企業(yè)文檔管理系統(tǒng)借閱流程全解讀，你都get了嗎？

        文檔是企業(yè)經營、發(fā)展痕跡的重要載體，是企業(yè)實力的體現，是幫助未來提升產品與服務質量、促進創(chuàng)新的主要借鑒材料。但是，因為歷史原因，很多成果內容都以紙張為載體，借還不方便，查閱都要翻查很長時間，如果管理不善，經常會出現資質過期不得而知、查找困難、借還不知去向等尷尬情況，如何有效管理、正確維護好企業(yè)文檔，定制一套符合管理需要的借還管理與利用機制，是規(guī)范化、標準化企業(yè)文檔管理的關鍵，今天小編就為大家介紹一款知識管理系統(tǒng)的詳細借閱流程，看看五百強企業(yè)的文檔管理是怎么做的！

步驟一：

①打開綜合知識管理系統(tǒng)，通過在線搜索即可全站檢索相關資料。

②根據工作職能與授權在線搜索關鍵詞，相關資料以列表的形式在下方呈現，有閱讀權限的用戶可在線預覽每份文件的詳細內容（可加注標注用戶名、時間等內容的防擴散水印）。用戶可多次搜索，批量勾選所需文件放進類似于購物車的文件收納盒中，即可對應發(fā)起借用申請（借用申請可自定義配置表單與流程步驟，不同密級的文件亦可對應匹配不同的申請步驟）。

步驟二：

用戶提交申請后即進入借閱流程，形成借閱申請單，選擇了借用類型（電子版/紙質版/復印件）后，即可進入審批。

借用流程分為三種借用類型：

①電子檔文檔：經審批后，用戶即可根據權限，在借用申請的文件清單中在線查閱到了設置好的歸還時間，系統(tǒng)即會自動提交，并且記錄借用與歸還信息，方便匯總與統(tǒng)計。

②原件或打印件：借用人可以根據流程步驟，通過經辦人員，在線下取、閱，系統(tǒng)會在流程流轉當中，自動記錄文檔借還痕跡。

       借用流程除了實現規(guī)范化的借還手續(xù)之外，還會自動記錄借還信息，全面把控文件的出入管理，對文件的借閱痕跡和利用情況進行匯總與統(tǒng)計，可隨時追溯與管控。

        有了以上規(guī)范化、標準化的文檔借閱和歸還管理流程，借閱流程、借還信息一目了然，小編再也不用擔心文檔不知去向、管理分散等問題了。如果大家還有不理解的，歡迎在線咨詢我們的官網小美眉哦。