【案例】檢測項(xiàng)目檔案管理怎么做？請看盛翔交通工程檢測實(shí)踐
檢測項(xiàng)目檔案管理怎么做？我們用最簡單卻最接近核心的字面拆解來看，就是既要符合檢測類企業(yè)的企業(yè)特色，又要滿足項(xiàng)目檔案的管理需求。為充分達(dá)成以上兩個目標(biāo)，盛翔交通工程檢測公司選擇與有較強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，以及個性化與場景適配性都比較高的會博通合作，共同打造了一套檢測項(xiàng)目檔案管理平臺。
01客戶簡介
廣東盛翔交通工程檢測有限公司，成立于2009年。公司經(jīng)營范圍包括：地下管線探測、生態(tài)監(jiān)測、房屋安全鑒定、公共設(shè)施安全監(jiān)測服務(wù)、建筑材料檢驗(yàn)服務(wù)、公路與橋梁檢測技術(shù)服務(wù)、樁基檢測服務(wù)、基坑監(jiān)測服務(wù)、工程地球物理勘探服務(wù)等。
02客戶痛點(diǎn)
1）需規(guī)避人員流動帶來的檔案風(fēng)險：檢測行業(yè)屬于服務(wù)型行業(yè)，具有人力密集的特點(diǎn)。與人力密集型相伴而生的是人員的流動，人員流動容易導(dǎo)致內(nèi)部資料的泄露和流失，檔案管理需要規(guī)避這個潛藏風(fēng)險。
2）需要集中統(tǒng)籌管理各類內(nèi)部知識：檢測涉及多門專業(yè)學(xué)科，需要將多種科學(xué)技術(shù)融為一體并綜合運(yùn)用。在日常運(yùn)作中產(chǎn)生的知識，都需要好好保存下來，以供復(fù)用和迭代。
3）進(jìn)一步確保檢測檔案的規(guī)范性：檢測項(xiàng)目需要運(yùn)用各種科學(xué)方法及專業(yè)技術(shù)對產(chǎn)品質(zhì)量、安全、性能、環(huán)保等方面指標(biāo)進(jìn)行檢測并出具檢測報告，從而評定該種產(chǎn)品是否符合政府、行業(yè)和用戶要求，具有非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶匦浴?/span>
4）需進(jìn)一步加強(qiáng)協(xié)作性與利用率：檢測項(xiàng)目當(dāng)中，有部分需要協(xié)作的工作內(nèi)容。這部分工作需要各團(tuán)隊(duì)之間高效配合。達(dá)成高效配合的目標(biāo)需要高效的檔案分享與利用機(jī)制。
5）進(jìn)一步提高檔案的歸檔時效：檢測項(xiàng)目具有一定的項(xiàng)目周期，若等項(xiàng)目結(jié)束再進(jìn)行歸檔，工作量大且集中，不便于檔案管理人員日常工作，同時檔案的利用率也不能得到提升。
03會博通檢測項(xiàng)目檔案管理平臺：安全且全面
1）靈活匹配檔案權(quán)責(zé)：企業(yè)當(dāng)中不同崗位涉及不同權(quán)責(zé)，能夠接觸到的內(nèi)部文件、檔案是不一樣的。為更好保障檔案安全，會博通提供了靈活的權(quán)責(zé)匹配模式，限制與驅(qū)動不同人員與檔案的接觸程度。權(quán)責(zé)可自主設(shè)置。
2）顯性隱性知識同歸集：會博通提供了一套邏輯清晰的分類架構(gòu)，架構(gòu)支持自主調(diào)整，所有的顯性知識都可以有序歸集到平臺當(dāng)中。除此而外，系統(tǒng)內(nèi)部同步提供咨詢臺、論壇中心等功能，推動隱性知識積淀。
3）檔案定制模板更規(guī)范：為規(guī)范檔案資料的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，會博通支持個性化模板定制。在定制化模板的框定下，各項(xiàng)檔案資料的內(nèi)容填寫都可以更為詳實(shí)和規(guī)范，符合與滿足各項(xiàng)檢測檔案的著錄要求，真實(shí)反映檢測對象實(shí)際情況。
4）檔案利用分享更高效：會博通檢測項(xiàng)目檔案管理平臺，內(nèi)置秒級檔案搜索引擎，用戶只需要輸入關(guān)鍵字，即可在海量的檔案中搜索出所需檔案。獲取檔案后，可在權(quán)限范圍內(nèi)將檔案以二維碼或鏈接等方式分享給合作伙伴，可同時限定合作伙伴的使用權(quán)限。
5）多人參與實(shí)時歸檔： 會博通檢測項(xiàng)目檔案平臺支持多人同時在線歸檔。檔案管理員可將檔案收集與管理等權(quán)限下放到具體檔案產(chǎn)出人員。檔案產(chǎn)出即可上線供所需人員查看。檔案初擬，也可直接在平臺上審批執(zhí)行。
會博通檢測項(xiàng)目檔案管理平臺，擁有安全且功能全面的行業(yè)領(lǐng)先優(yōu)勢，廣東盛翔交通工程檢測有限公司上線平臺后，將公司內(nèi)部檢測項(xiàng)目資料進(jìn)行了全面歸集與管理，使內(nèi)部檔案資料實(shí)現(xiàn)了安全且全面的數(shù)字化管控。
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