檔案管理革命：單套制、雙套制與混合單套制完全解析

數(shù)字浪潮下，檔案管理正經歷從“雙套備份”到“電子單飛”的轉型，而技術工具的選擇成為這場變革的關鍵支點。

在信息爆炸的今天，紙質檔案堆積如山、查找困難、占用空間等問題困擾著無數(shù)企業(yè)和機構。面對數(shù)字化轉型浪潮，檔案管理領域正在發(fā)生一場靜默革命——單套制管理模式應運而生，并迅速改變著我們對檔案保存的認知。

2022年國家檔案局發(fā)布的《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92-2022）正式確立了電子檔案單套管理的國家標準，標志著我國檔案管理進入新紀元。

但與此同時，雙套制仍在某些領域堅守陣地，而創(chuàng)新的“混合單套制”也在專業(yè)場景中嶄露頭角。這些模式如何落地？技術工具如何支撐不同場景的需求？

一、檔案管理模式的演進：從雙套制到單套制

雙套制——傳統(tǒng)模式要求同時保存紙質版和電子版。這種方式源于電子檔案法律效力不明確的時期，通過紙質備份確保安全。但其弊端顯著：

1.資源浪費：重復保存導致成本翻倍

2.管理復雜：需維護兩套系統(tǒng)并確保一致性

3.效率低下：跨載體檢索耗時耗力

隨著2020年新修訂《檔案法》明確“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”，單套制的法律障礙被掃清。

例如，佛投集團通過部署會博通檔案管理系統(tǒng)，將公文、審批表等直接從 A系統(tǒng)通過技術手段自動轉入檔案系統(tǒng)，以電子形式歸檔，系統(tǒng)自動完成元數(shù)據(jù)捕獲與四性檢測（真實性、完整性、可用性、安全性），取代了以往打印紙質備份的繁瑣流程，并順利通過國家數(shù)字檔案室驗收，且獲得高分。

二、單套制：技術賦能下的高效新范式

單套制的核心是“僅以電子形式管理檔案”，其落地需五大支柱支撐：

1.來源可靠：由可信系統(tǒng)生成

2.程序規(guī)范：全流程可追溯

3.要素合規(guī)：內容、結構、背景信息完整

4.安全管理：防篡改、防泄露

5.整體協(xié)同：制度與系統(tǒng)無縫銜接

會博通在此場景的實踐：

自動化采集：與 A、ERP等業(yè)務系統(tǒng)對接，如報銷單據(jù)通過系統(tǒng)直連自動歸檔，避免人工移交遺漏；

安全加固：采用哈希算法加密存儲、SSL傳輸加密、防擴散水印，確保電子檔案法律效力；

智能檢索： CR識別支持全文檢索，可快速調取歷年合同檔案，效率提升明顯。

案例點睛：中國石化物資招標電子文件實現(xiàn)“一鍵歸檔”，完成電子檔案（約75GB）的合規(guī)化管理，全程無紙化。

三、混合單套制：專業(yè)場景的靈活解決方案

在司法、工程等領域，混合單套制成為平衡電子化與業(yè)務現(xiàn)實的創(chuàng)新選擇。其特點是以電子檔案為主體，附帶必要的非電子材料（如原始簽字件、實物證據(jù)等）。

會博通的適配設計：

多載體統(tǒng)一管理：系統(tǒng)支持電子文件與實體檔案的關聯(lián)管理。例如法院案卷中，庭審錄像（電子）與血樣證據(jù)（實物）可綁定同一案卷號，借還時同步追蹤；

流程自定義：用戶可配置歸檔規(guī)則，如工程圖紙電子版必須關聯(lián)樣品照片，確保關鍵材料不缺失；

權限分級：對不同載體設置差異化的查閱權限，如敏感紙質文件僅限現(xiàn)場調閱。

行業(yè)突破：上海市高級人民法院采用混合單套制后，成為全國首家通過國家檔案局單套制驗收的法院系統(tǒng)。

四、三種模式對比與技術選型指南

表：檔案管理模式特征與適用工具

選擇建議：

1.優(yōu)先單套制：標準化程度高的業(yè)務（如已完全電子化的 A生成的公文及流程文件），可借力會博通的自動歸檔引擎與防篡改存證功能；

2.保留雙套過渡：對法律效力要求極高的文件，可階段性采用；

3.專業(yè)領域選混合制：如某文旅廣電局管理非遺項目檔案時，電子文獻與手工藝品實物通過會博通關聯(lián)管理，既滿足保護要求又提升利用效率。

五、實施路徑：從制度建設到技術落地

成功推行單套制/混合制需構建四大體系，而技術平臺是核心載體：

1.制度設計

 明確電子檔案管理規(guī)范，如貴州國資公司制定《電子檔案單套管理操作規(guī)程》，與會博通權限邏輯綁定。

2.系統(tǒng)支撐

 會博通的核心能力：

無縫對接業(yè)務系統(tǒng)（ A/ERP/財務軟件），實現(xiàn)自動歸檔；

支持信創(chuàng)環(huán)境（銀河麒麟+達夢數(shù)據(jù)庫），滿足國產化要求；

移動端審批與查閱，解決外勤人員簽字難題。

3.資源管理

 紙質檔案數(shù)字化：通過會博通“龜仔V5掃描機器人”，合同、發(fā)票批量生成雙層PDF并自動掛接目錄，讓全員參與數(shù)字化，徹底解決移交煩、接收難的關鍵痛點。

4.安全體系

 四性檢測：歸檔時自動校驗文件完整性；

 操作追溯：全生命周期日志記錄，如某醫(yī)保局每月都根據(jù)操作痕跡對檔案調閱情況進行統(tǒng)計分析；

 災備機制：多地分布式存儲，佛投采用“本地服務器+異地云”雙備份。

六、未來趨勢：從管理工具到知識引擎

檔案管理的終極目標不僅是“存起來”，更是“用起來”。會博通等系統(tǒng)已展現(xiàn)三大進化方向：

1.智能化：AI自動分類歸檔；

2.知識化：構建企業(yè)知識圖譜，如貴州某大型企業(yè)將會博通與項目管理系統(tǒng)打通，歷史標書數(shù)據(jù)直接輔助新項目決策；

3.生態(tài)化：硬件聯(lián)動（如智能密集架）、全員參與（龜仔V5讓非檔案人員掃碼即歸檔）。

變革本質：檔案管理的演進實則是從“載體保管”向“知識賦能”的躍遷——技術工具是橋梁，業(yè)務價值是終點。

結語

單套制不是對傳統(tǒng)的否定，而是技術賦能下的效率革新。當會博通用自動化取代手工移交、用加密存證重建法律信任、用知識挖掘釋放檔案價值，我們看到的不僅是管理模式的升級，更是組織智慧的沉淀與傳承。

未來，檔案將不再是庫房中的沉睡紙張，也不應該只是存儲介質上的0和1，而是流動于決策鏈中的數(shù)據(jù)燃料——而選擇何種管理模式，決定了你是在修建倉庫，還是鋪設油管。

檔案是組織的歷史記憶，知識源泉。加油！讓檔案為組織的發(fā)展與創(chuàng)新服務。