搶救效率低下、數(shù)字化成本高昂、人工操作誤差率高等問題。

 

一、檔案數(shù)字化的世紀難題

檔案工作者面臨著雙重挑戰(zhàn):一方面,大量歷史檔案亟待搶救,時間在酸性紙張的腐蝕中流逝;另一方面,現(xiàn)行文件的數(shù)字化需求呈爆發(fā)式增長。

傳統(tǒng)檔案數(shù)字化流程存在明顯瓶頸。人工掃描錄入速度慢,平均每人每天僅能處理數(shù)百頁;復雜檔案識別錯誤率高,需要反復校對;特殊載體檔案如照片、膠片難以高質(zhì)量轉(zhuǎn)化。

上海市檔案局科技信息化處處長康勇坦言:“檔案的編目、鑒定,原先我們花了很大的人力去做,效率不高,效果也不理想。”

2025年智慧檔案展上呈現(xiàn)的AI機器人技術,為這些難題提供了全新解決方案。智能機器人可實現(xiàn)7×24小時無人化運作,自行布置多個檔案錄入段,在多個地點同時進行數(shù)字化處理。

二、會博通的“數(shù)字魔法師”

在眾多創(chuàng)新技術中,會博通推出的掃描機器人“龜仔”也是一款備受關注的產(chǎn)品。

“龜仔”是會博通推出的智能掃描機器人產(chǎn)品,其功能設計聚焦于解決文檔數(shù)字化過程中的核心痛點,通過軟硬件一體化方案實現(xiàn)高效、低門檻的檔案采集。

呼市文旅廣電局的實踐驗證了這一技術的效能。在使用會博通系統(tǒng)后,該局的歷史檔案數(shù)字化率、檔案利用率都得以提升,游客投訴處理時間縮短。

三、全流程重塑:從采集到智慧管理

AI機器人的價值不僅限于數(shù)字化采集環(huán)節(jié),更在于重塑了整個檔案管理流程。

會博通的解決方案覆蓋了檔案全生命周期管理。從多渠道采集(手工錄入、批量導入、接口接收)、規(guī)范化整理(歸檔鑒定、自動歸檔、歸檔編輯)到分類存儲(文件庫、檔案庫、資料庫)和權(quán)限化利用。

安全是數(shù)字化過程中的關鍵考量。會博通系統(tǒng)采用軍工級技術,獲得等保三級認證。通過SSL加密傳輸、機器指紋登錄、防擴散水印等多重防護機制,確保檔案數(shù)據(jù)安全。

貴州金控集團下屬貴州省國有資本運營公司的案例表明,這種全流程管理能有效整合土地開發(fā)、金融股權(quán)等海量資產(chǎn)檔案,支撐重大民生項目投融資決策。

未來藍圖:無人庫房與千年存儲

展會上展示的智慧庫房技術描繪了檔案管理的未來圖景。運輸機器人避開障礙物將檔案送到參觀者面前,機械臂從檔案架精準存取檔案,整個庫房實現(xiàn)“無人化”運作。

電子檔案長期保存技術也取得突破性進展。“數(shù)字羅塞塔計劃”展示的電子檔案庫房,采用磁、光、電、膠等多種物理載體組合備份的方式確保數(shù)據(jù)安全。

項目負責人楊安榮透露:“最合適的儲存介質(zhì)是石英玻璃,它對環(huán)境沒有任何要求,自然環(huán)境下不需要恒溫恒濕,它依然可以保存幾千年幾萬年。”1

這些技術創(chuàng)新正推動檔案工作從“被動保存”向“主動活化”轉(zhuǎn)變。檔案不再沉睡于庫房,而是成為支持決策的知識資產(chǎn)和文化傳承的鮮活載體。

五、檔案數(shù)字化實踐

佛山投資集團引入會博通檔案管理系統(tǒng)后,年檔案管理成本直降,并獲得“國家級數(shù)字檔案室”稱號。

英德市中醫(yī)院通過會博通檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案有序化、標準化管理,為醫(yī)院數(shù)字化建設打下堅實基礎。這些組織發(fā)現(xiàn)的真相很簡單:當檔案從倉庫角落走向數(shù)字空間,歷史不再只是記憶的載體,而成為決策的基石和創(chuàng)新的源泉。

檔案數(shù)字化的真正價值,不在于紙張變?yōu)樽止?jié)的技術轉(zhuǎn)換,而在于沉睡的記憶被喚醒為活躍的智慧,為未來提供源源不斷的能量。

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