【分享】制造業(yè)企業(yè)該如何確定自身的檔案分類方案？

對于制造業(yè)企業(yè)而言，要高效管理從研發(fā)、生產(chǎn)到銷售各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的海量文檔并非易事。一個科學、合理的檔案分類方案，不僅有助于提高檔案檢索的效率，還有利于促進知識的共享與創(chuàng)新，是確保企業(yè)知識資產(chǎn)妥善留存以及高效利用的關鍵。

那么，制造業(yè)企業(yè)該如何制定適合自己的檔案分類方案？會博通認為，主要可以通過以下三步來確定。

第一步：根據(jù)管理目的與需求列舉文件

制定檔案分類方案時，首先要充分考慮檔案管理的目的與業(yè)務需求，以此來明確檔案管理的范圍。

哪些文件需要納入“檔案管理”？可以用這個大原則去聚焦：將企業(yè)經(jīng)營管理及發(fā)展過程中，所形成的那些具有歷史借鑒意義、具有重復利用價值且需要長期保存的文件資料，全部列舉出來。

第二步：參照法規(guī)標準進行分類

接著，我們需對標國家檔案管理相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確定大類并進行分類。

首要參照《中華人民共和國檔案法》；其他可參考《歸檔文件整理規(guī)則》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《照片檔案管理規(guī)范》、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》、《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》和國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等相關標準規(guī)范。

參照法規(guī)標準，我們可以總結出檔案大類，并將之前列舉出來的文件資料，分類到不同的大類中；接著，可根據(jù)企業(yè)自身情況，適當調整分類層次與類目數(shù)量，有必要則進行二級、三級分類。例如，有較多的制造業(yè)企業(yè)會把合同檔案專門作為一個檔案大類來管理。

第三步：結合實際情況驗證分類方案

需要結合企業(yè)的部門職能、業(yè)務流程等實際情況，來梳理檔案的形成、收集、存儲等業(yè)務流程，驗證分類方案是否具備科學性與可操作性。

形成了檔案分類方案后，則需要針對檔案分類制定其歸檔方式：是按卷歸檔或是按件歸檔。會博通認為，按卷歸檔具有整體性與系統(tǒng)性，但不方便利用；按件歸檔則更方便整理與利用，利用時也無需“驚動”整卷檔案，因此更為安全。企業(yè)也可根據(jù)自身需要，調整檔案的歸檔方式。

完成分類方案后，還需要針對檔案類型，明確該類檔案的歸檔范圍，以及定義其保管期限和歸檔編號編制方法。

需要注意的是，很多制造業(yè)企業(yè)會非常直接的把檔案的來源歸口到部門，并直觀地考慮把檔案按照部門來制定分類方案。這樣的分類方法看似方便，但實際上并不符合長期發(fā)展的需要。假設遇到組織機構調整、部門合并，又或者部門職責變化、業(yè)務調整，那么檔案分類一調則要“大動筋骨”。

會博通建議，檔案管理一定要上升到整個企業(yè)的層面，檔案也應該采用集中管理的模式，從頂層進行統(tǒng)型規(guī)劃。不管是制定分類方案，還是采用相對應的檔案管理軟件、技術、管理方式等，都要考慮長期發(fā)展的需要。

最后，檔案分類可能會因法規(guī)更新、技術進步、管理需求變化而需要調整。企業(yè)需要保持靈活性，及時更新分類方案以適應變化。采用專業(yè)、高效且可靠的檔案管理軟件，企業(yè)能更高效地建立并優(yōu)化檔案分類，并確保信息的準確性和合規(guī)性，從而更加敏捷地應對行業(yè)挑戰(zhàn)。