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文件借出如何限定用途,防止被“亂用”?

2025/4/28 10:09:33       來(lái)源:        作者:小博       瀏覽量:  1355

 

在信息化系統(tǒng)普及的今天,文件的傳播更便捷,也更易被“濫用”了!試想:一份文件被借出后,管理人如何確定文件用在了指定用途上,而不是另作他用?今天分享2個(gè)實(shí)用招式,用會(huì)博通系統(tǒng)的水印功能,來(lái)規(guī)范文件用途!

 

第一招,在流程中設(shè)置后續(xù)水印限定用途例如,小張因申報(bào)項(xiàng)目需借閱一份電子件,主管老李在審批流程時(shí),設(shè)置了內(nèi)容為“僅限用于申報(bào)XX項(xiàng)目,他用無(wú)效”、包含“操作者姓名、日期時(shí)間”的后續(xù)水印。

審批通過(guò)后,小張無(wú)論是查閱,還是下載打印,文件都會(huì)自動(dòng)帶上限定用途包含小張姓名、日期時(shí)間的水印。流程后續(xù)的相關(guān)參與者如承辦人小王,閱讀或下載該文件時(shí)系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)加上限定用途包含小王姓名、日期時(shí)間水印。

 

2招,打印文件時(shí)添加二次水印限定用途。如小王需打印一份文件借給小張,可在文件上添加二次水印注明:僅限某項(xiàng)目使用,至某期間有效。水印內(nèi)容、樣式都可自定義。

 

這樣加水印,能限定用途,提醒員工規(guī)范操作;又能防止文件被亂用,幫企業(yè)規(guī)避相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)!

對(duì)于這個(gè)問(wèn)題,大家還有哪些高招?歡迎留言說(shuō)說(shuō)!

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