企業(yè)文檔管理工具選型，網(wǎng)盤(pán)與文檔管理軟件選哪個(gè)？

對(duì)于企業(yè)而言，文檔是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中必不可少的重要知識(shí)載體。文檔的種類(lèi)眾多，包含會(huì)議文檔、策劃文檔、設(shè)計(jì)文檔、數(shù)據(jù)文檔等等。文檔眾多、類(lèi)型各異，散落存儲(chǔ)在員工各個(gè)電腦上，企業(yè)要管理大量的文檔需要便捷有效的管理工具。

網(wǎng)盤(pán)與文檔管理軟件是當(dāng)下重要的兩種文檔知識(shí)管理工具。兩種管理工具都有不同的應(yīng)用群體，其優(yōu)劣勢(shì)也各不相同。那么，兩者有什么區(qū)別，作為企業(yè)管理工具，哪一種更適合企業(yè)發(fā)展呢？下面，我們從兩種文檔管理工具的各項(xiàng)功能進(jìn)行剖析。

1.網(wǎng)盤(pán)與文檔管理軟件的發(fā)展歷史與功能

網(wǎng)盤(pán)是近年比較熱門(mén)的知識(shí)載體，是一種基于網(wǎng)絡(luò)的在線存儲(chǔ)服務(wù)。網(wǎng)盤(pán)向用戶提供文檔的存儲(chǔ)、共享、訪問(wèn)、備份等文檔管理功能。用戶可以通過(guò)因特網(wǎng)管理、編輯網(wǎng)盤(pán)里的文檔。

文檔管理軟件在我國(guó)應(yīng)用有一定的歷史基礎(chǔ)。在20世紀(jì)80年代開(kāi)始，許多廠商開(kāi)始開(kāi)發(fā)的文檔管理軟件，以管理紙質(zhì)文檔為主要功能。這些系統(tǒng)管理記錄紙張文檔，其中包括印刷、出版的文檔、照片和版畫(huà)等。

后來(lái)開(kāi)發(fā)商研發(fā)第二類(lèi)文檔管理軟件，即電子文檔管理，例如老牌文檔管理軟件紹林科技（現(xiàn)在的會(huì)博通品牌）在1988年研發(fā)了我國(guó)較早的文檔一體化軟件。最早的電子文檔管理軟件的管理，由于技術(shù)限制，對(duì)文檔類(lèi)型和文檔數(shù)量都做了限制。主要功能集中捕獲、存儲(chǔ)、索引和檢索的文檔格式。

發(fā)展到2013年，基于B/S架構(gòu)的文檔管理軟件出現(xiàn)，通過(guò)上傳到服務(wù)器中進(jìn)行集中存儲(chǔ)，管理起來(lái)更加方便，查找更快，而且只要有互聯(lián)網(wǎng)的地方，就可以通過(guò)瀏覽器直接訪問(wèn)系統(tǒng)。也增加了更多功能，包括文檔的權(quán)限管理、全文搜索、存儲(chǔ)加密、審批流程、文檔審計(jì)、版本管理、規(guī)則應(yīng)用、在線編輯和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

2.網(wǎng)盤(pán)與文檔管理軟件在功能上的差異

1）從文檔的采集與錄入方式分析

網(wǎng)盤(pán)與文檔管理軟件均支持多種文檔類(lèi)型上傳，支持WEB客戶端、電腦客戶端、手機(jī)客戶端操作多平臺(tái)數(shù)據(jù)同步。

但文檔管理軟件在文檔采集上更精細(xì)化一些。例如上文提到的會(huì)博通文檔管理軟件，支持掃描新建、批量上傳、對(duì)應(yīng)條目批量上傳等多種文檔采集方式。支持專(zhuān)業(yè)的OCR全文識(shí)別，集成OCR引擎，實(shí)現(xiàn)對(duì)非文本型文檔的識(shí)別。采集文檔后，用戶可自定義文檔類(lèi)型、文檔屬性，為后續(xù)文檔精細(xì)化管理提供基礎(chǔ)。

