【工程招標投標檔案管理】提升工程項目管理效率

一個項目從立項之初就需要對相關資料進行整理和歸納，而這個工作會貫穿項目建設的全過程，立項、審核、報價、設計、各項支出、施工流程、所用設備、材料、施工環(huán)境等一切關于工程建設的各種形式的資料都需要詳細文件記錄在案。立足抓好工程質(zhì)量，最大限度的提高投資效益，必須在招標投標階段的具體細節(jié)上下足功夫，項目工程竣工后盡快進行檔案的預驗收工作，確保檔案質(zhì)量符合要求后進行竣工驗收，待確定檔案資料合格后將其上交檔案管理部門。

做好檔案管理工作對于工程中可能發(fā)生的隱性失誤、疏漏能夠起到查漏補缺的作用，及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題，以避免工程出現(xiàn)不可挽回的差錯，造成糾紛，也能夠有效預防工程事故的發(fā)生，消除質(zhì)量隱患。

《關于進一步加強工程招標投標管理的規(guī)定》，進一步把招標工程的檔案管理工作納入到招標工程全過程管理的重要組成部分，更好地發(fā)揮工程檔案的作用，現(xiàn)將有關問題規(guī)定如下：

一、工程檔案管理的范圍

1、凡由市招標辦監(jiān)督管理的公開招標、邀請招標、議標的建設工程。

2、裝飾工程、建筑設備采購及安裝工程。

3、巖土勘察工程、工程勘察設計及工程監(jiān)理等。

二、工程檔案管理工作程序

檔案管理工作由分管主任負責，招投標科負責建檔，綜合科負責日常的檔案管理。

1、各有關科室都要圍繞工程檔案工作，密切配合，各司其職。招投標一、二科要做到每個招標工程責任到人，從工程項目登記開始，抓好“過程”中各個環(huán)節(jié)的原始資料的收集、整理。簽發(fā)中標通知書后七天內(nèi)，由科室將該工程所有資料按照《檔案目錄明細》的要求，整理完畢，交檔案室保管。

2、綜合科兼職檔案管理人員，要認真負責，一絲不茍，做好工程檔案的分類、存檔保管工作。

3、自1998年9月1日起嚴格按檔案規(guī)定執(zhí)行。今年以來未歸檔的工程檔案，以招投標一、二科為單位，負責整理完畢，交檔案室歸檔。

4、凡查閱、借用工程檔案，須到綜合科檔案室辦理手續(xù)，不得損壞、丟失，歸還時由檔案室審查完畢后歸檔。

工程項目檔案管理工作直接關系到國計民生！它是項目竣工的依據(jù)、工程質(zhì)量的憑證以及科學研究和基礎設施等方面的可靠資料，具有重復利用、提供借鑒以及促進創(chuàng)新的重要價值！

工程項目檔案歸檔工作基本上都是采用事后管理習慣，讓檔案作為一個工程項目的附屬品，僅僅作為驗收和應付上級部門的工具。這種周期長、工作量大的事后管理方法，顯露出了工程項目驗收原始資料不齊全、竣工圖文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時、檢查工作強度大等等的問題。

會博通招投標管理平臺主要解決以下項目難題:

1. 招標檔案管理資料分散，沒有集中管理，不便查找，且收錄不及時，容易導致檔案丟失或損壞，無法掌握檔案的真實情況，檔案利用率低等情況發(fā)生；

2. 沒有相關的招標檔案管理制度，發(fā)生情況無法追溯來源，一些重要的檔案，比如合同檔案、財務檔案等一旦缺失，將給企事業(yè)單位帶來重大的經(jīng)濟損失，而檔案管理員也會因此受到連帶責任，輕者失業(yè)，重則追究法律責任；

3.傳統(tǒng)的檔案采集方式都是通過Excel等手工方式，效率低，人工成本高，且耗時長，鑒定工作復雜等，都不利于組織效率的提高。

會博通工程項目檔案的全生命周期管理，從起草、審批到歸檔的自動化流程管理，與分布式的檔案整理與數(shù)字化管理并行，全面實現(xiàn)紙質(zhì)、電子檔案的實時歸檔，滿足企業(yè)檔案數(shù)字化規(guī)范管理需求。通過檔案對工程項目進度進行實時監(jiān)控，通過檔案到位情況，實時監(jiān)控工程項目進度，提高工程項目管理效率。