從塵封庫(kù)房到“一鍵可得”：一家制造企業(yè)的檔案數(shù)智轉(zhuǎn)身記

系統(tǒng)上線(xiàn)不久，包頭鋼興的檔案員就發(fā)現(xiàn)，以前需要半天時(shí)間查找的工藝圖紙，現(xiàn)在通過(guò)幾個(gè)關(guān)鍵詞就能在3秒內(nèi)精準(zhǔn)定位。

一位檔案員正坐在辦公室里，面對(duì)屏幕，手指輕點(diǎn)幾下，一份1985年的設(shè)備檔案清晰地顯示在屏幕上——這份曾“沉睡”在檔案館角落的紙質(zhì)文件，如今已轉(zhuǎn)化為可全文檢索、可在線(xiàn)瀏覽的數(shù)字資源。

這是包頭鋼興實(shí)業(yè)（集團(tuán)）有限公司與會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)合作一年后的日常一幕。站在“十五五”開(kāi)局之年的起點(diǎn)，這家制造企業(yè)正在經(jīng)歷一場(chǎng)從“后臺(tái)保管”到“前臺(tái)參謀”的檔案管理模式變革。

01 轉(zhuǎn)型起點(diǎn)，制造企業(yè)檔案管理的雙重挑戰(zhàn)

作為一家扎根制造業(yè)多年的企業(yè)，包頭鋼興積累了海量的技術(shù)圖紙、工藝文件、設(shè)備檔案以及經(jīng)營(yíng)文書(shū)。傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸顯現(xiàn)出不足：檔案資料分散在各部門(mén)，歸檔不及時(shí)也不完整，容易造成檔案失真和潛在的經(jīng)濟(jì)損失。

檔案移交、歸檔、借還等業(yè)務(wù)流程仍依賴(lài)手工操作，效率低下、周期漫長(zhǎng)且易出錯(cuò)。紙質(zhì)檔案面臨著損壞、丟失、泄露的風(fēng)險(xiǎn)，而人員變動(dòng)也使管理過(guò)程難以追溯。

檔案得不到規(guī)范化管理，導(dǎo)致查找困難，其參考價(jià)值和歷史借鑒功能難以充分發(fā)揮。正值全國(guó)檔案工作會(huì)議提出要 “加快檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)” 之際，包頭鋼興認(rèn)識(shí)到，檔案管理現(xiàn)代化已成為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必答題。

02 個(gè)性適配，無(wú)需代碼的“系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)”

針對(duì)包頭鋼興的實(shí)際需求，會(huì)博通提供了一套以個(gè)性化適配為核心的企業(yè)級(jí)解決方案。系統(tǒng)最突出的特點(diǎn)是將管理定義權(quán)完全交還給使用者。

與強(qiáng)制用戶(hù)遵循固定流程的標(biāo)準(zhǔn)化軟件不同，會(huì)博通允許企業(yè)無(wú)需編寫(xiě)代碼，僅通過(guò)調(diào)整系統(tǒng)參數(shù)，即可實(shí)現(xiàn)從界面命名、檔號(hào)規(guī)則到審批流程、權(quán)限體系的全維度定制，真正做到了 “系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)”。

系統(tǒng)搭載的OCR識(shí)別技術(shù)能夠?qū)⒓堎|(zhì)文件迅速轉(zhuǎn)化為可編輯、可檢索的數(shù)字資源，配合自動(dòng)化歸檔技術(shù)，大幅提高了檔案數(shù)字化效率。同時(shí)，本地部署與SaaS雙模架構(gòu)的靈活性，為不同安全級(jí)別和業(yè)務(wù)需求的檔案管理提供了合適的選擇。

03 實(shí)踐成效，歷史檔案的“復(fù)活”與賦能

實(shí)施過(guò)程中，包頭鋼興堅(jiān)持 “邊建邊用，以用促建” 的原則。在系統(tǒng)上線(xiàn)初期，通過(guò)多次培訓(xùn)，客戶(hù)團(tuán)隊(duì)已基本掌握系統(tǒng)操作，并開(kāi)始自主進(jìn)行歷史檔案資料的錄入工作。

令人欣喜的是，在客戶(hù)自主操作期間，反饋良好，這表明系統(tǒng)設(shè)計(jì)確實(shí)貼合實(shí)際工作場(chǎng)景，用戶(hù)體驗(yàn)流暢。