2）從文檔的應(yīng)用層面分析

企業(yè)如何選擇適合自己的文檔管理工具？文檔采集錄入后，文檔的應(yīng)用功能是重要的參考方向。如果您的企業(yè)更偏向于文檔的協(xié)同，網(wǎng)盤(pán)在靈活性上更占優(yōu)勢(shì)一些。部分網(wǎng)盤(pán)功能可以實(shí)現(xiàn)多人協(xié)同編輯文檔，而且協(xié)同編輯后更新的速度會(huì)比較快。如果您更重視文檔的協(xié)同編輯效率與存儲(chǔ)空間，而且對(duì)后續(xù)的文檔的精細(xì)化管理要求不高，可選擇網(wǎng)盤(pán)作為文檔管理工具。如果您更傾向?qū)ξ臋n存儲(chǔ)及后續(xù)搜索與權(quán)限管理等功能，可以選擇一款專(zhuān)業(yè)的文檔管理軟件。

接下來(lái)分析一下文檔管理軟件。

文檔管理軟件在同樣能實(shí)現(xiàn)文檔協(xié)同管理功能。例如會(huì)博通文檔管理軟件，通過(guò)流程郵局等模塊，可根據(jù)需求發(fā)起文檔修改流程，對(duì)應(yīng)的文檔管理人員則在流程中自由批注、添加意見(jiàn)，確認(rèn)終稿文檔，還可以一體化歸檔，對(duì)文檔管理有層級(jí)化、流程化、文檔與檔案一體化管理需求的企業(yè)可以選擇文檔管理軟件作為管理工具。

同時(shí)，在文檔的存儲(chǔ)、搜索、借還等功能上，文檔管理軟件管理更為細(xì)?；?/span>

會(huì)博通支持歷史版本管理，避免歷史文檔丟失。系統(tǒng)中任何一條有內(nèi)容的文檔，都可根據(jù)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置版本的記錄功能，系統(tǒng)會(huì)在更新正文時(shí)自動(dòng)保存先前的歷史版本。

利用物聯(lián)網(wǎng)化的管理，系統(tǒng)的每一條信息，都可實(shí)現(xiàn)快速查找、發(fā)起借用等操作。

會(huì)博通檢索功能，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類(lèi)自然語(yǔ)言搜索、二次搜索等多種檢索方式，并且搜索結(jié)果是根據(jù)工作職能與授權(quán)決定的。

3）從文檔的權(quán)限與安全分析

網(wǎng)盤(pán)在權(quán)限與安全管理上對(duì)比起專(zhuān)業(yè)的文檔管理軟件較薄弱一些。付費(fèi)型的網(wǎng)盤(pán)相對(duì)好一些，有一定的權(quán)限與安全保障，但免費(fèi)的網(wǎng)盤(pán)權(quán)限與安全管理措施比較單一，一般是在訪問(wèn)權(quán)限及文檔安全上作簡(jiǎn)單設(shè)置，而想要更多的安全及存儲(chǔ)量是要付費(fèi)升級(jí)。而付費(fèi)型的網(wǎng)盤(pán)比免費(fèi)的網(wǎng)盤(pán)在權(quán)限與系統(tǒng)安全功能上會(huì)有所升級(jí)，但是要做到更細(xì)?；奈臋n權(quán)限與安全管理，建議選用專(zhuān)業(yè)的文檔管理軟件，尤其是涉密類(lèi)文檔，合同文檔，工程文檔，科技文檔，會(huì)議文檔等專(zhuān)業(yè)文檔。

會(huì)博通的權(quán)限管理體系是針對(duì)管理分類(lèi)授予的，每一個(gè)分類(lèi)都可以單獨(dú)設(shè)置權(quán)限，定義的授權(quán)對(duì)象可訪問(wèn)的文檔密級(jí)，也可區(qū)分閱讀條目和閱讀內(nèi)容的權(quán)限，也可區(qū)分自己創(chuàng)建和他人創(chuàng)建的權(quán)限。

在文檔安全管理上，會(huì)博通支持錯(cuò)密鎖定，機(jī)器指紋登錄、SSL網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)，支持病毒掃描與加密存儲(chǔ)、防SQL注入，可自定義設(shè)置文檔水印，應(yīng)用操作行為可監(jiān)控及監(jiān)控信息統(tǒng)計(jì)與分析等。

總體而言，網(wǎng)盤(pán)與文檔管理軟件軟件各有千秋，企業(yè)需根據(jù)自身需求選擇。如果您需要專(zhuān)業(yè)的文檔管理軟件，可百度搜索”會(huì)博通“，或者搜索“huibotong.cn”了解更多。