證照竟然可以這樣管理！后悔沒(méi)有早知道

一個(gè)規(guī)范的企業(yè)，所擁有的經(jīng)營(yíng)證照、資質(zhì)證書、資格證書、發(fā)明專利、與資質(zhì)有關(guān)的個(gè)人證件等證照成千上萬(wàn)，這些證照都是企業(yè)實(shí)力的重要體現(xiàn)。因管理不善，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)過(guò)期而不自知、查找困難、借還不知去向等尷尬情況，如何有效管理、快速維護(hù)好這些證照，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供及時(shí)高效的證照管理服務(wù)，已是擺在企業(yè)面前的一項(xiàng)非常緊迫且重要的工作。

證照方面普遍存在一些共性的問(wèn)題，例如：

如何對(duì)證照進(jìn)行分類？

如何根據(jù)使用部門的職責(zé)職能劃分證照的使用權(quán)限？

怎樣管理可以使我們能快速的查閱或存取證照，又不會(huì)造成不知去向等問(wèn)題？

怎樣的應(yīng)用方式能保障證照的使用安全？

……

其實(shí)很多企業(yè)都非常清楚以上的問(wèn)題，紛紛出臺(tái)管理制度，以求實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的證照管理：

1、  證照及資料由專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管

1）  證照保管、登記、備案。保管所有證照避免丟失或損壞，如出現(xiàn)立刻向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)，同時(shí)追責(zé)相關(guān)責(zé)任。

2）  負(fù)責(zé)各種證照的申報(bào)、登記、變更、年檢、延期、注銷等工作，規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成證照年審、變更、延期

2、  證照的使用管理

1）  借閱、借用、復(fù)印證照資料的登記，填寫《證照領(lǐng)用、歸還登記表》寫明事由及擬用證照資料名稱、歸還期限等，并經(jīng)上級(jí)同意的簽名或流程郵件，再去相關(guān)部門辦理手續(xù)。

2）  僅憑主管領(lǐng)導(dǎo)簽批《證照領(lǐng)用、歸還登記表》辦理借用、借閱、復(fù)印等業(yè)務(wù)，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。

3）  凡借閱、借用證照資料，必須在申請(qǐng)日期內(nèi)歸還，不能按時(shí)歸還的應(yīng)請(qǐng)延期，手續(xù)與上訴1相同重新申請(qǐng)。

4）  確保證照借用、歸還登記的及時(shí)性和完整性，并及時(shí)追蹤證照使用情況。

3、  不許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保

4、  電子檔件的保存和對(duì)外使用規(guī)范。

5、  因人員的調(diào)動(dòng)、離職等，必須嚴(yán)格交接轉(zhuǎn)移手續(xù)，做好相應(yīng)的交接工作和交接表格。

6、  沒(méi)有按以上的管理制度或保管不善、文件的損壞、丟失等承擔(dān)相關(guān)的責(zé)任（至于什么相關(guān)的責(zé)任小編我就不細(xì)說(shuō)了，這么傷心就不提了）

制度是有了，但怎么去實(shí)行？怎么去分類？怎么查詢？怎么保管等？

空有制度，落實(shí)不了的情況還少嗎？

來(lái)讓小編給您出幾招：

怎么實(shí)現(xiàn)適合企業(yè)的證照管理分類？

企業(yè)可以根據(jù)管理需要及實(shí)際情況，按證照的性質(zhì)、類型，或者按公司的管理部門自由定義分類。所以，每個(gè)公司都可以自已定義符合自己的證照管理分類方式，例如某集團(tuán)先按照經(jīng)營(yíng)單位（總公司、分公司和分支機(jī)構(gòu)）為大類，再按證照性質(zhì)分為基礎(chǔ)類證照、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類證照、資產(chǎn)權(quán)益類、項(xiàng)目許可類等證照分類。

可以自由分類才是王道，每個(gè)企業(yè)的證照應(yīng)用場(chǎng)景都有所區(qū)別，自由的分類才可以完全匹配到實(shí)際的管理要求。

怎么實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的證照管理？

第一，我們要定義證照的相關(guān)屬性。例如：證照編號(hào)、責(zé)任人、發(fā)證機(jī)關(guān)、狀態(tài)、有效期、存放位置等。這些都是證照的重要信息，除了可以定義信息的性質(zhì)之外，還能幫助我們更快地找到對(duì)應(yīng)內(nèi)容，也能為后續(xù)的統(tǒng)計(jì)、分析提供支撐。

