百年老字號的全域檔案智能升級：秋林里道斯攜手會博通構建食品行業(yè)管理新標桿
【場景洞察】紅腸配方保衛(wèi)戰(zhàn)背后的管理覺醒
在秋林里道斯總部的品控實驗室內，第三代傳承人李師傅正在核對最新調整的配方比例。與此同時，三公里外的檔案中心，智能系統(tǒng)正將這份標注著"絕密"的文檔自動分類歸檔——這個看似平常的工作場景，實則是這家百年企業(yè)持續(xù)數字化轉型的縮影。通過與會博通的深度合作，秋林里道斯成功實現了從紙質臺賬到智能檔案管理的跨越式升級。
第一章 合規(guī)管理：食品企業(yè)的生命線守護
1.1 安全追溯體系的數字化重構
行業(yè)監(jiān)管剛需：根據企業(yè)提供的審計報告，需長期保存原料溯源、生產工藝等12類核心檔案
系統(tǒng)解決方案：
? 構建檔案的"三鎖防護"機制：動態(tài)水印+權限隔離+操作留痕
? 設置若干智能預警點，自動提醒證照續(xù)期、合同履約等關鍵節(jié)點
? 預留知識支持接口，為OA、ERP系統(tǒng)提供知識支持服務
1.2 多組織管控的破局之道
管理痛點：
? 跨區(qū)域子公司檔案標準不統(tǒng)一（據內部調研，曾因驗收單缺失延誤項目審計）
? 法務部門調取歷史合同平均耗時2小時
實施成效：
? 建立集團統(tǒng)一的四級分類標準（覆蓋9家子公司、3個分支機構）
? 電子簽章系統(tǒng)實現歸檔章數字化，在加密檔案的同時，固化檔案內容，防止篡改。
? 權限矩陣細化到文件級，保障核心文檔安全
第二章 效能躍升：看得見的數字化轉型收益
2.1 管理層的決策視角
文檔檢索時間從45分鐘縮短至3秒，支撐快速決策響應
逐步無紙化，年節(jié)約紙張耗材費用超80%，庫房騰退轉產線擴建
合同實時歸檔，合同丟失、管理混亂的現象得以改善，規(guī)避履約風險，降低潛在損失
2.2 IT部門的實施體驗
采用"會博通檔案管理軟件+掃描機器人龜仔"輕量部署，快速完成系統(tǒng)上線
通過SDK，可與現有OA、ERP等系統(tǒng)無縫對接，實現審批流自動觸發(fā)歸檔
龜仔即插即用，安裝方便，維護簡單，技術支持響應及時。歸檔節(jié)點提前，全員參與數字化。
2.3 檔案管理者的工作變革
智能分類歸檔引擎使文檔整理效率至少提升3倍
高拍儀+OCR技術讓老檔案可搜索、可分析
版本控制可杜絕配方文檔的誤覆蓋風險
2.4 普通員工的使用感知
新員工培訓周期從3天壓縮至2小時
可創(chuàng)建各種專業(yè)知識庫，如設備維修知識庫使故障解決率明顯提升
員工查檔速度明顯加快
第三章 技術溫度：當百年匠心遇見數字智慧
3.1 傳統(tǒng)工藝的數字化傳承
秋林里道斯一貫注重知識傳承與數字化管理，在灌腸車間，王師傅的手寫工藝筆記正通過智能掃描儀轉化為數字資產。"現在年輕人掃碼就能看到三十年前的工藝改良記錄"，老師傅感慨道。檔案管理系統(tǒng)的引入，為企業(yè)歷史智慧的傳承提供了技術保障。
3.2 看得懂的技術賦能
給每份文檔辦"電子身份證"：符合國家規(guī)范的元數據標注，以及條碼、電子標簽等物聯(lián)網技術的引入，使文檔的管理與利用更為簡潔與方便
會"思考"的檔案管家：可根據關鍵詞智能推薦關聯(lián)文檔
AI賦能OCR技術，紙質文件可掃描自動生成雙層PDF文件，供全文搜索
3.3 可感知的效率革命
"以前找合同要翻半天鐵皮柜，現在就像點外賣一樣方便"，法務專員這樣描述變化。系統(tǒng)上線后最顯著的改變是：當德國設備商緊急索要5年前的圖紙時，工程師在會議室就完成了在線調閱。
第四章 實施解碼：老字號升級的漸進式路徑
4.1 精準匹配的部署策略
輕量啟動：首期聚焦已有數字化文檔的集中統(tǒng)一管理，消除信息孤島，并逐步進行歷史檔案的數字化
彈性擴展：服務器支持從部門級到集團級的平滑升級
價值驗證：檔案數字化使檔案的利用效率成數量級提升
4.2 深入業(yè)務的耦合設計
OA審批流與檔案歸檔自動銜接
生產過程紙質文檔可實現非接觸移交
二維碼、電子標簽直接關聯(lián)文檔
4.3 持續(xù)進化的組織能力
培養(yǎng)既懂工藝又通系統(tǒng)的"雙棲人才"
設立數字化轉型專項獎勵基金
檔案團隊轉型數據服務中心
【未來展望】在數字窖池中陳釀百年匠心
站在秋林里道斯的檔案中心，1910年的采購單與直播電商數據在屏幕上交相輝映。這種跨越時空的對話，印證著一個真理：老字號的傳承不僅是堅守傳統(tǒng)，更要善于用新技術封存時間饋贈。當會博通系統(tǒng)默默守護著每一份企業(yè)文檔，當智能掃描儀將紙質文件內容轉化為數字記憶，中國味道的百年故事正在書寫新的篇章。
