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建設(shè)工程文件檔案如何信息化管理？
2020/12/7 17:35:27
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作者：孫超
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建設(shè)工程文件檔案管理存在哪些問(wèn)題？
1.資料分散，管理不集中
文件/檔案管理資料分散，沒(méi)有集中管理，不便查找，且收錄不及時(shí)，容易導(dǎo)致檔案丟失或損壞，無(wú)法掌握檔案的真實(shí)情況，檔案利用率低等情況發(fā)生；
2. 文件檔案管理制定不明確
沒(méi)有相關(guān)的文件檔案管理制度，發(fā)生情況無(wú)法追溯來(lái)源，一些重要的檔案，比如合同檔案、財(cái)務(wù)檔案等一旦缺失，將給企事業(yè)單位帶來(lái)重大的經(jīng)濟(jì)損失，而檔案管理員也會(huì)因此受到連帶責(zé)任，輕者失業(yè)，重則追究法律責(zé)任；
3. 人工管理成本高
傳統(tǒng)的檔案采集方式都是通過(guò)Excel等手工方式，效率低，人工成本高，且耗時(shí)長(zhǎng)，鑒定工作復(fù)雜等，都不利于組織效率的提高。
1.會(huì)博通建設(shè)工程文件檔案的全生命周期管理
從起草、審批到歸檔的自動(dòng)化流程管理，與分布式的檔案整理與數(shù)字化管理并行，全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子檔案的實(shí)時(shí)歸檔。
2.通過(guò)檔案對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控
3.案例應(yīng)用
貴陽(yáng)筑水發(fā)展有限公司綜合管理系統(tǒng)
貴陽(yáng)筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司采用會(huì)博通綜合知識(shí)管理系統(tǒng)全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理，并與檔案管理（包括文書(shū)、基建、人事等綜合性檔案）模塊連成線，從審批事項(xiàng)的發(fā)起、審批、形成成果文件、發(fā)布到最后歸檔全面實(shí)現(xiàn)一體化管理。通過(guò)工程項(xiàng)目資料的實(shí)時(shí)歸檔，同時(shí)實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目建設(shè)情況的整體管控，歸檔后員工可以按照權(quán)限取用，不僅從公司層面全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)專(zhuān)有核心資料的管控，還將企業(yè)內(nèi)部專(zhuān)用知識(shí)內(nèi)容，開(kāi)放給擁有對(duì)應(yīng)權(quán)限的員工取用，響應(yīng)其學(xué)習(xí)需求，為工作提供知識(shí)支持。
1.資料分散，管理不集中
文件/檔案管理資料分散，沒(méi)有集中管理，不便查找，且收錄不及時(shí)，容易導(dǎo)致檔案丟失或損壞，無(wú)法掌握檔案的真實(shí)情況，檔案利用率低等情況發(fā)生；
2. 文件檔案管理制定不明確
沒(méi)有相關(guān)的文件檔案管理制度，發(fā)生情況無(wú)法追溯來(lái)源，一些重要的檔案，比如合同檔案、財(cái)務(wù)檔案等一旦缺失，將給企事業(yè)單位帶來(lái)重大的經(jīng)濟(jì)損失，而檔案管理員也會(huì)因此受到連帶責(zé)任，輕者失業(yè)，重則追究法律責(zé)任；
3. 人工管理成本高
傳統(tǒng)的檔案采集方式都是通過(guò)Excel等手工方式，效率低，人工成本高，且耗時(shí)長(zhǎng)，鑒定工作復(fù)雜等，都不利于組織效率的提高。
建設(shè)工程文件檔案如何信息化管理？
1.會(huì)博通建設(shè)工程文件檔案的全生命周期管理
從起草、審批到歸檔的自動(dòng)化流程管理，與分布式的檔案整理與數(shù)字化管理并行，全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子檔案的實(shí)時(shí)歸檔。
2.通過(guò)檔案對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控
通過(guò)檔案到位情況，實(shí)時(shí)監(jiān)控工程項(xiàng)目進(jìn)度，提高工程項(xiàng)目管理效率。
3.案例應(yīng)用
貴陽(yáng)筑水發(fā)展有限公司綜合管理系統(tǒng)
貴陽(yáng)筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司采用會(huì)博通綜合知識(shí)管理系統(tǒng)全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理，并與檔案管理（包括文書(shū)、基建、人事等綜合性檔案）模塊連成線，從審批事項(xiàng)的發(fā)起、審批、形成成果文件、發(fā)布到最后歸檔全面實(shí)現(xiàn)一體化管理。通過(guò)工程項(xiàng)目資料的實(shí)時(shí)歸檔，同時(shí)實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目建設(shè)情況的整體管控，歸檔后員工可以按照權(quán)限取用，不僅從公司層面全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)專(zhuān)有核心資料的管控，還將企業(yè)內(nèi)部專(zhuān)用知識(shí)內(nèi)容，開(kāi)放給擁有對(duì)應(yīng)權(quán)限的員工取用，響應(yīng)其學(xué)習(xí)需求，為工作提供知識(shí)支持。
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