另外，不同性質(zhì)的證照，其陳列和保管方式也會(huì)不一樣，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照，需要懸掛在企業(yè)辦公場(chǎng)所的顯要位置，而房產(chǎn)證等資產(chǎn)性證件則可能是存放于保險(xiǎn)柜中，通過(guò)系統(tǒng)不但可用文字標(biāo)示存放位置，也可以圖示化的方式體現(xiàn)存放地點(diǎn)。

第二，證照的分類與屬性的自定義，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)了管理不同類型、來(lái)源、性質(zhì)證照的目的，但是，證照是會(huì)日益增加的，所以，每一份證照都應(yīng)該設(shè)置多個(gè)提醒事項(xiàng)，用于證照年檢、換證、延期等工作的提醒。如下圖所示：

第三，對(duì)重要的證照文件按職責(zé)職能劃分權(quán)限，配置組織、部門、個(gè)人或者是來(lái)訪者的權(quán)限限制，這是對(duì)證照的又一重安全管理。

怎么智能管理證照可以既安全又高效？

搜索平臺(tái)快速定位企業(yè)證照

我們可以通過(guò)組合關(guān)鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，通過(guò)搜索平臺(tái)，更快更精準(zhǔn)地找到我們所需要的證照。但是，有一個(gè)需要非常注意的地方，就是要確定好權(quán)限的邊界，搜索結(jié)果必須遵循設(shè)定好的權(quán)限。

借閱與歸還的可流程化處理，準(zhǔn)確記錄證照的利用情況

各個(gè)分支機(jī)構(gòu)、下屬公司或是部門，這么多的證照使用人員，證照的在庫(kù)情況，借出了在誰(shuí)手上，借閱歸還的情況是怎樣的，如果單單依靠人工管理，時(shí)間一長(zhǎng)就不知去向了。因此，企業(yè)應(yīng)該按實(shí)際管理規(guī)定制定借閱、借用、復(fù)印證照的標(biāo)準(zhǔn)化流程。

借用時(shí)，只需要把搜索出來(lái)的證照，像把商品添加到購(gòu)物車中一樣，勾選證照即可放入收納盒，并發(fā)起對(duì)應(yīng)證照借閱申請(qǐng)，滿足借用人對(duì)紙質(zhì)證照的借閱或借用、電子證照的臨時(shí)借閱以及復(fù)印/打印件的借用需求。

在申請(qǐng)流程中，可以套用根據(jù)企業(yè)管理制度，自定義設(shè)計(jì)的表單以及流程模板，不同密級(jí)的證照還可以自動(dòng)匹配不同的批準(zhǔn)人或申請(qǐng)流程，申請(qǐng)人、借閱清單、歸還日期、借閱用途等申請(qǐng)信息自動(dòng)獲取，并自動(dòng)記錄借出與歸還的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，管理人員可以通過(guò)圖表形式，實(shí)時(shí)查看證照庫(kù)存，以及證照利用情況，記錄清晰，隨時(shí)追溯。

方便組合的安全機(jī)制，能讓企業(yè)證照得以安全的利用。

為了更好的保障證照的使用安全，在系統(tǒng)層面，應(yīng)該支持SSL證書，高權(quán)限用戶應(yīng)該限定終端登錄，強(qiáng)密碼、登錄鎖定等登錄安全策略不可或缺，每一次的操作痕跡都應(yīng)該記錄下來(lái)，如有變更，老版本應(yīng)作為歷史版本保存，預(yù)覽電子證照時(shí)，須加注帶有用戶名稱和時(shí)間的屏幕水印，防止惡意擴(kuò)散，借閱打印件時(shí)應(yīng)該加注打印水印，限定證照的使用用途。

最后小編要自豪說(shuō)句，有了以上科學(xué)化的分類、標(biāo)準(zhǔn)化的流程、數(shù)字化的統(tǒng)計(jì)、多重化的安全控制，還需要擔(dān)心因空有制度、或管理和使用不規(guī)范導(dǎo)致的“那些”相關(guān)責(zé)任而憂傷嗎？