借信息技術發(fā)展東風，會博通積極推動企業(yè)檔案信息化發(fā)展

2020年5月15日，中共中央政治局委員、中央書記處書記、中央辦公廳主任丁薛祥在出席中央檔案館國家檔案局主要負責同志調整宣布會議上發(fā)表重要講話，要求“要加快檔案信息化戰(zhàn)略轉型”，為我們做好新時代的企業(yè)的檔案信息化工作指明了前進方向，提供了重要遵循，注入了強大動力。企業(yè)檔案是企業(yè)的重要記憶，企業(yè)發(fā)展和歷史延續(xù)都離不開檔案。

一、信息技術發(fā)展大環(huán)境

互聯(lián)網、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等新一代信息技術飛速發(fā)展，推動著檔案信息化推陳出新，落地速度越來越快，應用范圍越來越廣。信息化發(fā)展正深刻影響著企業(yè)和社會組織，特別是隨著國家“互聯(lián)網+”等戰(zhàn)略的推進，各類政務服務和商務服務越來越多地以在線方式提供，各項社會活動也越來越多地從“線下”走到“線上”，為檔案信息化建設打下了良好的社會基礎。

二、信息技術的發(fā)展使檔案的形成方式越來越靈活

隨著信息技術的推進，檔案的形式逐漸從從看得見摸得著的“紙質、實體文件”到看得見摸不著的“數(shù)字電子文件”發(fā)展，文件的記錄方式和記錄載體發(fā)生了巨大改變。網絡技術的發(fā)展進一步促使電子文件從個人電腦中走進網絡，文件的形成、傳輸、辦理可以全部在網絡環(huán)境中完成。大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)網、區(qū)塊鏈等技術的創(chuàng)新發(fā)展，使很多并不具備文件形態(tài)特征的檔案資料，僅以數(shù)據(jù)形式存在。

三、信息技術的發(fā)展深刻改變了檔案管理方式

信息技術的發(fā)展帶來了全新的文件記錄方式，越來越多的檔案以看不見摸不著的電子形式存在，格式也多種多樣，檔案管理的對象逐步從紙質檔案向電子檔案過渡。傳統(tǒng)紙質檔案由于信息和載體的不可分離性，我們對檔案的管理更多時候是對檔案載體的管理，而電子檔案截然相反的特性決定了我們更應該注重對檔案內容信息的管理。同時，隨著信息技術與企業(yè)生產活動的深度融合，越來越多的生產活動走到了“線上”，企業(yè)越來越依賴通過網絡來參與社會活動，這要求企業(yè)也要隨之調整檔案管理的方式方法，用信息技術手段加強和提升檔案保管、利用水平，滿足業(yè)務發(fā)展需求。

 
會博通母公司紹林科技是國家認證雙軟企業(yè)、國家重點支持的高新技術企業(yè)，30多年來一直緊跟時代發(fā)展步伐、不斷投入技術研發(fā)，加大在信息技術領域的投入，產品從最初的1988年開發(fā)的第一套文檔一體化軟件，到3Hims，升級到現(xiàn)在的會博通9、企業(yè)12345云服務，以及未來的大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈的研發(fā)，會博通跟隨信息時代發(fā)展潮流的步伐永不停止，并借助社會信息化發(fā)展的東風，順勢推動企業(yè)檔案向信息化發(fā)展，助力我國檔案事業(yè)從傳統(tǒng)模式向信息化穩(wěn)步推進。

深耕檔案行業(yè)30年的會博通積極應用信息技術，為企業(yè)提供檔案信息化解決方案如下：

企業(yè)通過會博通檔案管理平臺自定義功能，可以實現(xiàn)全行業(yè)各類檔案從檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、銷毀等全生命周期的管理功能，并能對實體與電子檔案實施同步管理。

企業(yè)部分員工常常需要進行檔案的查詢，借助會博通受權限管控的搜索功能，即可在保障安全性的前提下，實現(xiàn)檔案的高效協(xié)作與利用。

會博通受權限管控的搜索功能，是指應用搜索平臺，員工可隨時隨地在PC或移動端上，通過組合關鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，快速、精準找到所需檔案，搜索結果將會依權限展示，僅擁有對應權限的用戶才能查看。

三、流程化的借還體系，實現(xiàn)了檔案的規(guī)范化、信息化管理

員工通過借閱流程，即可申請以線上、線下或線上線下結合的方式借用檔案，借還過程通過流程化處理，申請人、借閱用途、歸還日期都會逐一自動登記，便于追溯。此外，管理人員可通過統(tǒng)計功能，直觀查閱檔案的利用情況，助力檔案管控更到位。

通過登錄管理、檔案利用、存儲、痕跡管理等安全管理措施，并且在閱讀利用檔案時可添加防擴散水印，讓檔案的管理與利用實現(xiàn)了有效的全過程安全管控。