會(huì)博通：檔案管理工作“數(shù)字化”向“數(shù)據(jù)化”轉(zhuǎn)型解讀

會(huì)博通資深產(chǎn)品經(jīng)理指出，在全面促進(jìn)大數(shù)據(jù)的布局和發(fā)展中，檔案數(shù)據(jù)也成為檔案管理工作的重要內(nèi)容，“檔案數(shù)據(jù)”一詞在國(guó)家相關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)條文中頻繁呈現(xiàn)。檔案數(shù)據(jù)管理已納入國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展頂層設(shè)計(jì)之中。

檔案信息化工作開(kāi)展以來(lái)，企事業(yè)單位檔案部門(mén)進(jìn)行的以數(shù)字化掃描、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、數(shù)字化利用服務(wù)為主的檔案“數(shù)字化”管理實(shí)踐，雖然解決了傳統(tǒng)檔案信息的載體轉(zhuǎn)換、數(shù)字存儲(chǔ)和便于利用等問(wèn)題，是改變了檔案的描述、呈現(xiàn)和利用方式，對(duì)檔案信息內(nèi)容控制的層級(jí)、深度、力度有限，難以挖掘和充分實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，迫切需要從“數(shù)字化”向“數(shù)據(jù)化”演進(jìn)。

當(dāng)前，檔案部門(mén)正在積極探索和開(kāi)展檔案“數(shù)據(jù)化”管理實(shí)踐，將管理對(duì)象和管理方式向數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)化延伸。如上海自貿(mào)區(qū)在全國(guó)率先推行電子檔案“單套制”管理模式，將OA辦公流程與電子文件歸檔、電子檔案管理流程對(duì)接，通過(guò)電子文件歸檔與電子檔案管理原型系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)和管理利用數(shù)據(jù)的有效管理。浙江省通過(guò)構(gòu)建自動(dòng)化的電子文件管理體系，制定大數(shù)據(jù)歸檔范圍與標(biāo)準(zhǔn)、公共數(shù)據(jù)管理辦法、電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范以及智能化的檔案信息服務(wù)網(wǎng)等開(kāi)展智慧檔案和檔案管理智慧化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)共享、傳輸和交換機(jī)制，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)向各部門(mén)和社會(huì)共享利用，實(shí)現(xiàn)“讓群眾少跑腿，讓數(shù)據(jù)多跑路”的檔案服務(wù)。

智慧檔案館是數(shù)字檔案館的高級(jí)形態(tài)，必須基于檔案數(shù)據(jù)資源、依靠檔案數(shù)據(jù)管理、輔以智能數(shù)據(jù)技術(shù)才能充分挖掘檔案數(shù)據(jù)資源價(jià)值，實(shí)現(xiàn)智能化管理、知識(shí)化服務(wù)、精細(xì)化服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)，將檔案“資源庫(kù)”變成“知識(shí)庫(kù)”“思想庫(kù)”“智庫(kù)”。

從技術(shù)層面看，大數(shù)據(jù)、人工智能等數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用是智慧檔案館的技術(shù)表征；從管理對(duì)象看，數(shù)據(jù)化的檔案信息資源是智慧檔案館的根基命脈；從管理方式看，細(xì)顆粒度的檔案數(shù)據(jù)管理是智慧檔案館的支撐手段；從服務(wù)理念上看，智慧化的知識(shí)服務(wù)是智慧檔案館的價(jià)值目標(biāo)。由此可見(jiàn)，數(shù)據(jù)化是智慧檔案館發(fā)育成長(zhǎng)的基因，齊全完整、質(zhì)量上乘的檔案數(shù)據(jù)是智慧檔案館的核心生態(tài)因子，是智慧檔案館生存和發(fā)展的基石。“部署和全面推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化工作，正是數(shù)字檔案館建設(shè)向智慧檔案館建設(shè)的基調(diào)和縮影?！?/span>