系統(tǒng)上線(xiàn)后，效果顯著。檔案管理從分散走向集中，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體與電子檔案的一體化管理。通過(guò)統(tǒng)一平臺(tái)，包頭鋼興能夠?qū)Χ鄟?lái)源、多格式的檔案資源進(jìn)行規(guī)范管理，徹底改變了以往檔案存放雜亂、查找困難的問(wèn)題。

檔案查閱效率也實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。過(guò)去需要數(shù)小時(shí)甚至更長(zhǎng)時(shí)間查找的文件，現(xiàn)在通過(guò)關(guān)鍵詞即可在幾秒內(nèi)完成檢索，且檢索結(jié)果受權(quán)限管控，既便捷又安全。系統(tǒng)還提供多種安全機(jī)制，如MD5加密與校驗(yàn)、數(shù)字簽名、防篡改技術(shù)等，全面保障檔案信息安全。

04 自主運(yùn)行，客戶(hù)成為“系統(tǒng)設(shè)計(jì)師”

項(xiàng)目推進(jìn)中，會(huì)博通團(tuán)隊(duì)始終秉持 “授人以漁” 的理念。包頭鋼興的檔案管理員在掌握系統(tǒng)基礎(chǔ)功能后，已能夠自主進(jìn)行歷史檔案的數(shù)字化錄入工作。

培訓(xùn)期間，會(huì)博通團(tuán)隊(duì)建立了暢通的溝通渠道，定期詢(xún)問(wèn)客戶(hù)在操作過(guò)程中遇到的問(wèn)題，得到的反饋普遍積極。這種“客戶(hù)自主操作+及時(shí)反饋”的模式，不僅加快了項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，也使系統(tǒng)更加貼合客戶(hù)實(shí)際需求。

“人人都是會(huì)博通的設(shè)計(jì)師”，這一理念在包頭鋼興項(xiàng)目中得到了充分體現(xiàn)。客戶(hù)在使用過(guò)程中的實(shí)際需求和改進(jìn)建議，不斷推動(dòng)系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)，形成了產(chǎn)品與用戶(hù)共同成長(zhǎng)的良性循環(huán)。

05 未來(lái)展望，智能檔案管理的無(wú)限可能

檔案管理智能化浪潮正席卷而來(lái)。北京市檔案系統(tǒng)已在推進(jìn) “人工智能+檔案”行動(dòng)，努力打造檔案智能整理、智能著錄、智能編研等多個(gè)示范應(yīng)用場(chǎng)景。

這些創(chuàng)新探索，為檔案工作從“后臺(tái)保管”走向“前臺(tái)參謀” 提供了可能。未來(lái)，像包頭鋼興這樣的企業(yè)，不僅可以通過(guò)系統(tǒng)管理檔案，還能利用智能技術(shù)從海量檔案數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)價(jià)值、輔助決策。

“檔案自動(dòng)著錄”這一曾經(jīng)被認(rèn)為遙不可及的能力，如今已成為現(xiàn)實(shí)，而這只是智能檔案管理的起點(diǎn)。文件智能分揀、圖像自動(dòng)處理、數(shù)據(jù)智能提取、AI搜索等功能，正在成為檔案管理的新常態(tài)。

站在“十五五”開(kāi)局之年，檔案事業(yè)發(fā)展正迎來(lái)新的機(jī)遇。隨著《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》各項(xiàng)任務(wù)基本完成，檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)的步伐將進(jìn)一步加快。

在包頭鋼興檔案室，那些曾經(jīng)需要戴著手套輕拿輕放的歷史文件，現(xiàn)在靜靜躺在恒溫恒濕的檔案庫(kù)中，同時(shí)以數(shù)字形式活躍在企業(yè)信息系統(tǒng)的各個(gè)角落。

一名工程師在設(shè)計(jì)新產(chǎn)品時(shí)，可以快速調(diào)閱三十年前同類(lèi)產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)；財(cái)務(wù)人員在處理資產(chǎn)核銷(xiāo)時(shí)，能即刻獲取設(shè)備從采購(gòu)到報(bào)廢的全周期檔案；法務(wù)部門(mén)應(yīng)訴時(shí)，幾分鐘內(nèi)就能整理出完整的證據(jù)鏈。塵封的檔案正在轉(zhuǎn)變?yōu)榱鲃?dòng)的知識(shí)，持續(xù)為企業(yè)決策和創(chuàng)新提供支撐。