核心知識資源管理中，會博通系統(tǒng)權(quán)限管理的3個高效扳手

信息化時代，政府機關(guān)、企事業(yè)單位在開展知識管理工作的過程中，究竟如何實現(xiàn)嚴密、規(guī)范又靈活的權(quán)限管理呢？不妨看看會博通權(quán)限管理體系構(gòu)建的思路。

各種組織，無論是政府機關(guān)，還是各類企業(yè)、事業(yè)單位，其生產(chǎn)與工作過程中所形成的文件、合同、規(guī)章制度、圖紙、資產(chǎn)與資質(zhì)類證照、檔案等，都是規(guī)范和記載其業(yè)務(wù)活動的核心知識資源與知識資產(chǎn)，是其知識管理的核心內(nèi)容。如何將這些知識，依據(jù)權(quán)限及時送到所需要的人面前，管理好這些知識資源，是組織提高運行效率與質(zhì)量的關(guān)鍵問題之一。

會博通綜合知識管理系統(tǒng)，通過多維度、細?；臋?quán)限管理，為各類組織提供了靈活的解決方案，可滿足各類組織對于知識管理的權(quán)限需求。

1、多維度、細粒化的權(quán)限設(shè)置

會博通的權(quán)限管理體系，具有高度的靈活性和適應(yīng)性。首先，系統(tǒng)內(nèi)的每一個分類都可以單獨進行權(quán)限設(shè)置；并且，授權(quán)對象、權(quán)限內(nèi)的可訪問密級及可進行的操作行為，均可根據(jù)工作需要靈活設(shè)置。

當權(quán)限管理體系不夠細化時，如僅可簡單進行權(quán)限分級，或僅可針對功能或數(shù)據(jù)進行權(quán)限管理，授權(quán)與實際應(yīng)用過程中會受到諸多掣肘，無法覆蓋多變的工作需求。相較于此，會博通的權(quán)限管理體系提供了多種授權(quán)方式、多個授權(quán)支點，可深度定義每一位用戶在每一個模塊、對每一條信息的可操作行為，靈活適應(yīng)企業(yè)的精細化管理需求。此外，當企業(yè)安全策略發(fā)生變化時，基于會博通權(quán)限管理體系的靈活性與易操作性，企業(yè)也能隨時對已定義好的權(quán)限體系進行調(diào)整，支撐不斷發(fā)展的管理與業(yè)務(wù)需求。

（1）可面向?qū)ο笫跈?quán)

在會博通系統(tǒng)內(nèi)，組織、具體用戶、甚至職務(wù)變量（組）都可成為授權(quán)對象。例如，針對公司的新品銷售數(shù)據(jù)，可授權(quán)整個新品部門，或負責新品部門管理的張經(jīng)理，甚至僅時任新品部門經(jīng)理的成員才能查閱，其他成員無法查閱。

針對不同的授權(quán)對象，通過為其設(shè)置可訪問內(nèi)容的最高密級，以及權(quán)限內(nèi)可進行的操作行為，可以更好地規(guī)范系統(tǒng)的應(yīng)用。

（2）可針對信息授權(quán)

在信息層面，組織可為信息設(shè)置密級，給重要信息加上“密碼鎖”。這樣一來，僅擁有對應(yīng)密級訪問權(quán)限的成員才可查看，實現(xiàn)信息密級的管控。例如，公告類信息，可設(shè)置為密級最低的“平件”，對所有成員開放查看；產(chǎn)品配方類信息，則設(shè)置為密級最高的“絕密”，僅對擁有該密級的成員開放。密級等級、名稱均可根據(jù)需求自定義設(shè)置。

在會博通系統(tǒng)內(nèi)，每一條信息都可設(shè)置密級，通過為組織或具體用戶匹配可訪問的最高密級，即可實現(xiàn)信息密級的管控。例如，公告類信息，可設(shè)置為密級最低的“平件”，所有成員都可查看；產(chǎn)品配方類則設(shè)置為密級最高的“絕密”，僅對該密級的成員開放。密級的等級、名稱均可根據(jù)用戶需求自定義設(shè)置。

（3）可設(shè)置權(quán)限角色的可操作行為

在操作行為層面，通過為不同崗位設(shè)計不同的權(quán)限角色，即可讓成員擁有包括類型管理、業(yè)務(wù)管理、創(chuàng)建、閱讀、刪除等行為權(quán)限。例如，可以設(shè)計一個“編輯”角色，并賦予其創(chuàng)建（文件夾）、創(chuàng)建文件、閱讀、修改等權(quán)限。值得一提的是，會博通系統(tǒng)內(nèi)已預設(shè)好13種基本角色，適用性強，可以直接修改應(yīng)用，覆蓋知識管理工作中的各項辦公需求。

? 區(qū)分閱讀條目和內(nèi)容的權(quán)限：當希望限制部分成員僅能閱讀標題、部分成員可閱讀標題和內(nèi)容時，這個細化的權(quán)限設(shè)置即可大大派上用場。授權(quán)時，可區(qū)分授權(quán)“閱讀條目”（僅標題）和“閱讀”（含標題和內(nèi)容），區(qū)分管控，加大信息安全把關(guān)力度。

? 區(qū)分自己創(chuàng)建的與他人創(chuàng)建的信息的權(quán)限：如何保障成員僅可對自己的文件進行處理，而不會誤刪、修改他人的文件？通過“自己創(chuàng)建的”這一細化權(quán)限即可。例如，擁有“刪除”權(quán)限的成員，可刪除自己及他人創(chuàng)建的信息；但僅擁有“刪除（自己創(chuàng)建的）”權(quán)限的成員，則僅可刪除自己創(chuàng)建的信息。避免誤操作，更好地保障信息安全。 

2、 可繼承的權(quán)限體系

在會博通系統(tǒng)中，權(quán)限是可以向下繼承的。也就是說，管理員對組織進行一次權(quán)限設(shè)置后，即可將其延展至該組織下的子組織、成員中。在政府機關(guān)、企事業(yè)內(nèi)多組織、多成員的知識管理工作中，權(quán)限繼承可以大大提高管理員的工作效率。

3、與權(quán)限結(jié)合的工作搜索

會博通獨有的工作搜索功能，與權(quán)限體系緊密結(jié)合，這使其與互聯(lián)網(wǎng)的搜索引擎相似，但功能更加細致、專業(yè)：成員通過會博通的搜索平臺或頁面搜索框，即可快速依權(quán)限查找文件、檔案、證照等信息，更有高級搜索提供更精準的結(jié)果；系統(tǒng)依操作人權(quán)限，自動對搜索結(jié)果進行處理，按信息密級展現(xiàn)。在助力知識快速傳達、不斷復用的同時，實現(xiàn)信息安全的把控。

結(jié)語：

在企業(yè)信息化升級的道路上，一個完善的權(quán)限管理體系，不僅能幫助組織避免重要信息泄露，更好進行信息安全管控，還有利于辦公行為規(guī)范化，提高成員工作效率，更方便組織的日常運作與管理，助力管理增效提質(zhì)。

上文分享的多維度、細?；臋?quán)限管理體系，是會博通綜合知識管理軟件的重要特色之一。會博通是國家雙軟認證、國家高新技術(shù)企業(yè)紹林科技，深耕知識管理領(lǐng)域超30年打造的文件、檔案、知識一體化管理軟件，在提供專業(yè)知識管理服務(wù)的基礎(chǔ)上，可集成綜合辦公管理（OA）、專業(yè)文件管理、文檔一體化管理、綜合檔案管理等功能，為企業(yè)提供知識管理的智能化、個性化解決方案。