【案例】揚州公用控股選擇會博通，賦能集團檔案發(fā)揮高效用

揚州公用控股集團有限公司（原揚州公用水務(wù)集團有限公司，以下稱“公用控股集團”）成立于2013年12月，為揚州市城建國有資產(chǎn)控股（集團）有限責(zé)任公司（以下簡稱“市城控集團”）下屬子公司，注冊資本金15億元。

經(jīng)營范圍為：揚州市城建國有資產(chǎn)控股（集團）有限責(zé)任公司授權(quán)范圍內(nèi)的公用事業(yè)及相關(guān)行業(yè)、城市燃?xì)?、城市供熱等城市設(shè)施的投資、建設(shè)和運營管理；市政工程設(shè)計、咨詢和市政公用配套企業(yè)的管理和運營；新能源、新材料、環(huán)境環(huán)保產(chǎn)業(yè)項目的投資、管理和運營。

為進一步提升檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，推動集團高質(zhì)量發(fā)展，揚州公用控股集團選擇了會博通文件、檔案、知識一體化管理軟件，以推進：

1、集團檔案數(shù)字化管理，對涵蓋工程、設(shè)計、人事等數(shù)字與實體檔案進行統(tǒng)一數(shù)字化管理；

2、檔案利用效率提升，通過搜索、查閱、借用等便捷檔案應(yīng)用和流轉(zhuǎn)，賦能業(yè)務(wù)開展；

3、檔案數(shù)據(jù)安全管控，嚴(yán)密把控檔案工作、檔案應(yīng)用各環(huán)節(jié)，守護檔案數(shù)據(jù)安全…

揚州公用控股檔案管理系統(tǒng)

應(yīng)用特色

揚州公用控股集團業(yè)務(wù)分布廣泛、業(yè)態(tài)多樣，所涉及的檔案數(shù)量大、類目多、分布廣。結(jié)合實際情況與管理需求，揚州公用控股檔案管理系統(tǒng)具有以下應(yīng)用特色：

1、一站式平臺，支撐高效管用

基于會博通系統(tǒng)，公用控股打造了一站式檔案管理平臺，既支撐檔案人員對涵蓋業(yè)務(wù)、經(jīng)營、人事、財務(wù)等板塊的實體與數(shù)字檔案材料進行統(tǒng)籌，實現(xiàn)檔案采集、整理、管理、利用等的全生命周期管理，亦可滿足成員對檔案檢索、查閱、借用等的協(xié)作需求。

2、流程化處理，協(xié)作、管控有抓手

公用控股子公司眾多，檔案分布廣，收集歸檔過程需多方協(xié)調(diào)參與。針對這種情況，應(yīng)用會博通的流程化歸檔，能以數(shù)字化流程協(xié)調(diào)各參與者完成歸檔步驟，高效流轉(zhuǎn)完成歸檔。 

此外，會博通系統(tǒng)內(nèi)的檔案借用、注銷等事項都可通過流程處理，成員依審批結(jié)果進行操作。系統(tǒng)內(nèi)的流程模板、表單均支持自定義，可根據(jù)管理需要靈活設(shè)置。

3、多樣化檢索，支撐業(yè)務(wù)開展

會博通搜索平臺提供了關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，便于成員快速搜索、依權(quán)限查閱檔案，便捷業(yè)務(wù)應(yīng)用需求。

此外，為提高檔案資源利用率，根據(jù)公用控股需求，會博通提供了OCR全文識別檢索的功能，支持對PDF、JPG等圖片的快速檢索。這樣一來，經(jīng)掃描等形成數(shù)字檔案的證照、票據(jù)等，亦能被精準(zhǔn)識別、高效投入查用。 

4、多維度管控，守護檔案安全 

通過會博通細(xì)粒化的權(quán)限體系，公用控股能更精細(xì)、更全面地落實檔案安全管控。用戶在系統(tǒng)內(nèi)的操作，包括檔案修改、刪除等編輯操作，或檔案閱讀、下載等應(yīng)用操作，均需依照自身權(quán)限進行?？筛鶕?jù)成員的職能、工作匹配相應(yīng)的操作權(quán)限。

系統(tǒng)內(nèi)的每個文件乃至每條信息，都可設(shè)置密級。通過權(quán)限與密級交叉，限制具備相應(yīng)權(quán)限的用戶才可操作對應(yīng)密級內(nèi)容，如“絕密”級文件授權(quán)僅“主管層”權(quán)限角色才可閱讀。如此，更嚴(yán)密地守護檔案信息安全，防止核心信息外泄。

寫在最后

自成立以來，揚州公用控股一直致力于提升資產(chǎn)質(zhì)態(tài)，整合資源優(yōu)勢，推動業(yè)務(wù)發(fā)展。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，有利于將各業(yè)務(wù)板塊所形成的檔案資源進行優(yōu)勢整合，沉淀為集團的知識資產(chǎn)，為市場開拓、技術(shù)支持、人才培養(yǎng)提供經(jīng)驗參考、規(guī)劃借鑒，真正實現(xiàn)：讓文檔為組織賦能——這也是會博通的宗旨。

深耕檔案管理服務(wù)行業(yè)超30年，會博通能為企業(yè)提供科學(xué)、規(guī)范的數(shù)字化檔案管理解決方案，歡迎搜索“會博通”咨詢了解。

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